ANALIS
JABATAN, TUGAS DAN URAIAN JABATAN
PADA
KEGIATAN ADMINISTRASI
A. Tujuan
Pembelajaran
1.
Menganalisis jabatan pekerjaan pada
kegiatan administrasi
2.
Menganalisis tugas dan uraian pekerjaan
pada kegiatan administrasi
3.
Menyimpulkan tugas dan uraian pekerjaan
pada kegiatan administrasi
4.
Merumuskan uraian tugas setiap tingkatan
jabatan pada kegiatan administrasi
5.
Menjelaskan uraian tugas setiap
tingkatan jabatan pada kegiatan administrasi
B.
Uraian Materi
1. Pengertian Jabatan
Jabatan
atau occuption adalah kedudukan pegawai yang ada dalam struktur organisasi yang
dalam melaksanakan tugasnya disyaratkan memiliki kemampuan, pengetahuan,
keterampilan dan sikap yang baik.
2. Jenis Jabatan
Tingkatan
jabatan administrasi, antara lain :
a. Kepala Kantor/Pimpinan Kantor/Direktur Kantor/
Administrator
Pimpinan
kantor adalah orang yang menentukan tujuan dan kebijakan, memberikan garis
besar pedoman pokok pelaksanaan kerja dan bertangggung jawab terhadap
kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas
pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja untuk mencapai tujuan kantor.
b. Manajerial
Bagian
manajerial adalah orang yang memimpin dalam pelaksanaan pekerjaan, menggerakkan
orang lain dan mendayagunakan semua sumber daya perusahaan untuk mencapai
tujuan perusahaan, dengan menjalankan fungsi-fungsi manajemen (planning,
organizing, actuating, controlling, decission making). Jabatan manajerial
adalah jabatan yang memiliki bawahan. Contohya manajer membawahi para staf dan
non staf/pelaksana.
c. Staf atau Pembantu Ahli
Jabatan
ini merupakan para tenaga ahli yang cakap dan mampu dalam bidangnya. Tugasnya
membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan
kantor. Contohnya staf simpan-pinjam, staf akuntan, dan staf pemasaran.
d. Supervisor
Supervisor
adalah jabatan dalam struktur organisasi yang mempunyai kuasa dan wewenang
untuk mengeluarkan perintah kepada rekan kerja bawahannya dibawah arahan
jabatan atasannya.
e. Worker
/ (Pegawai / Pekerja)
Worker
adalah pekerja yang secara bertindak sebagai pelaksana yang akan
menyelenggarakan pekerjaan sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan dalam
usaha mencapai tujuan perusahaan
3. Analisis Jabatan
Analisis
jabatan (Job analysis) yaitu kegiatan pengumpulan, penilaian dan penyusunan
berbagai informasi secara sistematis yang berkaitan dengan jabatan. Jumlah
orang yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan sama dengan jumlah
waktu untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan dibagi dengan waktu yang diberikan
kepada satu orang. Analisis jabatan secara sistematik meliputi
kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi, dan mengorganisasikan
jabatan/pekerjaan, dimana hasilnya meliputi uraian jabatan (job description)
dan syarat jabatan (job specification).
Menurut
Dessler (2006) analisis pekerjaan merupakan prosedur yang dilalui untuk
menentukan tanggung jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya, Analisis
pekerjaan memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan
(daftar tentang pekerjaan tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang
yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut.
Langkah-langkah
dalam analisis jabatan :
a.
Langkah pertama dalam analisis jabatan
dimulai dengan mengkaji organisasi secara keseluruhan dan kesesuaian tiap
jabatan yang ada dalam organisasi.
b.
Langkah kedua adalah menentukan
bagaimana informasi dalam organisasi dianalisis, jabatan akan digunakan, atau
menentukan tujuan spesifik dari analisis jabatan.
c.
Langkah ketiga adalah pemilihan
penggunaan teknik-teknik analisis jabatan. Teknik-teknik ini digunakan untuk
mengumpulkan data tentang karakteristik jabatan, perilaku yang disyaratkan,
karakteristik yang perlu dimiliki pekerja untuk menjalankan pekerjaan. Informasi
yang diperoleh tadi kemudian untuk menyusun uraian jabatan.
d.
Langkah selanjutnya adalah menyiapkan
spesifikasi jabatan. Artinya, pengetahuan dan data yang dikumpulkan dalam
langkah-langkah yang telah dilakukan sebelumnya, digunakan sebagai dasar untuk
merencanakan dan menjalankan kegiatan-kegiatan manajemen Sumber Daya Manusia
(SDM) lainnya. Kegiatan menajemen SDM ini meliputi aktivitas-aktivitas seperti
rekruitmen, seleksi, pelatihan, penilaian kinerja, kompensasi gaji pegawai,
promosi, pemindahan pegawai atau penempatan pegawai.
Selain
itu, hasil analisis jabatan juga berguna untuk memberikan informasi yang
berkaitan dengan hal-hal berikut.
a.
Deskripsi pekerjaan (job description),
yaitu suatu daftar yang menggambarkan bagaimana tugas pekerjaan, wewenang, dan
tanggung jawab yang diperlukan untuk suatu pekerjaan tertentu. Dalam deskripsi
pekerjaan juga berisi :
1) Identifikasi
jabatan yang berisi nama jabatan, kode jabatan, nomor kode jabatan dalam
perusahaan.
2) Penjelasan
singkat mengenai pekerjaan (ikhtisar jabatan)
3) Penjelasan
tentang tugas-tugas dalam jabatan
4) Pengawasan
yang harus dilakukan dan diterima
5) Hierarki
dalam organisasi, hubungan dengan jabatan lain bahkan tentang promosi, prosedur
kerja, dll
6) Sarana
dan prasarana yang diperlukan pada jabatan tersebut
7) Penjelasan
tentang kondisi lingkungan kerja.
