PROFIL ORGANISASI KEHUMASAN

PROFIL ORGANISASI KEHUMASAN

A.        DEFINISI PROFIL ORGANISASI

Company Profil merupakan media Public Relations yang berisi gambaran Profil Organisasi. Organisasi atau yang disebut dengan Company Profile merupakan sebuah paparan dan penjelasan mengenai perusahaan termasuk produknya secara verbal/grafik yang mengaitkan corporate value (nilai-nilai perusahaan).

Company Profile merupakan hasil cetak ataupun halaman web yang berisi tentang profil perusahaan. Dengan fungsi company profile sebagai media komunikasi dan alat pemberi informasi tentang perusahaan anda kepada pihak lain yang membutuhkan.

Company profile adalah laporan yang memberikan gambaran tentang sejarah, status saat ini dan tujuan masa depan sebuah bisnis. Selain laporan profil perusahaan, informasi kontak selalu disertakan. Selain informasi kontak profil perusahaan biasanya mencakup beberapa informasi tentang latar belakang dan sejarah dari bisnis yang bersangkutan.

Company profile juga seringkali menyertakan beberapa statistik umum berkaitan dengan suatu bisnis. Profil perusahaan juga memasukkan data mengenai rencana masa depan bisnis. namun, profil perusahaan tidak mungkin untuk memasukkan informasi yang belum dibahas atau disetujui oleh pemegang saham dan pemimpin lain perusahaan.

Macam-macam humas:

a.     Intern humas yaitu humas yang terdapat pada lingkup suatu organisasi. Dalam hal ini humas memiliki satu pemimpin dan program yang diatur sesuai struktur, wewenang, tugas dan tanggungjawab petugas humas. Di dalam sebuah lembaga humas dikenal dengan istilah bagian/departemen/divisi humas. Terdapat dua sistem dalam humas intern yaitu :

1)      Sistem sentralisasi yaitu sistem dimana aktivitas humas diorganisasi secara terpusat, jadi di dalam suatu organisasi hanya ada 1 divisi humas yang mengatur seluruh kegiatan kehumasan di organisasi tersebut.

2)      Sistem desentralisasi humas yaitu sistem yang diterapkan di organisasi besar dan disetiap divisi dalam organisasi tersebut memiliki tenaga humas tersendiri. Hal tersebut memungkinkan setiap divisi dapat mengembangkan program kehumasan sendiri meskipun pelaksanaannya harus tetap mendapat persetujuan dari humas pusat.

b.      Ekstern humas yaitu sebuah lembaga/ organisasi independent yang berbadan hokum dan bergerak dalam layanan bidang kehumasan. Terdapat 3 jenis humas ekstern yaitu :

1)      Humas full service, yaitu organisasi yang bergerak di bisnis pelayanan kehumasan meliputi kegiatan konseling, sekaligus pelayanan konsultasi dan pelayanan yang mereka berikan kepada klien yang dapat berupa perorangan maupun organisasi.

2)      Humas consultant, yaitu organisasi humas yang bergerak dalam layanan konsultasi kehumasan. Pelayanan ini biasanya dilakukan kepada petugas humas organisasi yang membutuhkan konsultasi kegiatan humas yang akan dilakukan pada organisasi tempat ia bekerja.

3)      Event organizer yaitu organisasi yang melayani jasa pelaksanaan sebuah kegiatan yang berhubungan dengan publik.

Profil petugas humas antara lain :

Memang tidak mudah menggambarkan profil petugas humas, namun dari beberapa referensi disebutkan enam criteria yang merangkum kualitas seseorang praktisi humas yang baik,meliputi hal-hal berikut ini.

a.       Mampu menghadapi semua orang yang memiliki aneka ragam karakter dengan baik.

b.      Mampu berkomunikasi dengan baik, menjelaskan segala sesuatu dengan jelas dan lugas, baik lisan maupun tertulis,atau bahkan secara visual.

c.       Mampu mengorganisir segala sesuatu, termasuk dalam perencanaan prima.

d.      Memiliki integritas personal (etika, kepemimpinan,semangat, kreativitas, imajinasi,dll) ,baik dalam profesi maupun kehidupan pribadi.

e.      Mempunyai imajinasi.

f.        Serba tahu, dalam hal ini adalah akses informasi yang seluas-luasnya.

g.       Terampil dibidang penulisan, mendengarkan, berbicara, membaca dan menggunakan alat komunikasi.

h.      Memiliki pengetahuan tentang media kehumasan dan memahami proses manajemen.

i.         Memiliki kemampuan memecahkan masalah, menggiring opini public dan respon publik.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan criteria ideal adalah kemampuan dalam hal manajemen, keterampilan, dan kepribadian. Gambaran umum tentang profil petugas humas dan kualifikasi yang dimilikinya haruslah orang yang cukup terampil, khususnya di bidang penulisan, mendengarkan, berbicara, membaca dan menggunakan alat-alat komunikasi lainnya.

Tugas pokok pranata humas :

a.       Perencanaan pelayanan informasi dan kehumasan

b.      Pelayanan informasi

c.       Melaksanakan hubungan kelembagaan

d.      Melaksanakan hubungan personil

e.      Mengembangkan pelayanan informasi kehumasan

B.    Organisasi Profesi Humas

Organisasi profesi merupakan suatu wadah para profesional di dalam mengembangkan dan mengadakan suatu studi profesi. Organisasi profesi yang sudah mantab biasanya sanga berperan didalam menentukan kurikulum studi profesi, mereka juga aktif melakukan riset, serangkaian pertemuan, dan kontes program-program humas.

Organisasi profesi humas merupakan suatu wadah para praktisi humas di dalam mengembangkan dan mengadakan suatu studi profesi humas. Berdasarkan organisasi yang sudah ada, organisasi humas dibagi menjadi 3 yaitu :

a.     Organisasi yang menghimpun para praktisi humas secara umum,

b.    Organisasi yang menghimpun perusahaan humas

c.     Organisasi yang menghimpun para praktisi humas yang dibedakan berdasarkan jenis perusahaannya (misal : khusus perhotelan, khusus perusahaan kosmetik, dsb )

Amerika diakui sebagai negara pertama yang membentuk organisasi profesi bagi para praktisi humas. Pada tahun 1948 di Amerika terbentuk suatu wadah yang bernama Public Relations Society of Amerika (PRSA). Langkah ini diikuti oleh Inggris, Jerman, Belanda, Spanyol, Swiss.

Beberapa Organisasi Profesi Humas

Perhimpunan Hubungan Masyarakat Indonesia (PERHUMAS)Perhumas didirikan di indonesia pada tanggal 15 desember 1972, dengan maksud untuk menghimpun dan membentuk  wadah bagi para praktisi humas. Tujuan perhumas adalah sebagai berikut :

a.       Meningkatkan perkembangan dan ketrampilan profesional humas di Indonesia

b.      Memperluas dan memperdalam pengetahuan mengenai humas

c.       Meningkatkan kontak dan pertukaran pengalaman diantara para anggotanya

d.      Menyelenggarakan hubungan dengan organisasi-organisasi serumpun dengan bidang humas, di dalam maupun di luar negeri

PERHUMAS memprakarsai berdirinya Federation of ASEAN Public Relations Organization (FAPRO)  pada tahun 1997 di Kuala Lumpur.  PERHUMAS ditunjuk menjadi tuan rumah konferensi FAPRO di Jakarta. PERHUMAS juga sudah tercatat dan diakui oleh IPRA dan pernah dipercaya sebagai tuan rumah konferensi IPRA pada tahun 1995. Indonesia telah menjadi board member IPRA. Bahkan pada tahun 2000-2001 Indonesia mewakili board member IPRA.

2.       Asosiasi Perusahaan Public Relations Indonesia (APPRI)

APPRI berdiri pada tanggal 10 April 1987 di Jakarta dan bersifat independen. Tujuan APPRI yaitu :

a.       Menghimpun, membina dan mengarahkan potensi perusahaan public relations nasional

b.      Mewujudkan fungsi public relations yang sehat, jujur dan bertanggung jawab sesuai kode praktik dank ode etik yang lazim berlaku secara nasional dan internasional

c.       Mengembangkan dan memajukan kepentingan asosiasi dengan memberikan kesempatan kepada para anggota untuk konsultasi dan kerjasama

d.      Member informasi kepada klian bahwa anggota APPRI memenuhi syarat untuk memberikan nasihat dalam bidang public relations dan akan bertindak untuk klien menurut kemampuan profesionalnya

e.      Merupakan sarana untuk para anggotanya dalam soal soal kepentingan usahan dan profesi

f.        Merupakan medium bagi masyarakat umum untuk mengetahui mengenai pengalaman dan kualifikasi para anggotanya

g.       Membantu mengembangkan kepercayaan umum atas jasa public relations.

h.      APRI telah menerbitkan kode etik profesi dan memberlakukan pada anggotanya.

APPRI telah menetapkan Kode Etik Profesi dan memberlakukan pada anggotanya.  Sejauh ini anggota APPRI telah berkiprah di tingkat internasional.

Selain PERHUMAS dan APPRI, di Indonesia didirikan Public Relations Society of Indonesia (PRSI) pada tahun 2005. Ada pula organisasi profesi yang lebih spesifik berdasarkan jenis usahanya. Contohnya : Perhimpunan PR Perhotelan  Indonesia, Persatuan PR Perbankan Indonesia, dan di kota Malang ada Forum Humas Perguruan Tinggi.

C.      ORGANISASI PROFESI HUMAS DI LUAR NEGERI

Organisai-organisasi humas di negara Eropa  berkumpul dalam suatu wadah organisasi di tingkat eropa, yakni Federation Associated Public Relations Organization (FAPRO). Aktivitas organisasi ini ditujukan untuk mengembangkan profesi humas (menyebarkan pentingnya arti humas bagi suatu lembaga, melakukan control akses, merumuskan dan memberlakukan kode etik profesi, melakukan evaluasi dan kontrol terhadap praktek humas para anggotanya), meningkatkan keahlian para praktisi humas dengan berbagai kegiatan pertemuan, riset, penerbitan, dn pengembangan pendidikan.

Berikut ini beberapa organisasi profesi humas di Amerika dan Inggris yang saya sadur dari internet :

1.      Public relations society of amerika (PRSA).

PRSA berkantor pusat di new York, berdiri pada tahun 1047. Tujuan didirikan PRSA adalah :

a.       Untuk menyatukan mereka yang melakukan kegiatan di bidang humas.

b.       Untuk mempertimbangkan segala masalah yang dihadapi bidang kehumasan.

c.       Untuk merumuskan, memajukan, mejelaskan kepada kelompok kelompok usaha,professional, dan lain lain.

d.       Untuk memperbaiki hubungan pelaksana humas dengan para majikan dan klien.

e.       Untuk memajukan dan berusaha mempertahankan standar yang tinggi mengenai pelayanan umum dan tingkah langku PRSA memiliki program tahunan, yakni pemberian penghargaan gold anvil award (GAW).

2.        Institute public relations of british (IPR)

PR berada di inggris dan didirikan pada tahun 1948 oleh sekelompok pegawai humas dari pemerintah pusat, local, kalangan industry dan sector perdagangan. Tujuan IPR adalah sebagai berikut :

a.       Untuk memajukan perkembangan humas demi kepentingan praktik tersebut di bidang perdagangan, industry, pemerintah local dan pusat, perusahaan perusahaan nasional professional

b.      Untuk mendorong dan memupuk ketaatan pada standar professional yang tinggi bagi para anggotanya dan untuk menetapkan serta merumuskan standar standar semacam itu.

c.       Untuk mengatur pertemuan, diskusi, konferensi dan lain lain mengenai masalah yang menjadi kepentingan bersama dan secara umum untuk bertindak sebagai wadah bagi pertukaran gagasan mengenai praktik kehumasan

3.        International public relations association (IPRA).

IPRA merupakan organisasi humas di tingkat internasional, terbentuk pada bulan mei tahun 1955 dalam suatu pertemuan di Stratford upon avon dengan tujuan sebagai berikut :

a.       Menyediakan jalur bagi pertukaran gagasan dan pengalaman professional antara mereka yang berurusan dalam kegiatan humas mengenai kepentingan internasional

b.      Mengadakan suatu rotasi / perputara apabila anggotanya setiap saat memerlukan pemberitahuan dan bimbingan

c.       Membantu mencapai kualitas tertinggi tentang praktik kehumasan

d.      Meningkatkan praktik kehumasan di semua bidang kegiatan di dunia dan memajukan nilai nilai dan pengaruhnya melalui promosi ilmu pengetahuan

e.      Meninjau dan mencari jalan keluar terhadap permasalahan yang mempengaruhi  praktik kehumasan yang biasa terjadi di berbagai Negara.

D.      Kedudukan humas dalam organisasi

Kedudukan humas adalah menilai sikap masyarakat agar tercipta keserasian antara masyarakat dan kebijaksanaan organisasi. Kemampuan pejabat humas dalam kedudukan humas antara lain :

a.       Memiliki kemampuan mengamati dan menganalisis suatu persoalan berdasarkan fakta dilapangan, perencanaan kerja komunikasi dan mampu mengevaluasi suatu problematic dan dihadapinya.

b.      Kemampuan untuk menarik perhatian melalui kegiatan publikasi kreatif, inovatif, dinamis dan menarik bagi public sebagai target sasarannya.

c.       Kemampuan untuk mempengaruhi pendapat umum, merekayasa pandangan public yang searah degnan kebijakan organisasi instansi yang diwakilinya dalam posisi yang menguntungkan.

d.      Menjalin suasana saling percaya dan toleransi, goodwill dengan berbagai pihak.

Peran ideal yang dimiliki praktisi humas dalam organisasi :

a.       Menjelaskan tujuan organisasi kepada pihak publiknya. Tugas tersebut akan lebih berhasil  jika humas lebih memahami informasi yang disampaikan.

b.      Bertindak dengan radar, tetapi juga mampu memperlancar pelaksanaan kepentingan publiknya. Jangan sampai pesan yang disampaikan membingungkan.

c.       Memiliki kemampuan melihat kedepan atau memprediksi sesuatu yang didasarkan pada pengetahuan akan data atau informasi actual yang menyangkut organisasi dan publiknya.

C. SISTEMATIKA PENYUSUNAN PROFIL

a. Nama dan logo perusahaan. Nama dan logo perusahaan merupakan hal penting yang harus ada dalam profil perusahaan, karena inilah yang menjadi identitas perusahaan.
b. Sejarah berdirinya perusahaan. Dengan menyertakan sejarah singkat berdirinya perusahaan berguna untuk memberi gambaran kepada pihak lain tentang landasan dan alas an perusahaan berdiri.
c. Visi dan misi perusahaan. Menyampaikan visi dalam perusahaan akan memberikan gambaran pada pembaca maupun audience tentang cita-cita besar yang ingin dicapai dimasa depan. Sedangkan penyampaian misi akan memberikan gambaran tentang berbagai upaya yang telah dan akan terus dilakukan oleh perusahaan dalam menggapai cita-cita tersebut.
d. Kegiatan dan kinerja perusahaan. Paparan kegiatan dan kinerja perusahaan merupakan point penting yang harus disampaikan melalui profil perusahaan. Beberapa hal yang terkait dengan kegiatan dan kinerja perusahaan diantarnya adalah :
1. Jenis produk yang ditawarkan
2. Target market perusahaan
3. Portofolio perusahaan
4. Laporan keuangan
5. Kontak perusahaan

C. TATA CARA PEMBUATAN PROFIL
Apapun bentuk company profile, anda harus merancang materi / bahan, kata-kata, dan informasi tentang perusahaan. Company profile berisi tentang dibawah ini :
a. Cover depan (wajib)
    Berisi Judul / nama perusahaan.
b. Kata pengantar (optional)
c. About us / tentang kami / sejarah singkat (wajib)
    Berisi tentang perusahaan anda. Bagaimana sejarah perusahaan anda berdiri, Perusahaan anda bergerak dibidang apa, dll silahkan anda meramu kata-kata yang tepat.
d. Visi Misi (optional tapi penting)
    Hampir semua company profile pasti ada visi misi perusahaan. Hal ini agar pembaca tau target visi dan misi perusahaan anda. Cara membuat visi misi silahkan cari digoogle, saya tidak perlu menjelaskan.
e. Produk / jasa perusahaan (wajib)
    Bagian ini yang terpenting. Menjelaskan apa sih yang perusahaan anda tawarkan? menjual produk apa saja? menjual jasa apa saja? Hal ini wajib ditulis di company profile anda.
f.  Kelebihan / why choose Us (Optional tapi penting)
     Company profile yang baik mampu membuat yakin dan tertarik para pembaca. Maka halaman yang berisi tentang kelebihan perusahaan anda sangat penting.
g.  Pengalaman perusahaan (optional)
     Sama seperti diatas, membuat pembaca lebih tertarik dengan perusahaan anda.
h.  Gallery foto (optional)
     Tidak wajib, tapi pembaca dapat mengetahui foto kegiatan yang dilakukan perusahaan anda.
i.  Daftar klien (optional tapi penting)
     Tidak penting tapi fungsinya besar sekali. Halaman klien berguna untuk menarik perhatian pembaca / calon klien. Jika perusahaan anda banyak klien pasti calon klien baru lebih percaya akan reputasi anda. Halaman client di company profile bisa berupa daftar nama klien/ nama perusahaan klien / logo perusahaan klien saja.
j.  Cover belakang & kontak informasi (wajib)
     Cover belakang wajib dipasang informasi kontak alamat, no telepon, fax, email, dll.
k.  Lainya (optional)
Halaman lainya yang ada disebuah company profile yaitu : Struktur organisasi, perlengkapan / peralatan perusahaan, Legalitas / scan dokumen, dll

Cara membuat profil organisasi humas :

a.         Membuat profil organisasi humas harus singkat, padat dan jelas

Memaparkan produk dan organisasi harus dilakukan dengan efektif dan efisien, tidak membuang waktu tetapi tetap menyita perhatian bagi khalayak.

b.        Langsung ke pokok persoalan, tidak bertele-tele dan langsung mampu diterima dengan baik oleh khalayak

c.         Gunakan data yang akurat.

Data yang akurat akan meningkatkan kepercayaan semua pihak yang berkepentingan.  Informasi yang akurat adalah kunci sukses membangun komunikasi melalui profil organisasi.

d.        Informasi yang ter uptodate

Karena informasi mengenai organisasi ataupun produk organisasi berubah, maka informasi harus selalu diperbaharui. Dengan mengupgrade informasi maka pemangku kepentingan dan masyarakat dapat mengetahui perkembangan terkini organisasi.

e.        Disajikan dengan cara kreatif

Pesan yang dibuat secara kreatif akan meningkatkan citra organisasi dan memberikan kesan professional sehingga akan sesuai dengan kepentingan bisnis.

TATA RUANG KANTOR

Tata Ruang Kantor : Pengertian, Keuntungan, Tujuan, Azas, Syarat, Jenis-Jenis, dan Langkah-Langkah Dalam Menyusun Tata Ruang Kantor yang Baik

A.   Pengertian Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor yaitu penyusunan perlengkapan, mesin, serta sebagainya di dalam ruang yang ada.       
Tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja.

Menurut George Terry : “Tata ruang kantor yaitu pemilihan tentang beberapa keperluan dalam pemakaian ruangan dengan cara terinci dari ruangan ini untuk mempersiapkan satu susunan yang praktis dari beberapa aspek  fisik yang dikira butuh untuk proses kerja perkantoran dengan cost yang layak”.

Menurut Littlefield serta Peterson : “Tata ruang kantor bisa dirumuskan sebagai pengaturan perlengkapan serta alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia”.

B.   Keuntungan Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor yang baik akan memberi keuntungan-keuntungan, diantaranya:

1.      Menghindar penghamburan tenaga dan waktu beberapa pegawai, karena jalan bolak-balik yang sebenarnya tak perlu.

2.      Menanggung kelancaran sistem pekerjaan yang berkaitan.

3.      Sangat mungkin penggunaan ruangan kerja dengan cara efektif, yakni satu luas lantai spesifik bisa dipakai untuk kepentingan yang sebanyak mungkin.

