RUANG LINGKUP ADMINISTRASI KEUANGAN

RUANG LINGKUP ADMINISTRASI KEUANGAN

Kalian tentu sering mendengar istilah administrasi keuangan. Kata administrasi keuangan yang kita ketahui biasanya diartikan sebagai proses pengelolaan keuangan yang dilakukan oleh organisasi baik pemerintah maupun swasta. Keberadaan administrasi keuangan bagi organisasi mutlak adanya karena setiap organisasi pasti memiliki sumber keuangan yang harus dialokasikan dengan baik agar tujuan organisasi dapat tercapai. Sebelum kita membahas lebih lanjut mengenai administrasi keuangan, apakah kalian tau apa itu administrasi keuangan? Pada modul ini nanti akan kita bahas bersama-sama mengenai pengertian, fungsi, tujuan,, manfaat, sampai dasar pengelolaan administrasi keuangan secara lengkap. Simaklah uraian materi berikut ini!

1.      Pengertian Administrasi, Keuangan dan Administrasi keuangan

a.   Administrasi adalah proses kerjasama sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan .

b. Pengertian keuangan adalah kegiatan mengolah uang untuk melakukan transaksi pembayaran.

c.  Pengertian administrasi keuangan oleh para ahli :

1)    Menurut Simon : administrasi keuangan adalah proses pengelolaan yang melibatkan semua kegiatan yang berhubungan dengan keuangan, pembuatan laporan keuangan, dan pencapaian tujuan untuk kepentingan bersama.

2)    Menurut The Liang Gie : administrasi keuangan merupakan proses pengurusan atau penyelenggaraan, penyediaan, dan penggunaan uang dalam setiap usaha kerjasama.

 d. Pengertian administrasi keuangan dalam arti sempit (tata usaha keuangan) adalah pencatatan keluar masuknya uang untuk membiayai suatu kegiatan organisasi

e. Pengertian administrasi keuangan (pengelolaan keuangan) dalam arti luas adalah pengaturan serta penetapan kebijakan yang berkaitan dengan pengadaan maupun pemanfaatan keuangan yang kegiatannya meliputi perencanaan, pengaturan pertanggungjawaban dan pengawasan keuangan.

e.    Jadi dapat disimpulkan bahwa administrasi keuangan adalah proses pengelolaan semua kegiatan yang berkaitan dengan keuangan, mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga pembuatan laporan keuangan.

2.     Komponen Administrasi Keuangan

a.       Perencanaan keuangan adalah kegiatan merencanakan penerimaan dan pengeluaran uang.

b.  Penganggaran keuangan adalah membuat perkiraan secara detail pengeluaran dan pemasukan keuangan.

c.    Pengelolaan keuangan adalah penggunaan dana untuk memaksimalkan dana yang ada dengan berbagai cara.

d.      Pencarian keuangan adalah mencari sumber uang untuk kegiatan perusahaan.

e.       Penyimpanan keuangan adalah pengumpulan dana dan menyimpan dana dengan aman.

f.       Pengendalian keuangan adalah melakukan evaluasi serta perbaikan atas sistem keuangan.

g.     Pemeriksaan keuangan adalah melakukan audit atau pemeriksaan keuangan perusahaan  agar tidak terjadi penyimpangan.

3.      Fungsi Administrasi Keuangan

Fungsi administrasi keuangan secara umum:

a.     Fungsi investasi, meliputi pengelolaan dana ke dalam aktiva-aktiva yang akan digunakan untuk berusaha mencapai tujuan. Dana tersebut dapat berasal dari modal sendiri maupun dari luar. Investasi dalam perusahaan dibagi menjadi 2 yaitu :

1)      Investasi jangka pendek, yaitu investasi berupa kas, persediaan barang, piutang, dll.

2)      Investasi jangka panjang, yaitu investasi berupa gedung, tanah dan peralatan produksi.

b.    Fungsi mencari dana, yaitu usaha untuk mendapatkan modal untuk mendanai usaha-usaha yang dijalankan perusahaan dan memilih sumber-sumber dana yang tepat.

c.   Fungsi pembelanjaan, meliputi kegiatan tentang penggunaan dana baik dana dari luar maupun milik sendiri yang digunakan untuk membiayai seluruh kegiatan perusahaan.

d.      Fungsi pembagian laba, yaitu dengan menentukan aturan dalam mengadakan pembagian laba usaha perusahaan.

Fungsi administrasi keuangan secara khusus di Instansi dan Lembaga :

a.       Fungsi Administrasi Keuangan di Instansi Pemerintah

Administrasi keuangan negara merupakan seluruh penerimaan dan pengeluaran, baik yang menyangkut pemerintah pusat, pemerintah daerah, BUMN, BUMD, maupun istitusi yang menggunakan modal atau kelonggaran dari negara atau masyarakat.

Administrasi keuangan negara merupakan kekayaan negara berupa harta berbentuk uang, hak-hak negara seperti hak menagih atas kontrak pertambangan, hak penangkapan ikan, hak penguasaan hutan, kewajiban-kewajiban atau utang-utang negara seperti dana pension, asuransi kesehatan, jaminan sosial tenaga kerja, kekayaan bersih negara dan kekayaan alam.

Administrasi keuangan negara merupakan kebijaksanaan-kebijaksanaan anggaran, fiscal, moneter, beserta akibatnya dibidang ekonomi.

Administrasi keuangan negara mencakup keuangan lainnya yang dikelola pemerintah pusat dan daerah, dan badan-badan yang menjalankan kepentingan negara atas uang yang dimiliki negara maupun uang ataupun dana yang dimiliki masyarakat. Maksud dari administrasi keuangan negara adalah pengelolaan keuangan negara dalam arti luas termasuk didalamnya subbidang fiscal, subbidang pengelolaan moneter dan sub bidang pengelolaan kekayaan negara yang dipisahkan.

Dalam sub bidang fiskal keuangan negara ini juga menyangkut beberapa fungsi keuangan negara, diantaranya:

1)      Fungsi pengelolaan ekonomi makro dan fiskal, fungsi ini menyangkut pengendalian kondisi makro ekonomi yang direfleksikan dalam indikator ataupun statistik ekonomi Indonesia. Dalam fungsi ini juga dibuat nota keuangan sebagai dasar untuk mengestimasi tingkat perkembangan ekonomi akibat dilaksanakannya belanja pemerintah/governmental expenditures demikian juga inisiasi dan pelaksanaan kerjasama – sama luar negeri seperti dengan lembaga donor yang diperkirakan memberikan pengaruh terhadap indikator ekonomi makro Indonesia;

2)      Fungsi penganggaran, fungsi ini seperti telah diuraikan diatas adalah merupakan fungsi perencanaan secara kuantitatif yang direfleksikan dalam perencanaan keuangan pemerintah untuk jangka waktu satu tahun ke depan yang dituangkan dalam APBN/D;

3)   Fungsi administrasi perpajakan, seperti kita ketahui bahwa lebih dari 70% pendapatan pemerintah dalam APBN berasal dari pajak sehingga pengadministrasian perpajakan secara baik akan memudahkan pemerintah untuk mengestimasi pendapatan negara dengan lebih baik juga. Kebijakan pemerintah untuk melakukan intensifikasi dan ekstensifikasi perpajakan dalam rangka peningkatan pembayaran pajak harus diikuti oleh administrasi perpajakan yang baik atau dengan kata lain aspek material perpajakan harus saling terkait dengan aspek formal perpajakan;

4)      Fungsi administrasi kepabeanan, bea masuk juga merupakan sumber pendapatan negara untuk membiayai belanja negara. Meskipun terus menjadi isu yang digulirkan dan dibesarkan oleh negara – negara pendukung free trade ataunon tarif untuk menghapuskan bea masuk, namun kebijakan bea masuk merupakan salah satu instrumen yang efektif dari keuangan negara untuk memproteksi produk dalam negeri dalam bersaing dengan produk luar negeri sejenis yang diproduksi dengan biaya produksi yang lebih rendah atau efisien sehingga harga jualnya lebih murah di pasar;

5)      Fungsi perbendaharaan, dalam fungsi ini keuangan negara lebih banyak kepada penatausahaan keuangan negara yang lebih baik. Mulai dari penetapan kebijakan penerimaan dan pengeluaran kas negara hingga penetapan sistem dan prosedur keuangan negara dan akuntansi pemerintahan yang bermuara pada pelaporan keuangan negara. Penatausahaan dan pertanggungjawaban keuangan negara yang baik merupakan salah satu syarat terpenuhi akuntabilitas keuangan; dan

6)      Fungsi pengawasan keuangan, fungsi ini melekat pada aparat pengawas internal dan eksternal pemerintah.

b.      Fungsi Administrasi Keuangan di Perusahaan

1)    Planning atau Perencanaan Keuangan, meliputi Perencanaan Arus Kas dan Rugi Laba.

2)    Budgeting atau Anggaran, perencanaan penerimaan dan pengalokasian anggaran biaya secara efisien dan memaksimalkan dana yang dimiliki.

3)      Controlling atau Pengendalian Keuangan, melakukan evaluasi serta perbaikan atas keuangan dan sistem keuangan perusahaan.

4)    Auditing atau Pemeriksaan Keuangan, melakukan audit internal atas keuangan perusahaan yang ada agar sesuai dengan kaidah standar akuntansi dan tidak terjadi penyimpangan.

5)   Reporting atau Pelaporan Keuangan, menyediakan laporan informasi tentang kondisi keuangan perusahaan dan analisa rasio laporan keuangan.

c.       Fungsi Administrasi Keuangan di Sekolah

Melalui kegiatan manajemen keuangan maka kebutuhan pendanaan kegiatan sekolah dapat direncanakan, diupayakan pengadaannya, dibukukan secara transparan, dan digunakan untuk membiayai pelaksanaan program sekolah secara efektif dan efisien. Untuk itu tujuan manajemen keuangan adalah:

1)      Meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan keuangan sekolah

2)      Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi keuangan sekolah.

3)      Meminimalkan penyalahgunaan anggaran sekolah.

4.      Prinsip Administrasi Keuangan

a.      Konsistensi (consistency) adalah ketetapan dalam sistem pengelolaan keuangan (kecuali jika terjadi perubahan yang ditetapkan oleh perusahaan).

b.  Akuntabilitas (accountability) adalah kewajiban moral individu untuk menjelaskan bagaimana dana telah digunakan.

c.   Transparansi (transparenct) adalah keterbukaan organisasi dalam hal pekerjaan dan menyediakan informasi berkaitan dengan dana perusahaan.

d.     Kelangsungan hidup (viability) adalah menjaga keuangan organisasi agar sesuai dengan rencana.

e.     Integritas (integrity) adalah kejujuran dalam pembuatan laporan dan catatan keuangan agar selalu lengkap dan akurat.

f.     Pengelolaan ( stewardship) adalah organisasi harus memastikan dana dikelola dengan baik dan menjamin bahwa dana tersebut digunakan untuk mencapai tujuan.

g.   Standar akuntansi ( accounting standarts) adalah standar yang digunakan perusahaan harus sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku umum.

5.      Tujuan Administrasi Keuangan

a.       Memperlancar proses keluar masuk uang

b.      Mempermudah transaksi uang

c.       Adanya bukti transaksi

d.      Mengetahui kondisi keuangan diperusahaan

6.      Manfaat Administrasi Keuangan

a.       Teraturnya penerimaan dan pengeluaran uang.

b.      Pemanfaatan uang dikoordinasikan dengan baik

c.       Berkurangnya kekeliruan dalam pembuatan laporan keuangan.