8) Lamanya
jam kerja
9) tanggal
pembuatan, nama penyusun, nama departemen, dll
b.
Spesifikasi pekerjaan (job
specification), yaitu suatu daftar persyaratan yang harus dimiliki seseorang
untuk dapat menduduki jabatan di dalam organisasi sehingga tugas yang
dibebankan padanya dapat dikerjakan dengan baik.
Hal yang diuraikan dalam
spesifikasi pekerjaan adalah :
1) Persyaratan
pendidikan, pelatihan, dan pengalaman kerja
2) Persyaratan
pengetahuan, kemampuan dan ketrampilan
3) Persyaratan
kesehatan (fisik dan mental)
4) Persyaratan
umur, jenis kelamin, status pernikahan, dll.
c. Desain
pekerjaan (job design), yaitu suatu proses rancangan pekerjaan dengan penetuan
tugas-tugas dan metode serta bagaimana hubungan pekerjaan tersebut dengan
pekerjaan lain yang masih berada dalam naungan perusahaan.
4.
Tujuan Analisis Jabatan
Analisis
jabatan penting dilakukan sebelum diadakan perekrutan tenaga kerja. Ada beberapa
manfaat yang diperoleh dengan mengadakan analisis pekerjaan, yang juga
merupakan tujuan dari dilakukannya analisis jabatan.
Adapun
tujuan analisis jabatan yaitu:
a.
Memperoleh tenaga kerja pada posisi yang
tepat.
b.
Memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja.
c.
Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang
kondusif.
Disebutkan
dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012
Tentang Analisis Jabatan Di lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintah
Daerah pada BAB II Pasal 3, bahwa tujuan analisis jabatan untuk penyusunan
kebijakan program-program seperti:
a. Pembinaan
dan penataan kelembagaan, kepegawaian, ketatalaksanaan.
b. Perencanaan
kebutuhan pendidikan dan pelatihan; dan
c. Evaluasi
kebijakan program pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian,
ketatalaksanaan dan perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan.
5.
Fungsi Analisis Jabatan
Analisis
jabatan, di samping menghasilkan uraian dan spesifikasi jabatan, juga memiliki
fungsi lain, yaitu :
a.
Pengadaan tenaga kerja :
Spesifikasi
jabatan merupakan standart personilia yang digunakan sebagai pembanding para
calon tenaga kerja. Isi spesifikasi jabatan akan memberikan dasar pembentukan
prosedur seleksi nantinya.
b. Pelatihan
:
Isi
uraian tugas dan pekerjaan dapat digunakan sebagai dasar untuk mengambil
keputusan, khususnya dalam hal program pelatihan dan pengembangan sumber daya
manusia.
c. Evaluasi
kinerja:
Persyaratan-persyaratan
dan uraian jabatan dapat dinilai sebagai dasar untuk menentukan nilai pegawai
dalam pemberian kompensasi yang layak.
d. Penilaian
prestasi :
Untuk
menentukan apakah pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik maka deskripsi
jabatan akan sangat membantu untuk pemilihan sasaran pekerjaan.
e. Promosi
dan transfer pegawai :
f. Informasi
dan data pegawai akan membantu proses pengambilan keputusan sebagai dasar
program promosi dan transfer pegawai.
6.
Metode
Analisis Jabatan
Ada
empat metode yang digunakan dalam proses analisis jabatan untuk pengumpulan
data terhadap suatu jabatan, antara lain sebagai berikut.
a.
Kuesioner/daftar pertanyaan, yaitu
pengumpulan data yang menggunakan daftar pertanyaan yang sudah disusun
sebelumnya, kemudian disebarkan kepada pegawai untuk diisi.
b.
Pengamatan (observation), yaitu
pengumpulan data dengan cara mengamati langsung di tempat, Hasil pengamatan
tersebut langsung di catat untuk diolah menjadi informasi untuk jabatan
tersebut,
c.
Wawancara (interview), yaitu pengumpualn
data dengan mengajukan pertanyaan yang disiapkan sebelumnya dan mencatat
jawabannya untuk diolah informasi yang diperlukan,
d.
Menulis laporan pekerjaan secara
singkat.
7. Uraian
Tugas
Urain tugas adalah penjabaran dari
analisis jabatan yang berisi paparan semua tugas yang menjadi dasar para
pemangku jabatan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan
menggunakan perangkat kerja dalam kondisi tertentu.
Menurut Peraturan Kepala BKN Nomor
12 Tahun 2011 uraian tugas harus memenuhi
kriteria berikut :
a. Apa
yang dikerjakan dan sebutkan juga objek yang dikerjakan
b. Bagaimana
cara mengerjakan
c. Mengapa
tugas harus dilakukan.
Menurut
Tanggor Hasibuan uraian tugas yang baik harus memenuhi kualifikasi :
a. Sistematis
yaitu memenuhi aturan bentuk, syarat tertentu.
b. Jelas,
yakni dapat memberi isi dan maksud yang jelas dan dapat dipahami oleh pembaca
c. Ringkas,
yaitu menggunakan kata-kata dan kalimat singkat dan benar sehingga mudah
dipahami
d. Tepat,
yakni menyajikan uraian yang sesuai dan cocok seperti yang dimaksudkan oleh isi
jabatan
e. Taat
azas, yakni kata-kata dan kalimat tersebut isinya menunjukkan maksud dan arah
yang sama
f. Akurat,
yakni harus disusun secara teliti dan tidak kurang, tidak lebih.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar