PENDOKUMENTASIAN BUKTI TRANSAKSI KEUANGAN

           PENDOKUMENTASIAN BUKTI TRANSAKSI KEUANGAN

1.      Pengertian Dokumen dan Bukti Transaksi

Dokumen adalah lembaran yang mempunyai nilai yang dapat digunakan sebagai bukti suatu kejadian atau peristiwa. Sementara transaksi adalah suatu aktivitas perusahaan yang menimbulkan perubahan terhadap posisi harta keuangan perusahaan, misalnya seperti menjual, membeli, membayar gaji, serta membayar berbagai macam biaya yang lainnya. Sehingga dokumen transaksi atau bukti transaksi adalah dokumen-dokumen dasar transaksi (baik yang dibuat sendiri maupun yang berasal dari pihak luar) yang digunakan sebagai sumber pencatatan atau penyusunan laporan keuangan oleh suatu unit usaha.

2.      Fungsi dan Manfaat Bukti Transaksi

Bukti transaksi merupakan alat penting yang diperlukan saat kita melakukan transaksi keuangan. Maka dalam setiap transaksi akan dilakukan pencatatan, dengan menggunakan media baik kertas maupun elektronik dan biasa kita sebut dengan dokumen transaksi. Bukti transaksi dibuat adalah agar lebih mempermudah dalam pencatatan setiap transaksi yang terjadi. Bukti transaksi yang telah digunakan untuk mencatat transaksi merupakan dokumen dasar bagi pencatatan laporan keuangan akuntansi, sehingga masing-masing dokumen memiliki fungsi yang sangat penting dalam kegiatan akuntansi.

Bukti transaksi memiliki fungsi pokok sebagai perekam pertama setiap transaksi yang dilakukan perusahaan. Dengan adanya bukti transaksi, setiap kegiatan yang dilakukan perusahaan yang terkait dengan keuangan dapat didokumentasikan dan dipertanggungjawabkan secara akuntansi. Selain memiliki fungsi sebagai perekam transaksi, bukti transaksi juga dapat memberikan informasi tentang berbagai kemungkinan yang terjadi dalam kegiatan transaksi. Adapun informasi yang dapat kita peroleh dalam sebuah bukti transaksi, antara lain:

a.         Siapa yang melakukan transaksi

b.         Rekening apa saja yang berpengaruh dengan transaksi yang terjadi

c.         Penetapan pencatatan rekening ke dalam pencatatan berikutnya (jurnal)

Adapun kegunaan bukti transaksi/ dokumen yaitu:

a.         Bukti yuridis dari suatu transaksi keuangan

b.         Menjadi rujukan jika ada masalah dikemudian hari

c.         Sebagai pertanggung jawaban atas pelaksanaan suatu transaksi sehingga kebenaran atas transaksi tersebut terjamin.

Sedangkan manfaat utama dari bukti-bukti transaksi adalah menyediakan bukti tertulis atas transaksi yang telah dilaksanakan, sekaligus untuk menghindari kemungkinan terjadinya sengketa dimasa mendatang.

Transaksi-transaksi yang terjadi dalam perusahaan jasa, harus dapat dibuktikan dengan dokumen atau biasa disebut dengan bukti transaksi. Dokumen adalah secarik kertas yang memiliki ruang-ruang untuk mencatat atau merekam data transaksi, juga sebagai alat penetapan tanggung jawab dan permintaan atau perintah untuk dilakukannya suatu kegiatan.

Dalam buku Sistem Akuntansi (Mulyadi, 2016) dijelaskan bahwa dokumen terdiri dari dua yaitu, dokumen sumber dan dokumen pendukung. Berikut ini akan kamu pelajari pengertian dan jenis dari keduanya.

1.      Dokumen Sumber

Dokumen sumber adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu. Dokumen sumber dapat pula disebut dengan bukti transaksi. Bukti transaksi terdiri dari dua yaitu, bukti transaksi internal dan eksternal.

a.    Bukti transaksi internal adalah bukti transaksi yang khusus dibuat dan digunakan oleh intern perusahaan. Berikut ini contoh bukti transaksi internal.

1)        Bukti Memo adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pimpinan perusahaan atau orang yang diberikan wewenang untuk suatu kejadian-kejadian yang berlangsung di dalam internal perusahaan bersangkutan. Contoh memo adalah perintah penyusustan peralatan.

2)        Bukti Kas Masuk adalah bukti transaksi atas peristiwa penerimaan uang (kas) yang telah dilengkapi dengan buktinya.

3)        Bukti kas keluar merupakan bukti dari kejadian transaksi pengeluaran kas ataupun pembayaran.

b.      Bukti transaksi eksternal

1)      Kuitansi

Kuitansi adalah surat bukti adanya penerimaan uang atau pembayaran. Kuitansi ditandatangani oleh pihak yang menerima uang. Kuitansi pada umumnya mempunyai dua sisi, yaitu sisi kanan dan sisi kiri. Sisi kanan diberikan kepada orang yang membayar, sedangkan sisi kiri disimpan untuk arsip bagi yang menerima pembayaran.

