Materi Menyusun Persyaratan Personel Administrasi

MENYUSUN PERSYARATAN

PERSONEL ADMINISTRASI

A. Pengertian Personil Kantor

Menurut KBBI, personil kantor adalah pegawai; anak buah; awak.

1.       Pegawai negeri: pegawai yang bekerja pada instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah

2.      Pegawai swasta: pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta/di luar instansi pemerintah dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut

3.      Pegawai tetap: pegawai yang sudah diangkat resmi memiliki status pegawai dengan gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta

Jadi dapat disimpulkan bahwa personil kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan.

B. Macam-Macam Personil Kantor

1.         Administrator atau petugas pelaksana administrasi adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2.        Manajer adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakan orang lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

3.        Staf atau pembantu ahli adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor

4.        Worker atau pegawai/pekerja adalah para karyawan yang langsung digerakan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor

C. Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor

Besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil, tergantung jenis dan besarnya suatu organisasi/kantor. Secara umum tugas dan tanggung jawab personil kantor sebagai berikut;

1.         Kepala kantor/pimpinan kantor/direktur/ administrator, bertugas

a.        Membuat perencanaan , menetapkan tujuan, dan memberi gambaran tentang kebutuhan kantor

b.        Menempatkan personil kantor yang tepat pada jabatan tertentu

c.         Melaksanakan pengawasan, pendelegasian wewenang dan tanggungjawab pada bawahan

d.        Merancang pengembangan organisasi

e.        Merancang system manajemen dengan tepat

f.          Memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan

2.        Manajer, bertugas

a.        Menerjemahkan tujuan dari kebijaksanaan yang telah dibuat administrator

b.        Memastikan rencana kerja telah dilaksanakan

c.         Melakukan pembagian tugas kepada pejabat tingkat bawah

d.        Menentukan prosedur khusus bagi tiap tugas

e.        Menentukan batas waktu pelaksanaan tugas

f.          Menentukan instrument pengawasan yang tepat bagi staf

3.        Staf / supervisor, bertugas ;

a.        Memberikan petunjuk, bimbingan dan pengendalian kepada bawahan secara langsung

b.        Meminpin pelaksanaan kerja

c.         Perantara manajer puncak dengan pekerja

4.        Pekerja, bertugas :

a.        Melaksanakan pekerjaan secara teknis secara langsung

b.        Bertanggungjawab langsung terhadap hasil dan mutu produk yang dihasilkan

c.         Menjaga kualitas dari produk yang dihasilkan.

5.        Bagian keuangan atau kasir, bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dan kas masuk

6.        Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat keluar

7.      Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor

D. Perangkat Kerja Personil Kantor

Umumnya perangkat kerja yang dibutuhkan berupa meja/kursi kerja, lemari arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas tulis, komputer, mesin tik, pesawat telepon, dan lain sebagainya. Perangkat kerja yang dibutuhkan dalam membantu proses tugas-tugas admistrasi adalah komputer.

Pedoman tugas personel kantor antara lain :

1.       Bagan organisasi

2.      Tata cara menelpon

3.      Tata cara melayani tamu

4.      Contoh bentuk surat dan memo

5.      Daftar penyimpanan arsip

6.      Daftar alamat dan nomor telepon karyawan dan relasi

7.      Prosedur perjalanan dinas

8.     Prosedur keuangan perusahaan

9.      Prosedur pembelian barang

10.  Dll.

E. Syarat-syarat personil kantor

1.         Persyaratan pengetahuan adalah syarat-syarat yang mencakup pengetahuan yang mendasari sesuatu profesi tertentu yang  biasanya diukur dengan tingkat pendidikan formal. Bukti dari persyaratan pengetahuan antara lain ijazah, transkrip nilai, piagam, sertifikat, dll.

2.        Persyaratan ketrampilan, menurut The Liang Gie dalam buku administrasi perkantoran modern, seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja, apabila karyawan administrasi tersebut telah mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam pola kegiatan:

a.        Menghimpun, yaitu mencari dan mengusahakan informasi yang belum ada sehingga siap digunakan. Misalnya mencari informasi lewat internet, dll

b.        Mencatat, yaitu kegiatan tulis menulis mengenai data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang memiliki arti yang dapat kirim dan disimpan. Misalnya membuat notula, surat, dll.

c.         Mengolah, yaitu kegiatan mengolah informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna. Misalnya membuat laporan keuangan,dll.

d.        Menggandakan,yaitu memperbanyak informasi yang telah diolah dalam jumlah yang diperlukan. Misalnya memperbanyak dengan mesin fotocopy, risograph,  dll.

e.        Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan onformasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain. Misalnya mengirim surat melalui POS/email, dll.

f.          Menyimpan, yaitu kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman. Misalnya menyimpan arsip di filling cabinet, menyimpan file di computer/flashdisk,dll.