4.      Menghindar beberapa pegawai dibagian lain terganggu oleh umum yang akan penuhi satu sisi spesifik.

Tata ruangan kantor yang baik selain akan membuat alur kerja menjadi lebih lancar, juga dapat menambah keindahan suatu kantor, hal ini akan menjadikan kantor tidak membosankan untuk di tempati. 

Kesimpulannya, dengan tata ruangan kantor yang baik akan memberi dampak yang baik terhadap tingkat produktifitas karyawan.

C.   Tujuan Tata Ruang Kantor

1.      Mencegah penghamburan tenaga dan waktu pelaksanaan kerja.

Tata ruang kerja yang baik memungkinkan pekerjaan akan semakin cepat dan lancar.
Tata ruang kantor yang baik membuat setiap bagian pekerjaan yang ada di suatu kantor akan saling berhubungan secara cepat. Tentu saja ini akan menghemat tenaga dan waktu.

2.      Menjamin kelancaran proses pekerjaan.

Tata ruang kantor yang sudah terencana dengan baik membuat para pegawainya bekerja sesuai dengan susunan ruangan kantor tersebut, maka jika tata ruang kantor baik, maka pasti akan medukung proses pekerjaan.

3.      Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.

Jika pengaturan kantor semrawut maka dapat dipastikan ruanganan akan sumpek dan akan mempengaruhi kinerja para pegawainya.  Sebaliknya jika tata ruang kantor dirubah sedemikian rupa, maka penggunaan ruangan akan efisien, rungan kosong pun dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya.

4.      Mencegah para pegawai lain menganggu atau terganggu.

Jika meja-meja disusun secara rapi, lemari juga disusun berdasarkan keperluan, begitu juga berbagai barang lain diatur sedemikian rupa, maka akan memperlancar jalannya kinerja pegawai.

5.     Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai.

Dengan segala perubahan tata ruang kantor yang rapi, teratur, nyaman, bersih, maka akan menambah semangat dan kenyamanan bagi para pekerja yang ada didalamnya.

6.     Memberikan kesan yang baik bagi para pegawai.

7.      Memberikan kesan yang baik bagi para tamu.

D.   Azas Tata Ruang Kantor

Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas tersebut adalah:

1.     Asas Jarak Terpendek.

Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat.

Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.

2.     Asas Rangkaian Kerja

Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.

3.     Asas Penggunaan Segenap Ruangan

Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. 
Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.

4.     Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja

Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.

Keempat azas ini harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur.

E.   Syarat Tata Ruang Kantor yang Baik

Persyaratan tata ruang kantor yang baik, antara lain:

1.     Ruang yang tersedia dapat dipergunakan secara efisien. 

2.     Tersedianya pelayanan-pelayanan yang menunjang pekerjaan kantor (telepon, tenaga listrik, computer, dll)

3.     Pimpinan dapat dengan mudah melakukan pengawasan

4.     Dapat tercapainya dan terpeliharanya rasa kesatuan dan kesetiaan diantara para pegawai

5.     Terciptanya komunikasi dan arus kerja lebih lancar

6.     Mobilitas pegawai tidak terganggu oleh letak dan susunan perlengkapan kantor (meja, kursi, lemari, mesin)

7.     Perlengkapan kantor yang mengganggu supaya ditempatkan pada ruang terpisah 

8.     Susunan tempat dapat digunakan untuk berbagai pekerjaan dan sewaktu-waktu 

F.    Jenis-Jenis Tata Ruang Kantor

Secara umum tata ruang kantor dapat dibagi menjadi dua, yakni tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor tertutup.

Tata ruang kantor terbuka biasanya dalam satu kantor bisa diisi oleh banyak orang sekaligus yang terbagi dalam beberapa divisi tanpa batas/sekat yang terlalu jelas.

Sedangkan tata ruang kantor tertutup seringkali antara pegawai satu dengan yang lainnya dipisahkan oleh pembatas, bisa berupa pembatas sketsel, tembok, atau yang launnya

Meskipun secara garis besar tata ruang kantor terdiri dari dua macam, namun Sedarmayanti (2009: 128) berpendapat bahwa kedua jenis tata ruang tersebut masih dapat dibedakan lagi menjadi empat macam tata ruang kantor, antara lain :

1.     Tata Ruangan Kantor Tertutup/Berkamar (Cubicle Type Offices)

Merupakan tata ruang kantor dimana masing-masing orang atau divisi dalam kantor dipisahkan melalui sekat-sekat maupun tembok sehingga ruang kerja terdiri dari kamar-kamar privat untuk melakukan berbagai aktivitas pekerjaannya.

Bentuk dari ruang kantor ini bisa tertutup penuh hingga bagian plafon, ada yang hanya dibatasi oleh sekat separo badan maupun sekat setinggi manusia.

Beberapa kantor dengan tata ruang tertutup ada yang memiliki pintu dan ada juga yang tak berpintu.

Untuk kantor yang tidak berpintu sekat difungsikan untuk membatasi pandangan mata agar dalam melakukan pekerjaan bisa lebih fokus.

Kelebihan/keuntungan tata ruangan kantor tertutup/berkamar (cubicle type offices)

1)    Dapat menjamin konsentrasi kerja karena pandangan dibatasi oleh sekat;

2)    Memiliki privasi yang tinggi sehingga pekerjaan yang bersifat rahasia dapat terjamin kerahasiaanya;

3)    Ruang kerja masing-masing divisi dapat dibedakan, dapat menjaga status masing-masing jabatan, dan terpeliharanya kewibawaan pimpinan;

4)    Kebersihan kerja lebih terjamin karena masing-masing orang memiliki tanggung jawab atas ruang yang dia gunakan.

Kekurangan/ kerugian  tata ruangan kantor tertutup/berkamar (cubicle type offices)

1)    Karena adanya sekat pembatas, menyebabkan komunikasi antar pegawai tidak dapat dilakukan secara langsung;

2)    Membutuhkan biaya lebih besar, mulai dari pembelian sekat, biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan cahaya, dan biaya pembelian peralatan dan perlengkapan kantor lainnya;

3)    Pemakaian ruangan tidak fleksibel jika suatu saat ada perubahan tempat maupun saat terjadi perombakan organisasi;

4)    Kondisi kantor yang tertutup dapat mempersulit pengawasan;

5)    Membutuhkan ruang yang lebih luas untuk menata semua peralatan dan perlengkapan kantor.

2.     Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Offices)

Tata ruang kantor terbuka adalah ruangan kerja yang didalamnya terdapat banyak karyawan maupun divisi kerja yang tidak dipisahkan oleh pembatas apapun sehingga ruang kerja terlihat cukup luas.

Ruang kerja seperti ini biasanya karyawan dapat menempati satu meja khusus dan bisa juga dalam satu meja bisa ditempati oleh beberapa karyawan sekaligus.

Kelebihan/keuntungan tata ruang kantor terbuka (open plan offices)

1)    Pimpinan lebih mudah melakukan pengawasan terhadap kinerja masing-masing karyawan;

2)    Mempermudah pengaturan cahaya karena dalam satu ruang tidak membutuhkan penerangan yang banyak sebagaimana tata ruang kantor tertutup;

3)    Sirkulasi udara bisa lebih baik dan dapat diatur dengan mudah karena tidak terlalu banyak sekat maupun tembok permanen;

4)    Dekorasi kantor bisa dibuat dengan mudah karena tidak terlalu banyak pernak-pernik yang dibutuhkan;

5)    Lebih fleksibel jika suatu saat dibutuhkan perubahan tata ruang;

6)    Komunikasi antar karyawan bisa lebih mudah karena tidak ada pembatas

7)    Dapat dilakukan penyeragaman kerja dan mempermudah dalam pembagian peralatan kerja;

8)    Lebih menghemat biaya, dan lain-lain

Kekurangan/kerugian tata ruang kantor terbuka (open plan offices)

1)    Para karyawan lebih sulit untuk fokus dalam melakukan pekerjaannya;

2)    Suasana kerja berpotensi gaduh dan bising karena masing-masing orang bisa ngobrol dan bersenda gurau;

3)    Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak jelas;

4)    Kerahasiaan pekerjaan tidak terjamin karena masing-masing orang dapat memantau pekerjaan orang lain;

5)    Kondisi kantor bisa terlihat kurang rapi jika banyak tumpukan berkas yang tidak ditata dengan baik.

3.     Tata Ruang Kantor Berhias/Berpanorama (Landscape Offices)

Tata ruang kantor berhias adalah ruang kerja yang dihiasi oleh berbagai elemen hias untuk mempercantik ruangan kantor.

Beberapa elemen hias ini bisa berupa tanaman hidup, tanaman sintetis, maupun bahan dekorasi lain seperti kain, sterofoam, gabus dan lain sebagainya.

Beberapa perusahaan membuat tata ruang kantor berhias ini dalam bentuk seperti lingkungan outdoor dimana di dalam kantor tersebut terdapat pemandangan alam yang terbuka sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih nyaman dan segar.

Kelebihan/keuntungan tata ruang kantor berhias/berpanorama (landscape offices)

1)    Suasana kerja dalam kantor lebih nyaman sehingga para pegawai lebih betah dalam kantor;

2)    Suasana yang nyaman dapat meminimalisir ketegangan syaraf dalam bekerja;

3)    Dapat menghindari kebisingan dan kegaduhan saat bekerja;

4)    Produktivitas kerja dapat meningkat karena dalam melakukan pekerjaan bisa dilakukan lebih efektif dan efisien.

Kekurangan/kerugian tata ruang kantor berhias/berpanorama (landscape offices)

1)   Membutuhkan biaya yang besar untuk mendesain dan membuat dekorasinya;

2)    Biaya pemeliharaan cukup tinggi;

3)    Membutuhkan tenaga ahli yang dapat menciptakan suasana yang sesuai harapan.

4.     Tata Ruang Kantor Gabungan

Tata ruang kantor gabungan adalah ruang kantor yang terdiri dari gabungan antara beberapa bentuk ruang kantor tertutup, ruang kantor terbuka, dan ruang kantor berhias.

Tata ruang kantor gabungan ini banyak digunakan karena dari ketiga bentuk ruang kantor yang telah disebutkan diatas mempunyai kerugiannya masing-masing.

Dengan menggabungkan berbagi unsur yang terbaik, maka kondisi kantor gabungan bisa menjadi pilihan untuk menciptakan suasana kantor yang lebih kondusif.

G.  Langkah-Langkah Dalam Menyusun Tata Ruang Kantor yang Baik

Beberapa langkah untuk menyusun tata ruang kantor yang baik, antara lain:

1.     Mengetahui hubungan satuan yang melaksanakan tata usaha dengan satuan-satuan kerja lainnya.

2.     Mengetahui sifat pekerjaan (rahasia atau tidak rahasia) dan pelajari segenap pekerjaan, tentukan urut-urutan pekerjaan, serta ketahui jumlah pegawai yang terlibat.

a)    Satuan pekerjaan yang melayani public ditempatkan pada tempat yang mudah didatangi orang luar tanpa mengganggu satuan kerja lainnya.

b)    Satuan-satuan yang satu sama lain saling berhubungan erat, diupayakan untuk dikelompokkan pada satu tempat.

c)     Satuan pusat yang mengerjakan semua kegiatan ketatausahaan, diupayakan ditempatkan ditengah-tengah (yang strategis).

d)    Satuan yang tugas pekerjaannya menimbulkan suara gaduh, diletakkan jauh dari satuan kerja yang membutuhkan ketenangan.

3.     Membuat gambar denah ruangan dengan skalatis,

4.     Susun letak meja kursi pegawai dan perabot lainnya,

5.     Menyusun denah konsep tata ruang, dengan memperhitungkan kemungkinan perubahan karena :

a)    Penambahan atau pengurangan pegawai.

b)    Penambahan atau penggantian perabot/ alat kerja.

c)     Perubahan penyelesaian prosedur kerja.

d)    Perubahan atau pengembangan struktur organisasi.

e)     Penambahan atau pengurangan atau perubahan pekerjaan.
Sumber :

http://www.kmo.co.id/pengertian-tata-ruangan-kantor/

http://webbisnis.com/4-macam-tata-ruang-kantor-usaha/

http://webbisnis.com/tips-kantor-yang-baik-dan-nyaman-untuk-bekerja/

http://perkantoran-ithas.blogspot.co.id/2011/11/blog-post.html.