Perhatikan contoh kuitansi berikut:

Keterangan:

a)      No., diisi dengan nomor urut dibuatnya kuitansi

b)      Telah terima dari, diisi dengan nama orang/perusahaan sebagai pihak yang menyerahkan uang.

c)      Uang sejumlah, diisi dengan banyaknya uang yang diserahkan dan ditulis dalam bentuk huruf

d)     Untuk pembayaran, diisi dengan uraian transaksi untuk apa uang diserahkan

e)      Kota dan tanggal, diisi dengan dimana dan kapan terjadinya transaksi

f)       Penanggung jawab, diisi dengan nama perusahaan dan orang yang menerima uang, disertai tanda tangan, cap/stempel perusahaan dan materai (dalam jumlah tertentu kuitansi harus diberi materai, biasanya untuk jumlah pembayaran di atas Rp. 500.000)

g)      Jumlah diisi dengan banyaknya uang dalam bentuk angka

2)      Cek

Menurut kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), cek adalah perintah tertulis pemegang rekening kepada bank yang ditunjuknya supaya membayar sejumalah uang. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa cek adalah surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai simpanan dibank, agar bank tersebut membayar sejumlah uang tertentu kepada pihak/orang yang namanya tertera di dalam cek tersebut atau si pembawa cek.

Perhatikan contoh cek berikut:

3)      Faktur

Faktur adalah surat bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualan secara kredit. Faktur dibuat oleh penjual yang diserahkan kepada pembeli bersamaan dengan barang yang dijual. Faktur biasanya dibuat rangkap tiga, lembar pertama untuk pembeli, lembar kedua untuk penjual, dan lembar ketiga untuk arsip.

Perhatikan contoh faktur berikut:

Keterangan:

a)      Toko One disebut Kepala Faktur yaitu, nama dan alamat penjual

b)      Tanggal, diisi dengan waktu terjadinya transaksi

c)      Nomor faktur, diisi dengan nomor urut faktur yang telah diterbitkan penjual

d)     Syarat pengiriman, diisi tentang mekanisme biaya pengapalan dan biaya lain yang terkait dengan pengangkutan barang dagangan.

e)      Syarat pembayaran, diisi batas waktu pembayaran, n/30 artinya batas waktu untuk melakukan pembayaran adalah 30 hari setelah tanggal faktur.

f)       Dijual kepada, diisi dengan nama dan alamat pembeli

g)      Kolom No, diisi nomor urut barang yang dibeli

h)      Kolom Nama Barang, diisi dengan jenis, maupun spesifikasi barang yang dibeli

i)        Kolom Banyaknya, diisi dengan jumlah barang yang dibeli

j)        Kolom Harga satuan, diisi dengan harga persatuan barang yang dibeli

k)      Kolom Jumlah, diisi dengan harga satuan dikali banyaknya barang yang dibeli

l)        Kolom Jumlah dijumlah seluruhnya, sehingga harga tersebut menjadi harga yang harus dibayar oleh pihak pembeli (total)

m)    Nama dan tanda tangan pihak penjual turut tercantum

n)      Nama dan tanda tangan pihak pembeli bahwa barang sudah ditawarkan.

4)      Nota

a.       Nota kontan adalah bukti transaksi terjadinya pembelian secara tunai. Nota kontan dibuat oleh penjual untuk pembeli. Biasanya dibaut rangkap dua, lembar yang asli diberikan kepada pembeli sedangkan salinannya disempan sebagai arsip oleh penjual. Dalam nota kontan dijelaskan tentang,

a)      Nama barang,

b)      Banyak barang,

c)      Harga satuan,

d)     Jumlah, harga satuan dikali banyaknya barang yang dibeli,

e)      Jumlah harga seluruhnya (total)

Perhatikan contoh nota kontan berikut.

Keterangan:

Cara pengisian nota kontan tidak berbeda jauh seperti pengisian faktur, hanya bedanya pada nota kontan cukup ditandatangani penjual saja apabila barang sudah dibayar. Sedangkan pada faktur, harus ada tanda tangan pembeli sebagai tanda bahwa barang sudah diterima, karena pembelian dilakukan kemudian.

b.      Nota Debet dan Nota Kredit

Nota Debet dan Nota Kredit adalah bukti transaksi adanya pengembalian barang karena barang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan. Nota Debet dibuat oleh pembeli karena barang yang dibeli tidak sesuai pesanan dan sebagai bukti adanya pengurangan utang usaha. Sedangkan Nota kredit dibuat oleh penjual yang menerima barang kembali dan sebagai bukti adanya pengurangan piutang usaha.

Perhatikan Nota Debet berikut.

Perhatikan Nota Kredit berikut.

5)      Bilyet Giro

Bilyet giro adalah perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindah bukukan sejunlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain. Penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan, tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.

Syarat-syarat yang berlaku untuk bilyet giro agar pemindah bukuan dapat berhasil dilakukan yaitu:

a)      Pada bilyet giro terdapat nama dan nomor seri

b)      Pada bilyet giro terdapat perintah tanpa syarat untuk memindah bukukan sejumlah uang atas beban rekening yang bersangkutan

c)      Dalam bilyet giro terdapat nama dan tempat bank tertarik

d)     Dalam bilyet giro terdapat jumlah dana yang dipindahkan dalam angka dan huruf

e)      Dalam bilyet giro terdapat nama pihak penerima, tanda tangan penarik atas nama perusahaan, tanggal dan tempat penarikan serta nama bank yang menerima pemindahbukuan tersebut.

Perhatikan Bilyet giro berikut.

6)      Rekening Koran

Rekening koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya, dan digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank.

Perhatikan Rekening Koran berikut.

7)      Bukti setoran bank adalah catatan transaksi (slip setoran) yang disediakan oleh pihak bank untuk digunakan pada saat atau setiap melakukan setoran uang ke bank.

2.      Dokumen Pendukung

Dokumen pendukung adalah dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahihnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber. Contoh, surat pesanan dari pelanggan digunakan untuk mendukung faktur penjualan dan surat permintaan barang dari departemen yang membutuhkan barang digunakan untuk mendukung faktur pembelian.

4.      Prosedur Pendokumentasian Bukti-bukti Transaksi

Pengelolaan dokumen atau pengarsipan dokumen bukti transaksi merupakan arsip yang penting bagi perusahaan. Oleh karena itu penyimpanannya harus tertib agar mudah dicari apabila dibutuhkan dan tidak mudah rusak. Cara penyimpanan bukti transaksi yang baik, sebagai berikut:

a.       Peralatan yang digunakan

Peralatan yang digunakan dalam penyimpanan bukti transaksi adalah peralatan yang membantu dalam pengelompokan dan penyimpanan bukti transaksi antara lain,

a)      Mesin penjilid, yang digunakan untuk menjilid dokumen

b)      Stapler, yang mana alat ini terdiri dari penjepret (stapler) dan pembuka isi stapler

c)      Pelubang kertas, digunakan untuk melubangi pinggiran kertas agar dapat dimasukkan kedalam ordner

d)     Mesin pemotong kertas, yang digunakan untuk memotong kertas sesuai dengan ukuran yang kita inginkan

e)      Mesin penghancur dokumen

f)       Ordner, merupakan map besar tempat untuk menyusun bukti-bukti transaksi yang sudah dilubangi

g)      Guide, merupakan sekat kecil debagai pemisah dan petunjuk pada setiap dokumen

h)      Filling cabinet, sebagai tempat penyimpanan surat yang terdiri dari laci-laci secukupnya

i)        Rak penyortir yaitu, tempat arsip-arsip yang disortir sebelum dimasukkan kedalam folder masing-masing.

b.      Langkah-langkah penyimpanan dokumen transaksi

Adapun langkah-langkah penyimpanan dokumen transaks, sebagai berikut

a)      Cek semua bukti transaksi

b)      Kelompokkan bukti-bukti transaksi ke dalam kelompok bukti transaksi penerimaan dan pengeluaran

c)      Catatlah setiap bukti transaksi penerimaan dana kas kecil kedalam bukti kas masuk, selanjutnya satukan bukti kas masuk dengan bukti transaksi menggunakan stapler dengan posisi bukti kas masuk di depan dan bukti transaksi penerimaan dibelakang

d)     Catatlah setiap bukti-bukti transaksi pengeluaran kas kecil kedalam bukti kas keluar. Selanjutnya satukan bukti kas keluar dengan bukti transaksi pengeluaran denga posisi bukti kas keluar didepan dan bukti transaksi pengeluaran dibelakangnya. Untuk bukti transaksi yang berukuran kecil, dapat ditempel dahulu di kertas HVS yang dibagi dua kemudian disatukan dengan bukti kas keluar menggunakan stapler

e)      Siapkan ordner untuk mendokumentasikan bukti-bukti transaksi berikut dengan dua guide, yaitu guide debet dan guide kredit

f)       Tulis pada ordner, nama bulan dan tahun sebagi judul

g)      Beri lubang pada sisi kiri bukti kas masuk dan bukti kas keluar beserta bukti transaksinya dengan menggunakan perforator

h)      Masukkan dan susunlah bukti-bukti transaksi kedalam ordner secara urutan tanggal (kronologis), dengan posisi transaksi yang lama dibawah dan transaksi terbaru diatas, atau transaksi tanggal 1 dibawah dan transaksi tanggal 30 atau 31 di atas pada setiap bulannya. Pengelompokkan transaksi dilakukan dengan meletakkan bukti transaksi pengeluaran pada guide kredit dan bukti transaksi penerimaan pada guide debet.

c.       Transaksi Bisnis Perusahaan Jasa

a)      Penerimaan uang dari pemilik perusahaan

Saat memulai usaha, perusahaan membutuhkan modal untuk menjalankan usaha. Modal usaha dapat berasal dari pemilik yang dapat berjumlah satu orang atau lebih. Saat menerima sejumlah uang dari pemilik sebagai modal awal, petugas pembukuan akan mencatat penerimaan tersebut dalam bukti transaksi yaitu kuitansi atau bukti kas masuk.

b)      Penerimaan uang dari kreditur atau Bank saat perusahaan meminjam

Usaha yang telah berjalan tentunya ingin dikembangkan lebih besar yang tentu saja membutuhkan dana yang lebih besar salah satunya dengan cara meminjam uang dari bank. Saat perusahaan menerima uang pinjaman, petugas pembukuan harus mencatat transaksi ini ke dalam bukti transaksi berupa bukti kas masuk.

c)      Pengeluaran uang untuk membeli perlengkapan, peralatan atau aktiva lain yang dapat menghasilkan jasa

Dalam kegiatan usahanya perusahaan sering membutuhkan peralatan dan perlengkapan untuk menunjang kegiatan usahanya. Oleh karena itu perusahaan harus membeli perlengkapan dan peralatan baik dengan cara tunai atau kredit. Jika pembelian dilakukan dengan tunai maka petugas pembukuan kan menerima nota kontan kemudian mencatat transaksi ini ke dalam bukti kas keluar. Jika pembelian dengan cara kredit maka petugas pembukuan akan menerima faktur pembelian dari penjual.

d)     Membayar beban-beban untuk kegiatan perusahaan

Membayar beban merupakan kewajiban perusahaan karena beban tersebut berkaitan langsung terhadap kehidupan perusahaan. Beban yang biasanya dibayar oleh perusahaan antara lain : membayar beban listrik, telepon, membayar gaji karyawan dan membayar sewa.

e)      Penjualan jasa untuk memperoleh penghasilan

Tujuan dari aktivitas perusahaan jasa adalah mendapatkan penghasilan dari penjualan jasa dari pelanggan. Pembayaran dari penjualan jasa perusahaan dapat dilakukan secara tunai maupun kredit. Jika pembayaran dilakukan secara tunai maka petugas akan mencatatnya ke dalam nota kontan dan bukti kas masuk namun jika secara kredit maka akan dicatat kedalam faktur penjualan.