3.          Persyaratan kepribadian

Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat seseorang.ciri-ciri yang menyangkut kepribadian:

a.        Cara berbicara dan cara berjalan

b.        Sikap badan pada saat duduk

c.         Sikap luwes dan cara berbusana yang serasi disesuaikan dengan waktu dan acaranya

d.        Sifat bersih dan rapi

e.        Sifat yang berkaitan dengan menjaga kesehatan diri

f.          Sifat yang berkaitan dengan kemampuan dari ketrampilan dalam bekerja

g.        Sifat agamis yang berkaitan dengan segi kerohanian

Syarat kepribadian yang diperlukan seorang personil kantor:

a.        Loyalitas (kesetiaan terhadap perusahaan) sehingga tercipta “sense of belonging” atau rasa memiliki dan saling menjaga nama baik organisasi.

b.        Tekun dan rajin, sikap ini terwujud dari sikap sungguh-sungguh, cermat, giat, semangat dalam bekerja.

c.         Kesabaran, adalah sikap menahan emosi dan keinginan, serta bertahan dalam situasi sulit dengan tidak mengeluh.

d.        Kerapian,  berkaitan dengan bagaimana seseorang dapat bekerja dengan rajin dan tidak berantakan.

e.        Dapat menyimpan rahasia, yaitu memiliki kendali untuk menyimpan rahasia perusahaan agar tidak diketahui oleh pohak lain yang dapat merugikan perusahaan.

E. Tahapan-Tahapan Pengadaan Personil Kantor

1.  Analisis Jabatan

Analisis jabatan adalah kegiatan mempelajari dan menyimpulkan keterangan atau fakta yang berkaitan dengan jabatan secara sistematis. Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job specification), dan evaluasi pekerjaan (job evaluation). Analisis jabatan berguna untuk:

a.        Perekrutan dan seleksi karyawan

b.        Kompensasi gaji karyawan

c.         Evaluasi jabatan

d.        Penilaian prestasi kerja karyawan

e.        Pelatihan (training)

f.          Promosi dan pemindahan karyawan

g.        Organisasi

h.       Memperkaya pekerjaan

i.          Penyederhanaan pekerjaan

j.          Penempatan karyawan

2. Rekrutmen

Menurut KBBI, rekrutmen adalah pengerahan, masalah tenaga kerja. Rekrutmen adalah proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah. Tujuan recruitment adalah untuk mengisi lowongan kerja yang ada, untuk menjaga kelancaran dan kelangsungan hidup organisasi. Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan unuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi harus diuraikan secara jelas agar pelamar mengetahui kualifikasi apa saja yang dibutuhkan. Penentuan sumber-sumber rekrutmen:

a.        Sumber internal adalah tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan cara mutasi atau pemindahan karyawan yang memenui spesifikasi ke suatu bagian tertentu yang kosong atau untuk mengisi tugas baru

b.        Sumber eksternal adalah tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi mengisi kerja yang diambil dari luar perusahaan. Sumber-sumber dalam recruitment menurut Handoko (2013) adalah :

1)      Walk-ins, yaitu pelamar datang sendiri kepada organisasi atau perusahaan yang melakukan perekrutan. Mereka tidak mengetahui apakah perusahaan yang bersangkutan ada atau tidak ada lowongan pekerjaan yang sesuai dengan pengetahuan dan keterampilannya.

2)     Pengiklanan. Pengiklanan (advertising) adalah suatu metode efektif lainnya untuk penarikan. Pemasangan iklan dapat dilakukan melalui berbagai media baik cetak maupun elektronik.

3)     Agen-agen penempatan tenaga kerja, yaitu kantor yang berfungsi sebagai penyalur kebutuhan lowongan kerja dan pencari kerja baik Agen  penempatan tenaga kerja pemerintah (Depnaker) maupun swasta.

4)     Lembaga-lembaga pendidikan. Perusahaan bekerjasama dengan lembaga pendidikan untuk mendapatkan tenaga kerja yang siap guna dan siap pakai, biasanya dimulai dengan penerimaan magang mahasiswa, jika mahasiswa itu layak mereka dapat direkrut menjadi karyawan tetap.

