Materi OTP SMK : Otomatisasi dan Tata kelola Perkantoran: PENCATATAN KEUANGAN SEDERHANA KELAS X ADMINISTRASI UMUM

Sebelum kita mempelajari materi lebih lanjut, pernahkah kalian pergi kerumah sakit dan melihat tulisan bagian administrasi? Di dalam bagian tersebut apa sih yang dilakukan oleh pegawainya? Ternyata kegiatan yang dilakukan di bagian administrasi di rumah sakit adalah kegiatan pembayaran uang dari keluarga pasien kepada pihak rumah sakit. Hal ini menunjukkan bahwa bagian administrasi didunia kerja tidak lagi identik dengan tata persuratan saja tetapi juga dengan aktivitas keuangan. Hal inilah yang mendasari siswa siswi administasi perkantoran harus menguasai juga mengenai administrasi keuangan.

Lets go mari kita belajar……

Kenapa sih uang yang keluar maupun yang masuk di sebuah perusahaan harus dicatat?

Dalam pengelolaan keuangan perusahaan pasti berbeda dengan pengelolaan uang secara pribadi karena kebutuhan perusahaan sangat banyak dan bermacam-macam jadi pengelolaan keuangannyapun harus dilakukan pencatatan dengan hati-hati dan cermat. Jika tidak dilakukan pencatatan keuangan di perusahaan maka akan sangat mungkin keuangan perusahaan bias diselewengkan oleh para pemegang keuangan perusahaan. Dalam pencatatan inipun harus selalu dilakukan upaya pengecekan secara berkala ataupun secara mendadak untuk mengukur baik buruknya pencatatan keuangan perusahaan untuk meminimalkan penyelewengan dana.

Apa saja sih yang harus dicatat dalam pencatatan keuangan diperusahaan?

Semua kegiatan yang menggunakan uang perusahaan harus selalu dicatatat baik transaksi kas masuk maupun kas keluar. Misalnya pemilik memberikan uang sebagai modal awal kepada bagian administrasi. Transaksi tersebut termasuk transaksi penerimaan uang/ kas perusahaan. Misalnya lagi perusahaan dalam akhir bulan harus membayar gaji karyawan, transaksi tersebut merupakan contoh dari aktivitas pengeluaran kas.

Apa sih kas itu?

Kas adalah harta perusahaan yang berupa uang tunai, cek atau bilyet giro yang dapat diganti dengan uang dalam jangka waktu kurang dari satu tahun.

Digunakan untuk apa sih kas itu?

Kas digunakan untuk membiayai seluruh aktivitas perusahaan mulai dari pembelian bahan baku, pembayaran gaji karyawan, listrik,air, telepon, sewa, dll.

Apa sih transaksi itu?

Transaksi adalah segala kegiatan yang menggunakan uang dan dapat mempengaruhi posisi keuangan perusahaan, jika transaksinya penerimaan kas maka akan mempengaruhi posisi keuangan perusahaan bertambah dan sebaliknya.

Apa saja sih jenis transaksi keuangan?

1. Jenis transaksi keuangan berdasarkan pihak yang melakukan transaksi.

a. Transaksi internal yaitu transaksi yang sepenuhnya ada di perusahaan dan hanya berlaku pada perusahaan. Misalnya penggunaan perlengkapan yang ada diperusahaan contoh perlengkapan perusahaan garment adalah benang, kancing, dll.

b. Transaksi eksternal yaitu transaksi perusahaan yang berhubungan dengan pihak diluar perusahaan. Misalnya pembelian mesin kantor.

2. Jenis transaksi berdasarkan sumbernya

a. Transaksi modal yaitu transaksi yang memiliki hubungan dengan pemilik perusahaan, yang biasanya dilakukan pada awal berdirinya perusahaan yaitu pemilik perusahaan menginvestasikan modalnya atau memberikan uang, gedung, peralatan, mesin dll kedalam perusahaan.

b. Transaksi usaha yaitu transaksi yang berkaitan dengan usaha atau kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan uang atau keuntungan. Contohnya transaksi pembayaran gaji, pembelian mesin kantor, dll.

3. Jenis transaksi secara umum

a. Transaksi penerimaan kas yaitu transaksi yang menambah nilai kas perusahaan. Contohnya perusahaan menerima sejumlah uang hasil penjualan barang dari para pembeli.

b. Transaksi pengeluaran kas yaitu transaksi yang mengurangi jumlah kas perusahaan. Contohnya pembelian mesin kantor, pembayaran gaji karyawan, dll.