f)       Pembayaran hutang perusahaan kepada kreditur

Pada saat perusahaan telah memiliki penghasilan maka perusahaan harus membayar kembali hutangnya kepada kreditur. Pada transaksi ini petugas pembukuan kana mencatat transaksi pembayaran kedalam bukti kas keluar.

g)      Pengembalian harta yang ditanam oleh pemilik

Setelah perusahaan berjalan beberapa waktu dan memperoleh laba yang cukup terkadang sang pemilik mengambil harta yang menjadi haknya di perusahaan tersebut yang dulu ditanam dalam perusahaan.

d.      Transaksi Bisnis Perusahaan Dagang

Perusahaan dagang adalah perusahaan yang membeli barang dagangan dari pemasok dan menjualnya kembali kepada pelanggan tanpa proses pengolahan produk. Bentuk perusahaan dagang antara lain : supermarket, distributor, retaile, pengecer, dll. Berikut ini transaksi pada perusahaan antara lain :

a)      Pembelian

Pembelian barang dagang dalam perusahaan dagang ditujukan untuk dijual kembali sehingga perusahaan mendapat keuntungan. Pembelian barang ini dapat dilakukan secara tunai, kredit maupun sebagian tunai dan sebagian kredit. Bukti transaksi pembelian dilakukan tunai adalah nota kontan atau bukti kas keluar. Jika dilakukan dengan kredit adalah faktur.

b)      Biaya angkut pembelian

Untuk mengangkut barang yang dibeli biasanya pembeli menggunakan jasa angkut untuk mengantar barang yang dibeli ke toko pembeli. Sehingga harga barang harus ditambah dengan ongkos kirim. Seluruh ongkos tersebut harus dicatat dalam pengeluaran kas.

c)      Retur pembelian

Dalam transaksi pembelian, kadang barang yang sudah dibeli tidak sesuai dengan pesanan atau rusak dalam perjalanan. Dalam kasus ini, pembeli berhak mengembalikan barang rusak kepada penjual. Jika pembelian barang dilakukan dengan tunai, maka penjual akan mengembalikan uang kepada pembeli. Jika dilakukan secara kredit, maka pembeli akan membuat nota debit sebagai bukti pengurangan utang. Pengurangan dilakukan dengan cara mendebit akun utang dagang dan mengkredit akun retur pembelian. Jadi setiap transaksi yang berhubungan dengan pengembalian barang akan dicatat dalam satu akun yaitu akun retur pembelian. Bukti yang digunakan adalah nota debit.

d)     Potongan pembelian

Potongan pembelian akan diberikan oleh penjual dengan tujuan agar pembeli dapat melunasi utangnya sebelum tanggal jatuh tempo, atau pelunasannya dalam jangka waktu potongan. Potongan yang diterima dicatat dalam akun potongan pembelian. Adanya potonagan pembelian itu mengakibatkan jumlah uang yang harus dibayar akan berkurang, yaitu jumlah akhir faktur dikurangi dengan potongan pembelian yang diterima. Bukti transaksi berupa kuitansi atau bukti pengeluaran kas.

e)      Penjualan

Transaksi penjualan barang dagang dalam perusahaan dagang dapat dilakukan baik secara tunai atau kredit atau sebagian tunai sebagian kredit. Setiap transaksi penjualan barang dagang harus dicatat dalam akun penjualan. Bukti transaksi yang digunakan adalah berupa faktur atau bukti kas masuk.

f)       Retur penjualan

Retur penjualan berarti sejumlah barang yang telah dijual/dikirimkan dikembalikan lagi oleh pihak pembeli dengan alasan tertentu. Bagi pihak penjual pengembalian barang itu akan mengurangi piutang (tagihannya), sehingga penjual harus menerbitkan nota kredit untuk mengurangi piutangnya kemudian mencatatnya ke dalam akun retur penjualan.

g)      Potongan penjualan

Potongan penjualan diberikan untuk mendorong pembeli segera membayar utangnya, sebelum tanggal jatuh tempo. Potongan penjualan akan mengurangi jumlah piutang yang diterima disaat jatuh tempo, dan dicatat dalam akun potongan penjualan. Bukti transaksi yang digunakan berupa kuitansi atau bukti kas masuk.

h)      Biaya angkut penjualan

Dalam perjanjian saat barang dijual, mungkin saja penjual akan menanggung biaya angkut atau biaya pengiriman barang sampai di gudang pembeli. Maka biaya yang dikeluaarkan pihak penjual akan dicatat dalam akun biaya angkut penjualan.

i)        Persediaan barang dagangan

Persediaan barang dagang adalah jumlah persediaan barang dagang yang ada pada akhir periode tertentu. Misalnya persediaan barang dagang 31 Desember 2019 yaitu nilai persediaan setelah dialkuakn perhitungan secara fisik (stock opname) yang ada di gudang atau toko.  Persediaan tersebut dicatat dalam akun persediaan barang dagang. Bukti yang digunakan adalah bukti memorial.

Pencatatan Bukti Transaksi

Seperti yang telah dijelaskan di atas, bahwa setiap pengeluaran anggaran memerlukan bukti pengeluaran. Bukti tersebut kemudian dicatat oleh petugas administrasi. Proses pencatatan tersebut mengacu pada standar yang telah ditetapkan.