5)     Organisasi-organisasi karyawan. Perusahaan bekerjasama dengan organisasi karyawan dalam hal ini serikat pekerja, yamg mana perusahaan biasanya meminta kepada serikat buruh daftar tenaga kerja yang memiliki kemampuan yang tepat.

6)     Leasing. Yaitu penarikan tenaga kerja denagan cara menarik tenaga-tenaga honorer dalam jangka waktu tertentu yang dibayar secara harian atau per jam.

7)     Nepotisme, yaitu penarikan tenaga kerja yang berasal dari anggota keluarga. Cara ini dapat digunakan apabila organisasi atau perusahaan hanya dimiliki oleh perorangan saja.

8)    Asosiasi-asosiasi professional

Perusahaan atau asosiasi yang bergerak pada pencarian tenaga kerja profesional mengkhususkan pada pencarian tenaga kerja tertentu saja, misalnya adalah tenaga eksekutif dan tenaga kerja professional lainnya yang memiliki pengetahuan dan keterampilan khusus. Contoh asosiasi professional adalah KADIN, IAI, HIPMI, IWAPI, dsb.

9)     Operasi Militer, yaitu lembaga ini digunakan apabila organisasi atau perusahaan yang bersangkutan memerlukan tenaga kerja professional yang memiliki keahlian-keahlian khusus yang akan ditempatkan pada jenis pekerjaan yang membutuhkan keteranpilan yang hanya disediakan oleh lembaga-lembaga militer saja. Misalnya yang dibutuhkan adalah sebagai pilot, penjaga keamanan, mekanik.

10) Open House. Teknik penarikan tenaga kerja yang dibuat dengan mengundang orang keperusahaan untuk melihat keunggulan perusahaan dan diharapkan tertarik bekerja diperusahaan tersebut.

11)  Rekomendasi dari karyawan (employee Referrals)

Para karyawan perusahaan dapat merekomendasikan pencari pekerjaan kepada departemen personalia. Biasanya karyawan yang telah lama bergabung memberikan rekomendasi bahwa mereka mengetahui calon tenaga kerja yang memiliki kualifikasi seperti yang dibutuhkan oleh perusahan.

3. Seleksi

Menurut KBBI, seleksi adalah pemilihan (untuk mendapatkan yang terbaik); metode prosedur yang dipakai oleh bagian personalia ketika memilih orang untuk mengisi lowongan pekerjaan. Langkah-langkah seleksi personil kantor :

§  Seleksi administrative, yaitu menyeleksi calon karyawan yang syarat administrasinya tidak memenuhi syarat yang diajukan perusahaan. Misalnya tidak melampirkan fc ijazah, foto, dll sesuai syarat administrasi.

§  Memeriksa referensi adalah kegiatan memeriksa keterangan dari seseorang yang bekerja pada perusahaan pada surat lamaran pelamar.

§  Tes psikologi yaitu tes untuk mengukur kepribadian, bakat, minat kecerdasar dan potensi seseorang terhadap pekerjaan.

§  Wawancara adalah percakapan yang dilakukan pewawancara dan pelamar secara formal untuk mengetahui hal lebih dalam mengenai pelamar.

§  Pemeriksaan kesehatan yaitu surat keterangan bahwa seseorang tidak memiliki penyakit tertentu atau memenuhi klasifikasi pekerjaan bidang kesehatan untuk melamar suatu pekerjaan. Misalnya tidak memiliki mata minus, dll.

§  Penempatan personil kantor yaitu menempatkan personil yang diterima pada jabatan atau pekerjaan yang membutuhkan dan sekaligus mendelegasikan wewenang kepada personil tersebut.

§  Induksi adalah kegiatan untuk memperkenalkan personil baru dengan tugas,pekerjaan, penyelia, dan pegawai lain.

§  Orientasi adalah kegiatan pengenalan atau pengakraban personil baru terhadap situasi dan linkungan pada personil kantor baru.

SOAL LATIHAN KD. 3.2 MENYUSUN PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI

Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat pada soal-soal dibawah ini!

1.   1.      Setiap kegiatan  usaha disuatu kantor pasti membutuhkan sumber daya manusia yang sesuai dengan kebutuhan kantor. Orang yang menjalankan pekerjaan dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan tertentu disebut ….

A.    pegawai administrasi

B.     staf administrasi

C.     petugas kantor

D.    administrator

E.     personil kantor

2.      Di dalam suatu kantor dibutuhkan orang-orang yang melakukan pekerjaan kantor. Berikut ini merupakan tingkatan pegawai kantor dari yang tertinggi sampai terendah adalah ….

A.    Administrator, Manajer, Staf, Worker

B.     Manajer, Administrator, Staf, Worker

C.     Staf, Administrator, Manajer, Worker

D.    Worker, Staf, Manajer, Administrator

E.     Manajer, Administrator, Worker, Staff

3.      Andi adalah manajer pada PT. MAJU JAYA. Sebagai seorang manajer yang bukan merupakan tugas dan tanggungjawab Andi adalah ….

A.    Menerjemahkan tujuan dari kebijaksanaan yang dibuat pimpinan

B.     Menempatkan personil yang tepat pada jabatan tertentu

C.     Melakukan pembagian tugas kepada jabatan yang paling bawah

D.    Menentukan instrument pengawasan yang tepat

E.     Memastikan apakah rencana kerja telah dilaksanakan

4.      Setiap pegawai kantor yang bekerja dalam perusahaan pasti memiliki perangkat kerja yang membantunya dalam melakukan pekerjaan kantor sehari-hari. Berikut ini perangkat kerja yang paling dibutuhkan oleh pegawai administrasi adalah ….

A.    Tata cara menelpon, jadwal rapat dan peraturan keamanan perusahaan

B.     Jadwal rapat, prosedur perjalanan bisnis, prosedur penyimpanan arsip

C.     Bagan organisasi, tugas pekerjaan bagian lain, tata cara menelpon

D.    prosedur penyimpanan arsip, tata cara menelpon, tata cara pemesanan barang

E.     jadwal rapat, prosedur perjalanan bisnis, tata cara pemesanan barang

5.      Sebuah perusahaan membuka lowongan pekerjaan untuk mengisi bagian keuangan. Jika dilihat dari syarat pengetahuan maka perusahaan tersebut akan membuka lowongan untuk pegawai dengan latar belakang pendidikan ….

A.    teknik industry

B.     manajemen pemasaran

C.     akuntansi

D.    manajemen perkantoran

E.     psikologi

6.      Perhatikan beberapa ketrampilan berikut !

1)   Mencari dan mengusahakan informasi yang diperlukan

2)   Mengolah informasi agar tersaji dalam bentuk laporan

3)   Memasarkan produk pada konsumen

4)   Mencatat data yang diperlukan

5)   Memperbanyak informasi yang telah diolah dengan berbagai cara dan alat

Pernyataan di atas yang termasuk ketrampilan yang dipersyaratkan bagi pegawai administasi adalah ….

A.    1,2 dan 3

B.     2,3 dan 5

C.     1,3 dan 4

D.    1,2,3 dan 4

E.     1,2,4 dan 5

7.      Dedi adalah seorang pegawai kantor yang memiliki dedikasi yang tinggi dan sangat setia pada perusahaan. Sikap yang ditunjukkan Dedi merupakan sikap ….

A.    tekun

B.     sabar

C.     rapi

D.    loyalitas

E.     dapat dipercaya

8.      Perhatikan urutan langkah-langkah dalam analisis jabatan berikut!

1)   Membagi sejumlah pekerjaan dalam organisasi

2)   Menentukan persyaratan apa yang harus dipenuhi

3)   Menentukan tugas dan tanggungjawab pada setiap pekerjaan

4)   Dimana pekerjaan tersebut dilakukan

5)   Kapabilitas personal yang disyaratkan

Berdasarkan pernyataan diatas urutkan langkah-langkah analisis jabatan yang tepat!

A.      1,2,3,4 dan 5

B.       1,2,4,3 dan 5

C.       1,3,2,4 dan 5

D.      1,3,2,5 dan 4

E.       1,4,3,2 dan 5

9.      Dedi mempromosikan temannya kepada bagian personalia agar dapat bekerja dikantor bersamanya. Pola rekruitmen tersebut ialah ….

A.    Pengiklanan

B.     Walks-in

C.     Rekomendasi

D.    Leasing

E.     Nepotisme

10.  Perhatikan prosedur seleksi berikut ini!

1)   Tes kesehatan

2)   Penempatan, induksi dan orientasi

3)   Wawancara

4)   Pengisian formulir

5)   Memeriksa referensi

6)   Wawancara lanjutan

7)   Tes psikologi

8)   Persetujuan atasan langsung

Prosedur seleksi yang paling tepat ialah ….

A.    3-4-5-7-6-8-1-2

B.     3-4-7-5-6-8-1-2

C.     4-3-5-7-6-8-1-2

D.    3-4-5-7-6-8-2-1

E.     3-4-5-7-8-6-2-1

KUNCI JAWAB

1.      E

2.      A

3.      B

4.      B

5.      C

6.      E

7.      D

8.      C

9.      C

10.  A