Di dalam transaksi di suatu kantor harus ada bukti tertulis yang menunjukkan suatu kegiatan pengeluaran ataupun penerimaan kas. Hal ini dikarenakan bukti itulah yang menunjukkan bahwa suatu kejadian itu memang benar-benar terjadi bukan hanya karangan atau manipulasi dari suatu pihak untuk mendapatkan sejumlah uang dari perusahaan.

Apa sih bukti transaksi itu?

Bukti transaksi adalah suatu bukti suatu dokumen asli yang menjadi alat untuk merekam seluruh transaksi yang terjadi. Bukti transaksi menjadi bukti yang autentik terjadinya suatu transaksi.

Apa saja sih bukti transaksi itu?

1. Bukti transaksi internal yaitu bukti transaksi yang dibuat oleh perusahaan dan hanya digunakan di dalam perusahaan tersebut, contohnya memo, bukti kas masuk dan bukti kas keluar.

a. Memo adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pimpinan perusahaan atau orang yang diberikan wewenang untuk suatu kejadian-kejadian yang berlangsung didalam internal perusahaan bersangkutan.

b. Bukti kas masuk adalah lembaran kertas berukuran setengah folio yang dicetak oleh perusahaan yang berguna untuk mencatat setiap transaksi penerimaan kas dan lembaran ini harus disertai dengan bukti transaksi yang ditempelkan/ disatukan dibelakang bukti kas masuk.

Contoh bukti kas masuk :

c. Bukti kas keluar adalah lembaran kertas berukuran setengah folio yang dicetak perusahaan untuk mencatat setiap transaksi pengeluaran kas. Dalam pencatatan pengeluaran kas harus disesuaikan jumlahnya dengan bukti transaksi yang telah dibendel dengan bukti kas keluar dan posisi bukti transaksi dibelakang bukti kas keluar.

Contoh bukti kas keluar:

Description: https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEgos5NSaWOdgjtsdpmsPxwV_TZm7JpCe5CD0N_Dpw-Gn1Y7mNL2xGPP9Hu_adQz7Tpz3cERQngG0NiumD03M2FNcQvFZAcfYiQfLA9hJ9kccemvl_OYtPykJNyK5E6kZY6RN4fllyr36KdP/s1600/bkk.jpg

2. Bukti eksternal yaitu bukti transaksi yang dibuat oleh perusahaan maupun pihak di luar perusahaan yang penggunaannya dapat dilakukan di dalam perusahaan maupun diluar perusahaan. Contohnya :

a. Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk melakukan pembayaran kepada pihak yang namanya tertera dalam cek.

Contoh cek :

b. Nota kontan adalah bukti pembelian maupun penjualan secara tunai.

Contoh nota kontan :

Description: Hasil gambar untuk contoh nota

c. Faktur adalah bukti pembelian maupun penjualan secara kredit. Faktur dibuat oleh pihak penjual untuk disampaikan kepada pihak pembeli. Faktur dibuat dua rangkap. Faktur yang asli diberikan kepada pembeli yakni sebagai bukti pencatatan pembelian secara kredit. Sedangkan yang kopiannya dibawa oleh penjual sebagai bukti pencatatan penjualan secara kredit.

Contoh faktur :

Description: https://lh4.googleusercontent.com/swV8x4g-iJN5br0XLLnyFm-Z2gDutGgr2d-vqExvg2Wp9ui0pn9ZjU-seqSNAxR7IiHNHmH5Tu6XhNWKE9u109HFH_y2ZO8gEvUpiXOugGhWDCyKcu2mgakH2lanjTX9XoYkibY

d. Kuitansi adalah bukti transaksi tentang penerimaan uang atas pembayaran suatu barang ataupun yang lainnya. Kwitansi dibuat dan ditanda tangani oleh kedua belah pihak baik pihak yang menerima uang maupun pihak yang sudah melakukan pembayaran. Biasanya kwitansi terdiri dari dua bagian, yakni bagian pertama dan kedua. Bagian pertama diberikan kapada pihak yang membayar. Tujuannya untuk bukti pencatatan pengeluaran uang. Dan bagian yang kedua (Sub atau bonggol kuitansi) di pengan oleh penjual.

Contoh kuitansi :

Description: https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEhRPGGtvFchB-ZcmMsdHtiQRx9wmvWJxG3DOBSluzvYHOPxm4KF6mL9J-yY6oaFj2qTjQFBzRd-Gdu920_9FSmVoVYjLv6PxebT6tNDubZ7ycz5rIQ_ErAiU6wTvGGMS6jDIpWo24hBO-o/s400/kwitansi.JPG

e. Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah kepada pihak bank supaya memindah bukukan sejumlah uang dari rekeningnya kedalam rekening penerima yang namanya tertera dalam bilyet giro.

Contoh bilyet giro :

Description: https://id-static.z-dn.net/files/dbc/48cb12b3caac5cbe4b48b417840468c5.jpg

f. Nota debet adalah nota yang dibuat oleh pembeli karena dalam pembelian barang dari penjual terdapat barang yang rusak atau tidak sesuai pesanan.

Contoh nota debet :

$Description: C:\Users\asus\Downloads\contoh-nota-debet-1024x457.jpg$

g. Nota kredit adalah nota yang dibuat oleh penjual kepada pembeli sebagai persetujuan bahwa akan menerima kembali barang yang tidak sesuai pesanan dan setuju untuk mengurangi jumlah hutang dari si pembeli.

Contoh nota kredit :

$Description: C:\Users\asus\Downloads\nota-kredit-akuntansi-lengkap.jpg$

h. Slip setoran bank yaitu formulir dibuat dan ditandatangani nasabah atau penyetor pada bank, diisi dengan perincian setorannya menurut jenis, seperti tunai, cek, dan bilyet giro; dokumen ini dapat dijadikan sebagai referensi apabila terdapat perbedaan antara pencatatan bank dan pencatatan nasabah. Slip setoran bank ini dibutuhkan bila pegawai administrasi keuangan hendak menyetorkan uang penjualan barangnya ke dalam rekening perusahaan.

Contoh slip setoran bank :

Description: Cara Isi SLIP SETORAN BRI di Teller

i. Slip penarikan uang dari bank yaitu formulir penarikan dimana nasabah cukup menulis nama, nomor rekening, jumlah uang serta tanda tangan nasabah untuk menarik sejumlah uang. Slip penarikan ini biasanya digunakan bersamaan dengan buku tabungan. Slip penarikan dibutuhkan jika pegawai administrasi hendak mengambil sejumlah uang direkening perusahaan misalnya untuk membayar hutang atau membeli berbagai aktiva perusahaan.

Contoh slip penarikan uang di bank :

Description: Hidup Harus Move Forward Bukan Stop Apalagi Backward: CARA MENGISI ...

Apa saja sih informasi yang kita dapatkan dari bukti transaksi?

1. Siapa yang melakukan transaksi

2. Rekening apa saja yang berpengaruh dengan transaksi yang terjadi

3. Penetapan pencatatan rekening ke dalam pencatatan berikutnya (jurnal)

Apa sih yang harus dilakukan oleh pegawai administrasi keuangan jika sudah ada bukti transaksi?

Dalam pencatatan transaksi keuangan pada perusahaan dibagi menjadi :

1. Semua pengeluaran dan pemasukan uang dicatat oleh pegawai administrasi misalnya untuk perusahaan kecil.

2. Pengeluaran dan pemasukan uang dalam jumlah besar dicatat oleh bendahara keuangan dan untuk pencatatan pengeluaran dan pemasukan dalam jumlah kecil dilakukan oleh pegawai administrasi kas kecil untuk perusahaan besar.

Bagaimana sih pencatatan keuangan sederhana dengan kas kecil?

Kas Kecil merupakan suatu dana atau uang tunai yang dimiliki perusahaan untuk keperluan operasional perusahaan yang sifatnya relatif kecil dan kurang efisien apabila pembayarannya menggunakan cek.

Kas kecil ini juga harus selalu tersedia pada perusahaan untuk aktivitas operasional perusahaan dan tidak mengganggu kelancaran aktivitas operasional perusahaan misalnya untuk pembelian bahan bakar untuk mobil perusahaan, pembayaran langganan internet, pembayaran listrik, dll. Kas kecil ini juga digunakan untuk mendanai pegeluaran pimpinan yang jumlahnya relatif kecil seperti dana konsumsi untuk kepentingan rapat dan lain sebagainya. Kas kecil ini juga biasa disebut dengan Petty Cash.

Fungsi Kas Kecil

1. Membayar pengeluaran perusahaan yang jumlah nominalnya kecil.

2. Menangani pada masalah perlengkapan kantor/perbekalan dari kantor.

3. Sebagai dana talangan.

4. Sebagai dana langsung yang tidak praktis menggunakan cek.

5. Mempercepat aktivitas perusahaan dan juga relasi pimpinan.

6. Meringankan beban para staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan.

Tujuan Kas Kecil

1. Menangani masalah perlengkapan atau perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian di kantor.

2. Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak.

3. Meringankan beban para staff karyawan dalam memberikan suatu pelayanan secara maksimal kepada para pelanggan yang juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan.

4. Mempercepat segala kegiatan atasan yang akan menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak terencana pada sebelumnya.

Ciri – Ciri Kas Kecil

1. Jumlahnya yang dibatasi, tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan.

2. Digunakan untuk membiayai dan mendanai pengeluaran yang bersifat rutin setiap hari.

3. Disimpan ditempat khusus, biasanya menggunakan kotak kecil yang disebut dengan Petty Cash Box.

4. Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan tingkatan pemula.

Dokumen yang Dibutuhkan dalam Pengelolaan Dana Kas Kecil

1. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini dapat berguna agar perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi pada suatu fungsi kas besar yang tercantum dalam dokumen tersebut.

2. Cek

Cek ialah salah satu dokumen yang dipakai untuk dapat memerintahkan bank melakukan suatu pembayaran sejumlah uang kepada orang atau badan yang namanya tercantum pada sebuah cek atau pembawa cek.

3. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini dipakai oleh pengguna kas kecil untuk meminta sejumlah uang kepada pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil dokumen ini berguna sebagai bukti pengeluaran. Dokumen ini juga akan disimpan oleh para pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana kas kecil.

4. Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pengguna dana kas kecil untuk mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pengguna dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.

5. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh para pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar untuk sebuah pengisian kembali dana kas kecil.

Peralatan yang perlu dipersipakan untuk mengelola kas kecil

1. Formulir permintaan, mencakup formulir permintaan pengeluaran kas kecil dan pengisian kembali kas kecil

2. Buku jurnal kas kecil dan jurnal pengeluaran kas

3. Buku laporan penggunaan kas kecil

4. Formulir untuk bukti pengeluaran kas kecil

5. Alat tulis dan alat hitung

Penanggung jawab kas kecil

1. Pengelola kas perusahaan disebut BENDAHARA/KASIR. Bendahara bertugas mengelola kas perusahaan agar keuangan perusahaan stabil.

2. Bentuk pertanggung jawaban BENDAHARA/KASIR kepada Direktur adalah BUKU KAS

3. Bendahara/kasir juga bertugas mengeluarkan uang dalam jumlah besar untuk operasional perusahaan, misalnya : pembelian mesin, pembayaran gaji karyawan, membagi sebagian kas kepada pemegang kas kecil, dll

4. Bendaraha/kasir, menerahkan sebagian kas kepada pemegang KAS KECIL / Admin/ Kasir Kas Kecil

5. Besaran kas kecil sesuai dengan usulan Admin. Usulan Admin/Kasir kas kecil berdasar pada kebutuhan operasional harian bidang Admin

6. Jika Kas Kecil habis, Admin/kasir kas kecil akan mengajukan pengisian ulang ke Bendahara/kasir. Jumlahnya bisa tetap atau sesuai dengan pengeluaran yang telah dilakukan tergantung metode pencatatannya

Pembentukan dana kas kecil

Isi kas kecil setiap perusahaan berbeda, namun secara umum prosesnya sama. Perusahaan biasanya BAGIAN KEUANGAN membuat estimasi (perkiraan) mengenai pos keperluan yg dapat dibiayai KAS KECIL. Estimasi ini juga termasuk perkiraan kebutuhan mendadak yg akan muncul. Biasanya estimasi ini dibuat satu periode bulanan atau setegah tahun.

Bagian yang terlibat dalam pembentukan dana adalah bendahara, kasir kas kecil dan bagian pelaporan dan penjurnalan dengan tugas sebagai berikut :

1. Bendahara

a. Menerima : bukti pengeluaran kas lembar 1 & 3, beserta SK Pembentukan Kas Kecil

b. Menyediakan cek sesuai jumlah yg tercantum di bukti pengeluaran kas dan SK pembentukan kas kecil

c. Membubuhkan cap lunas pada bukti pengeluaran kas dan SK pembentukan kas kecil

d. Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 & 3 yg telah dicap lunas. Lembar 1 diserahkan kepada Bagian Utang, beserta lampiran SK Pembentukan kas kecil. Lembar 3 diserahkan kepada kasir kas kecil, beserta CEK

2. Kasir kas kecil

a. Menerima cek dari bendahara beserta bukti pengeluaran kas lampiran ke 3

b. Memfotokopi cek sebagai bukti penerimaan kas kemudian mencairkan cek di bank

c. Mengarsipkan bukti penerimaan kas

3. Bagian pelaporan dan penjurnalan

a. Mencatat bukti pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas

b. Mengarsipkan pengeluaran kas beserta surat keputusan pembentukan dana kas kecil dalam map arsip bukti pengeluaran kas.