1.             Tahap Pencatatan

Siklus akutansi diawali dengan adanya suatu transaksi/kejadian yang harus dicatat. Tahap pencatatan meliputi pencatatan-pencatatan dalam bukti transaksi/bukti pembukuan, jurnal, dan buku besar.

a.         Dasar Pencatatan

Dasar pencatatan adalah dasar yang dipergunakan untuk menentukan saat pencatatan suatu transaksi keuangan. Ada dua dasar pencatatan yang dapat digunakan dalam akutansi yaitu sebagai berikut.

1)        Cash basis

Pencatatan transaksi keuangan dilakukan pada saat transaksi keuangan yang bersangkutan telah diselesaikan secara tunai.

2)        Accrual basis

Pencatatan transaksi keuangan dilakukan pada saat terjadinya transaksi yang bersangkutan, terlepas apakah transaksi tersebut telah diselesaikan secara tunai atau belum. Dari kedua dasar pencatatan di atas yang paling sering digunakan sebagai dasar pencatatan dalam akutansi adalah accrual basis.

b.        Aturan pendebitan dan pengkreditan rekening

Untuk memudahkan pembuatan ikhtisar transaksi yang terjadi dalam satu periode dan penyusunan laporan keuangan, maka transaksi yang sejenis atau yang mengakibatkan perubahan pada pos yang sama dikelompokkan dan didaftar pada daftar khusus yang disebut akun atau perkiraan atau rekening.

Transaksi yang mengakibatkan perubahan pada kas perusahaan, baik itu pengurangan kas maupun penambahan kas, dicatat dalam akun kas begitu pula dengan transaksi yang mengakibatkan perubahan pada akun yang lainnya. Akuntansi menganut sistem pencatat ganda (double entry system) yang artinya suatu transaksi yang terjadi akan dicatat sekurang-kurangnya dalam dua akun atau dicatat pada dua aspek perubahannya.

Segala macam bentuk transaksi nantinya kan dicatat dalam jurnal yang harus disesuaikan dengan akun yang tersedia. Jenis-jenis akun dibedakan menjadi :

a.       Akun permanen (real account)

Adalah akun yang saldonya berlanjut dari satu periode ke periode selanjutnya. Pelaporan akun ini terdapat dalam neraca yang terdiri dari aktiva, kewajiban dan modal.

b.      Akun sementara ( temporary account)

Adalah akun yang saldonya akan berakhir dalam satu periode. Pelaporannya dalam bentuk laporan laba rugi yang terdiri dari pendapatan dan beban.

Aturan pendebitan dan pengkreditan rekening adalah ketentuan dalam akutansi yang mengatur pertambahan dan pengurangan saldo rekening. Aturan tersebut dapat dijelaskan dengan menggunakan ikhtisar sebagai berikut:

Jenis-jenis akun dalam pencatatan transaksi keuangan :

a.       Asset/Harta

Harta (Aktiva) adalah sumber ekonomis yang juga meliputi biaya-biaya yang terjadi akibat transaksi sebelumnya dan mempunyai manfaat di masa yang akan datang. Harta merupakan jumlah kekayaan yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan usahanya. Harta dapat dikelompokkan atas kelancaran (likuiditas) yaitu harta lancar, investasi jangka panjang, harta tetap, harta tidak berwujud dan harta-harta lainnya.

1)      Harta lancar

Adalah harta yang berupa uang kas/bank dan harta yang sangat mudah dijadikan uang atau umur pemakaiannya kurang dari satu tahun. Yang termasuk harta lancar adalah:

a)      Kas Uang tunai yang siap digunakan dan bebas digunakan setiap saat baik yang ada dalam perusahaan maupun saldo rekening giro perusahaan yang terdapat dalam bank.

b)      Surat-surat berharga (efek).Surat-surat yang dimiliki perusahaan untuk diperjual-belikan. Gunanya untuk memanfaatkan dana kas/bank yang dipakai.

c)      Wesel tagih, adalah piutang yang diperkuat dengan promes

d)     Piutang , adalah tagihan pada pihak lain baik perorangan maupun badan usaha.

e)      Persedian barang dagang, adalah persediaan barang yang tersedia untuk dijual (dalam perusahaan dagang), persediaan bahan baku, barang dalam proses dan barang jadi (dalam perusahaan manufaktur).

f)       Perlengkapan, adalah barang-barang yang digunakan untuk kegiatan perusahaan dan diperkirakan habis dipakai dalam setahun. Misalnya perlengkapan kantor, perlengkapan toko. (biasanya juga disebut bahan habis pakai).

g)      Beban dibayar di muka, biaya yang telah dibayar tetapi manfaat dari pembayaran belum diperoleh atau digunakan. Seperti asuransi dibayar di muka, sewa dibayar di muka dan iklan dibayar di muka.

h)      Penyertaan (Investasi), adalah investasi jangka panjang dalam bentuk saham, obligasi atau surat berharga lainnya. Investasi bertujuan memperoleh keuntungan pada masa yang akan datang, atau dengan tujuan untuk menguasai perusahaan lainnya. Investasi umumnya dalam bentuk saham dan obligasi.

2)      Harta Tetap, adalah harta berwujud yang digunakan untuk operasi perusahaan dan mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun, seperti tanah, bangunan, mesin-mesin, peralatan dan sebagainya.

a)      Harta tak berwujud, adalah harta yang tidak mempunyai wujud fisik, tetapi merupakan hak-hak istimewa yang menguntungkan perusahaan dalam menghasilkan pendapatan. Contoh harta tak berwujud antara lain:

b)      Hak paten, yaitu hak istimewa atas suatu barang yang diberikan oleh pemerintah kepada perusahaan.

c)      Hak Cipta, yaitu hak karena menciptakan sesuatu yang diberikan oleh pemerintah kepada perusahaan. Misalnya hak cipta lagu.

d)     Goodwill, adalah nama baik perusahaan yang melekat pada perusahaan itu sendiri. Dengan goodwill maka barang yang diproduksi dipercaya dan dibeli oleh masyarakat.

b.      Hutang/Kewajiban

Kewajiban adalah pengorbanan ekonomis yang harus dilakukan oleh perusahaan pada masa yang akan datang. Pengorbanan untuk masa yang akan datang ini terjadi akibat kegiatan usaha. Kewajiban ini dibedakan atas utang lancar dan utang jangkan panjang.

1)      Utang Lancar

Utang lancar adalah kewajiban yang harus dilunasi dalam jangka waktu kurang dari satu tahun. Utang lancar antara lain:

a)      Wesel bayar, adalah utang yang disertai promes

b)      Utang usaha atau utang dagang, adalah kewajiban yang timbul karena pembelian jasa atau barang secara kredit.

c)      Biaya yang masih harus dibayar, adalah beban yang sudah terjadi tetapi belum dibayar. Misalnya utang sewa, utang gaji dan utang bunga.

d)     Pendapatan diterima di muka, adalah kewajiban yang disebabkan perusahaan menerima lebih dahulu uang sedangkan penyerahan jasa atau barang belum dilakukan.

2)      Utang Jangka Panjang

Utang jangka panjang adalah kewajiban yang jangka waktu pelunasannya lebih dari satu tahun. Utang ini timbul karena pelunasan perusahaan untuk membeli peralatan-peralatan baru atau mesin-mesain baru. Yang termasuk utang jangka panjang antara lain:

a)         Utang Bank, adalah pinjaman modal kerja dari Bank untuk perluasan usaha.

b)        Utang Hipotik, adalah pinjaman dari Bank dengan jaminan aktiva tetap.

c)         Utang Obligasi, adalah utang yang disebabkan perusahaan menerbitkan dan menjual surat surat berharga.

d)        Utang Lain-lain

Utang lain-lain adalah utang yang tidak termasuk utang lancar maupun utang jangka panjang. Misalnya utang kepada direksi dan utang kepada pemegang saham.

c.       Modal

Modal adalah selisih antara harta dengan kewajiban dan merupakan hak pemilik perusahaan atas sebagian harta perusahaan. Akuntansi modal pada perusahaan perseorangan disertai nama pemilik, akuntansi modal pada persekutuan disertai dengan nama sekutu. Pada perusahaan Perseroan Terbatas, akuntansi modal disebut dengan modal saham.

d.      Pendapatan

Pendapatan adalah hasil atau penghasilan yang diperoleh perusahaan.

Pendapatan dibedakan atas:

1)      Pendapatan Usaha, adalah pendapatan yang berhubungan langsung dengan kegiatan usaha.

2)      Pendapatan di luar usaha, adalah pendapatan yang tidak berhubungan langsung dengan kegiatan usaha. Misalnya pendapatan sewa, pada perusahaan dagang menyewakan sebagian ruang yang tidak dipakai untuk kegiatan usaha, tetapi disewakan kepada pihak lain.

e.       Beban

Beban adalah pengorbanan yang terjadi selama melaksanakan kegiatan usaha untuk memperoleh pendapatan. Beban dapat dibedakan atas:

1)      Beban Usaha, adalah pengorbanan yang langsung berhubungan dengan kegiatan usaha.

2)      Beban Lain-lain, adalah pengorbanan yang tidak langsung berhubungan dengan kegiatan pokok usaha. Misalnya beban bunga. Beban (biaya) yang dibayar oleh perusahaan pada saat tertentu atas pinjaman yang diperoleh dari Bank.

2.             Pencatatan Transaksi ke dalam Buku Harian (Jurnal)

Tahap selanjutnya setelah terjadi transaksi maka bukti transaksi perusahaan jasa tersebut diverifikasi dan dibuat jurnal.

a.              Pengertian

Jurnal adalah semua transaksi keuangan suatu badan usaha atau organisasi yang dicatat secara kronologis dan bertujuan untuk pendataan, termasuk didalamnya jumlah transaksi, nama-nama transaksi baik memengaruhi atau dipengaruhi, dan waktu transaksi berjalan. Proses pencatatan ini disebut penjurnalan. Jurnal dikenal juga sebagai buku pemasukan utama books of original entry karena menjadi tempat terjadinya pencatatan transaksi pertama atau penyesuaian pemasukan adjusting entries.

1)      Transaksi belum dibayar (prepayments), terdiri dari beban belum dibayar (prepaid expenses) dan pendapatan (unearned revenues).

2)      Transaksi dibayar (accrual) terdiri dari beban dibayar dan pendapatan (accrued revenues).

b.             Fungsi Jurnal

Berikut merupakan fungsi dari jurnal.

1)         Fungsi historis

Pencatatan transaksi merupakan langkah awal dalam membuat laporan keuangan. Pencatatan setiap transaksi dilakukan secara kronologis berdasarkan tanggal terjadinya transaksi. Jurnal menggambarkan kegiatan perusahaan sehari-harisecara berurutan dan terus menerus. Jika seseorang ingin mengetahui perkembangan dalam perusahaan, dapat dilihat dalam jurnal.

2)         Fungsi pencatatan

Dalam jurnal wajib mencatat setiap peristiwa financial yang terjadi dalam perusahaan. Tiap perubahan kekayaan, modal, biaya, dan pendapatan harus terlebih dahulu dicatat ke dalam jurnal, agar pembuatan laporan keuangan perusahaan dapat dilakukan secara lengkap.

3)         Fungsi analisis

Pencatatan yang dilakukan dalam jurnal merupakan hasil analisis transaksi berupa pendebetan dan pengkreditan akun yang terpengaruh, berikut jumlahnya. Analisis ini mengenai penggolongan nama akun, pencatatan dalam pendebetan ataupun pengkreditan beserta jumlahnya.

4)         Fungsi intruksi

Catatan dalam jurnal merupakan perintah untuk mendebet dan mengkredit akun sesuai dengan catatan dalam jurnal. Pencatatan dalam jurnal bukan sebatas dokumen transaksi dalam perusahaan tetapi bersifat intruksi.

5)         Fungsi informative

Catatan dalam jurnal memberikan penjelasan mengenai transaksi yang terjadi.

3.             Bentuk-bentuk Buku Jurnal

Berikut bentuk-bentuk buku jurnal.

a.         Jurnal umum.

Aktivitas meringkas dan mencatat transaksi perusahaan berdasarkan dokumen dasar secara kronologis beserta penjelasan yang diperlukan di dalam buku harian disebut jurnal umum atau jurnal transaksi. Jurnal berfungsi mencatat dan meringkas setiap transaksi yang dilakukan perusahaan. Sedangkan akun dan buku besar berfungsi mengelompokkan transaksi perusahaan menurut jenis transaksinya. Jadi jurnal bukan berfungsi menggantikan buku besar dan akun, tetapi antara keduanya saling melengkapi satu sama lainnya.

Transaksi yang telah dijurnal di buku harian, setiap beberpa waktu, misalnya seminggu sekali atau sebulan sekali, diposting/dipindahkan ke buku besar sesuai dengan jenis akunny.

Buku jurnal adalah media yang digunakan untuk mencatat transaksi perusahaan secara ringkas, permanen dan lengkap serta disusun secara kronologis untuk referensi dimasa mendatang, dan merupakan catatan akutansi yang pertama, sehingga dikenal sebagai the books of original entry. secara umum buku jurnal berbentuk empat kolom dan halaman jurnal. Bentuk dari buku jurnal bisa digambarkan seperti di bawah ini.

 Buku Jurnal                                                                                                       Halaman: 1

Tanggal		Keterangan	Ref	Jumlah
				Debet	Kredit

Berikut ini contoh transaksi keuangan Perusahaan Jasa “Abadi Jaya” milik tuan Abadi, bagaimana menganalisisnya, dan bagaimana mencatat ke dalam buku Jurnal.

1)        Pada tanggal 1 Mei 2014, Tua Abadi, seorang sarjana elektronik yang bertempat tinggal di Semarang, mendirikan sebuah usaha perawatan dan perbaikan peralatan elektronik. Untuk memulai usahanya Tuan Abadi menyediakan uang kas sebesar Rp. 20.000.000,00 dan kendaraan senilai Rp. 70.000.000,00 sebagai modal awal.

Analisis transaksi tersebut.

Transaksi ini mengakibatkan kas bertambah Rp. 20.000.000,00 dan kendaraan bertambah Rp.70.000.000,00 dan modal bertambah Rp. 90.000.000,00.

Dalam buku jurnal, transaksi dicatat sebagai berikut.

Buku Jurnal                                                                                         Halaman: 1

Tanggal		Keterangan	Ref	Jumlah
				Debet	Kredit
2014, Mei	1	Kas		20.000.000,00
		Kendaraan		70.000.000,00
		Modal Tuan Abadi			90.000.000,00
		(Penanaman modal tuan Abadi)

2)        Pada tanggal 4 Mei 2014, dibeli peralatan kantor seharga Rp. 10.000.000,00 dari toko Elektronik Berdikari. Dari jumlah tersebut, Rp. 5.000.000,00 dibayar tunai sisanya akan dibayar bulan depan.

Analisis transaksi tersebut:

Transaksi ini mempengaruhi peralatan kantor, bertambah Rp.10.000.000,00 utang usaha, bertambah Rp.5.000.000,00 dan kas, berkurang Rp.5.000.000,00. Dalam buku jurnal; akun peralatan kantor didebit sebesar Rp.10.000.000,00 dan utang usaha dikredit sebesar Rp. 5.000.000,00 dan akun kas kredit sebesar Rp. 5000.000,00. Jurnal untuk mencatat transaksi ini sebagai berikut.

Buku Jurnal                                                                         Halaman: 1

Tanggal		Keterangan	Ref	Jumlah
				Debet	Kredit
2014, Mei	1	Peralatan kantor		10.000.000,00
		Utang usaha			5.000.000,00
		Kas			5.000.000,00
		(Pembelian peralatan kantor)

Contoh:

Pada tahun 2017 tuan Indra memulai usaha menjahit yang diberi nama “Indra Taylor”. Beberapa transaksi yang dilakukan pada awal bulan Januari sebagai berikut.

Januari 1       : tuan Indra mengiventariskan uang tunai ke dalam perusahaannya Rp. 5.000.000,00.

Januari 2       :    dibeli sebuah mesin jahit dari “Toko Angan” seharga Rp. 1.200.000,00 yang akan dibayar 3 bulan lagi.

Januari 3       :    dibeli secara tunai perlengkapan menjahit seharga Rp. 3000.000,00.

Januari 5       :    menyelesaikan pekerjaan menjahit 3 setel pakaian wanita dan diterima ongkos menjahit sebesar Rp. 250.000,00

Januari 6       :    membayar sewa tempat usaha sebesar Rp. 50.000,00 untuk jangka waktu sebulan.

Januari 8       :    membayar biaya keamanan untuk bulan Januari sebesar Rp. 15.000,00

Januari 10     :    menyelesaikan pekerjaan menjahit 2 setel pakaian pria dengan ongkos sebesar Rp.250.000,00 akan dibayar dua minggu lagi.