Prosedur Pemakaian Dana Kas Kecil

1. Mengisi formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil kemudian diserahkan kepada kasir kas kecil, rangkap 2.

2. pemakai akan menerima uang sesuai dengan besarnya uang yang tertulis di formulir disertai dengan surat permintaaan pengeluaran kas kecil lembar 1

3. pemakai uang mengumpulkan bukti penggunaan dana kas kecil

4. mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil disertai dengan bukti transaksi

Prosedur pencatatan kas kecil

1. Menerima surat permintaan pengeluaran kas kecil rangkap 2 dari pemakai kas kecil

2. Menyerahkan uang tunai dan surat pengeluaran lampiran pertama, kepada pemakai dana kas kecil

3. Menerima bukti penerimaan dana kas kecil disertai bukti transaksi

4. Menyerahkan surat permintaan pengeluaran kas kecil lembar kedua kepada pemakai kas kecil untuk diarsipkan.

5. Menyimpan surat permintaan pengeluaran kas kecil lembar pertama, bukti pengeluaran kas kecil dan bukti transaksi yang akan diserahkan kepada bagian utang pada saat pengisian kembali.

Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

1. Pemegang kas kecil menyerahkan catatan pengeluaran kas kecil beserta bukti pengeluaran.

2. Bendahara meneliti setiap catatan pengeluaran kas.

3. membuatkan cek senilai pengeluaran kas yang telah dicek

4. pemegang kas kecil menerima dan mencairkan cek

Metode Pencatatan Kas Kecil

1. Metode Tetap (Imprest Fund System)

Metode tetap merupakan metode pencatatan kas kecil, di mana rekening kas kecil mempunyai jumlah yang selalu tetap (konstan). Saat terjadi pengeluaran kas, pemegang kas kecil tidak langsung mencatatnya. Ia hanya mengumpulkan bukti dari transaksi pengeluaran tersebut.

Berikut ini adalah ciri-ciri metode tetap sebagai berikut :

a. Bukti penggunaan dana kas kecil dikumpulkan oleh karyawan atau petugas yang memegang kas kecil.

b. Pengisian dana kas kecil dapat dilakukan dengan cara melakukan penarikan cek yang jumlahnya sama dengan jumlah dana kas kecil yang sudah digunakan. Hal ini akan dapat membuat jumlah dana kas kecil kembali pada jumlah yang sudah ditetapkan oleh pihak perusahaan.

c. Metode tetap memiliki sejumlah keuntungan, seperti menghemat waktu untuk melakukan pembukuan, memudahkan pihak tertentu dalam mengetahui besarnya setiap pengeluaran, serta memudahkan bendahara dalam menentukan pembagian dana untuk setiap unit per periodenya.

Sedangkan kekurangannya yaitu antara lain :

a. Saldo kas kecil tidak bisa dicek sewaktu-waktu. Saldo kas kecil ini hanya bisa diketahui pada akhir bulan (akhir transaksi).

b. Jika terjadi kekurangan dana kas, pemegang kas kecil tidak bisa sewaktu-waktu mengambil atau mengisi dana kas.

2. Metode Berubah – Ubah (Fluctuating Fund System)

Metode berubah-ubah merupakan metode pengisian dan pengendalian kas kecil, di mana jumlahnya akan selalu berubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Berikut ini ialah ciri-ciri metode berubah-ubah sebagai berikut :

a. Pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil dicatat di bagian debit dalam akun kas kecil.

b. Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan cara mendebit akun yang berkaitan dengan penggunaan kredit akun kas kecil.

c. Jumlah dana kas kecil berubah-ubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Metode berubah-ubah memiliki sejumlah keuntungan antara lain:

a. Saldo kas kecil bisa diketahui setiap saat.

b. Jika dana kecil tidak cukup, pemegang kas kecil bisa meminta atau mengisi dana kas kecil.

c. Dana kas kecil per periodenya selalu sama.

d. Mempermudah dalam hal pengontrolan buku kas.

Sedangkan kekurangan metode berubah-ubah yaitu kita tidak bisa mengetahui secara pasti pengeluaran terbanyak digunakan untuk membiayai keperluan apa.