Pencatatan transaksi-transaksi keuangan tersebut ke dalam jurnal umum dilakukan sebagai berikut.

Tanggal	Keterangan	Ref	Debet (Rp)	Kredit (Rp)
2016
Jan.1	Kas		5.000.000
	Modal			5000.000
	Investasi pemilik (Indra) berupa uang tunai Rp. 5000.000,0
2	Inventaris		1.200.000
	Hutang Dagang			1.200.000
	Pembelian mesin jahit dari toko Angan, kredit 3 bulan Rp. 1.200.000,00
3	Perlengkapan jahit		3.000.000
	Kas			3.000.000
	Pembelian perlengkapan menjahit unai RP. 300.000,00
5	Kas		250.000
	Penghasilan Jasa			250.000
	Pendapatan dari hasil menjahit 3 setel pakaian wanita Rp. 250.000,00
6	Beban Sewa		50.000
	Kas			50.000
	Membayar sewa tempat usaha jangka waktu sebulan Rp.50.000,00
8	Beban keamanan		15.000
	Kas			15.000
	Membayar biaya kemanan bulan ini sebesar Rp.15.000,00
10	Piutang jasa		250.000
	Penghasilan Jasa			250.000
	Pendapatan dari hasil menjahit 2 setel pakaian pria Rp.250.000,00 dan akan dibayar 2 minggu lagi.

Buku Besar dalam pencatatan transaksi perusahaan jasa

Salah satu laporan keuangan sederhana yang tidak boleh dilupakan oleh seorang pemilik bisnis adalah buku besar. Buku besar adalah alat yang digunakan untuk mencatat perubahan-perubahan yang terjadi pada suatu akun yang disebabkan karena adanya transaksi keuangan. Buku ini berisi tentang perkiraan-perkiraan yang mengikhtisarkan pengaruh adanya transaksi keuangan terhadap perubahan sejumlah akun seperti aktiva, kewajiban dan modal perusahaan.

Fungsi buku besar :

a)      meringkas semua data transaksi yang sudah tertulis di dalam jurnal umum.

b)      alat yang menggolongkan data keuangan, dari yang jumlahnya besar sampai kecil.

c)      bahan informasi ketika menyusun laporan keuangan.

Contoh pencatatan buku besar :

b.      Jurnal khusus pada perusahaan dagang

a)         Jurnal umum penerimaan kas

Selain jurnal umum terdapat juga jurnal khusus. Jurnal khusus penerimaan kas digunakan untuk mencatat transaksi keuangan yang dapat meningkatkan saldo akun kas perusahaan. Seluruh transaksi yang menyebabkan bertambahnya jumlah uang kas dicatat dalam jurnal penerimaan kas. Transaksi yang menambah jumlah uang kas antara lain, transaksi penjualan tunai, potongan penjualan, penerimaan piutang dagang, dan penerimaan uang kas dari para pemilik sebagai setoran modal. Perhatikan bentuk umum jurnal penerimaan kas berikut ini.

Tanggal	Keterangan	Ref	Debet		Kredit
			Kas	Pot. penjualan	Piutang dagang	Penjualan	Serba-serbi
							Ref	Akun	Jumlah

Jurnal penerimaan kas digunakan ketika terjadi transaksi secara tunai, maka terjadi penambahan saldo kas dan penambahan saldo penjualan, pencatatan yang dilakukan adalah mendebet akun kas dan mengkredit akun penjualan.

Pada saat terjadi transaksi pelunasan piutang maka terjadi penambahan saldo kas dan pengurangan saldo piutang, pencatatan yang dilakukan adalah mendebet akun kas dan mengkredit akun piutang.

c.       Jurnal khusus pengeluaran kas.

Selain jurnal khusus penerimaan kas, ada juga jurnal khusus yang digunakan untuk pengeluaran khas. Jurnal khusus pengeluaran kas adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan yang dapat mengurangi saldo khas perusahaan, transaksi-transaksi tersebut antara lain yaitu transaksi-transaksi pembayaran utang, pembelian tunai, transaksi penerimaan kembali barang yang telah dijual secara tunai (retur penjualan) dan transaksi pembayaran biaya lain-lain yang masuk dalam kolom serba-serbi.

Contoh jurnal pengeluaran kas :

d.      Jurnal khusus pembelian

Jurnal khusus pembelian itu sendiri merupakan jurnal yang digunakan untuk mencatat semua jenis transaksi pembelian yang dilakukan secara kredit, baik pembelian barang maupun bukan barang dagang.

Pencatatanya meliputi:

a)      Pembelian barang dagang dengan kredit

b)      Pembelian perlengkapan, peralatan serta aktiva lain secara kredit

Berikut ini contoh jurnal Pembelian:

e.       Jurnal khusus penjualan

Merupakan bentuk buku jurnal yang digunakan khusus untuk mencatat semua transaksi  yang berkaitan dengan penjualan barang dagan cara kerdit.

Berikut ini contoh jurnal penjualan :

Daftar Pustaka

Endang R, Sri, dkk.2011.Mengelola Dana Kas Kecil Untuk SMK dan MAK.Jakarta: Erlangga.

Astuti, Sari Dewi.2018. Pratikum Akuntansi Perusahaan Jasa, Dagang dan Manufaktur.Surakarta: Mediatama.

Widiyati, Wulan.2018.Otomatisasi Tata Kelola Keuangan. Surakarta: Putra Nugraha.

Sumber : http://belajar-pintar.blogspot.co.id/2014/09/penggolongan-akun-dalam-akuntansi.html