7.      Petugas  dan pekerjaan Administrasi Keuangan

     Pelaksanaan semua administrasi keuangan dapat dilakukan oleh beberapa petugas, yaitu:

      a.       Manajer keuangan

Tugas utama manager keuangan adalah bertanggung jawab untuk membantu perencanaan bisnis dan pengambilan keputusan dengan menyediakan nasihat keuangan yang sesuai. Tugas pokok manajer keuangan dalam perusahaan adalah mencari sumber-sumber dana dari berbagai pihak untuk diinvestasikan dalam kegiatan produktif perusahaan serta melakukan pemeriksaan terhadap laporan kas, dan menyetujui permohonan untuk pengisian dana kas kecil.

b.      Bendahara

 Bendahara adalah orang yang bertugas untuk membuat pembukuan dan mengatur keuangan dalam sebuah organisasi atau kepanitiaan.tugas pertama seorang bendahara adalah membuat Rencana Anggaran Pengeluaran Belanja Organisasi (RAPBO) untuk satu periode kepengurusan. Serta menangani permohonan pengajuan dana kas kecil dan  laporan pembukuan atas kas kecil dari administrator kantor. Lalu, mengisi dana kas kecil dalam bentuk cek atau uang tunai.

c.      Staf keuangan

Secara umum tugas staf keuangan adalah untuk melaksanakan kegiatan administrasi keuangan perusahaan. dari tahap jurnal entry (catatan untuk transaksi akuntansi berdasarkan urutan kronologis, yaitu pada saat transaksi itu terjadi) sampai dengan pengarsipan dokumennya. Untuk menjamin kelancaran,keakuratan dan ketertiban administrasi keuangan perusahaan

d.      Sekretaris / administrasi kantor

     Tugas dan tanggungjawab administrasi kantor adalah:

1) Bertanggungjawab pada kegiatan keuangan antara pimimpin perusahaan dengan semua pihak lembaga keuangan, contohnya pada  Bank.

2)  Melakukan pembayaran rekening pajak dan sumbangan dana dengan nama pimpinan perusahaan.

3)  Bertanggung jawab pada kas kecil dengan melakukan pencatatan, perhitungan kas kecil serta menyediakan dana untuk keperluan rutin dengan nilai yang kecil dan membuat laporan kas kecil

        Pekerjaan dan tanggungjawab umum para petugas administrasi :

a.  Pekerjaan petugas administrasi keuangan adalah pengembangan proses, pelaporan, membuat pedoman dan koordinasi dengan departemen lain.

b.   Tanggungjawab petugas adm. Keuangan adalah :

1)     Mengelola surat menyurat, contoh : surat penagihan.

2)   Melakukan entri jurnal transaksi barang dan jasa, baik untuk transaksi intern maupun ekstern.

3)      Membuat, memeriksa dan mengarsip faktur, nota dan laporan hutang piutang

4)      Membuat dan mengecek tagihan

5)      Menerima dan memeriksa tagihan dan merekapnya

6)      Memeriksa rangkuman kas kecil

7)      Menginput penerimaan pembayaran dari pelanggan.

8)      Memeriksa laporan rekonsiliasi bank

9)      Mengarsip seluruh dokumen transaksi

10)  Melakukan stok opname untuk melihat adanya selisih barang.

8.     Dasar Pengelolaan Administrasi Keuangan

 Pengelolaan administrasi keuangan dalam suatu usaha meliputi :

a.       Menerima, menyiapkan uang dan melaksanakan administrasinya

b.      Menyiapkan bukti transaksi

c.       Menyusun laporan kas

d.      Meneliti kelengkapan dan kebenaran bukti transaksi

e.       Menata dan mengatur administrasi keuangan sesuai prosedur.

f.       Menyimpan dan memelihara dokumen transaksi

g.  Menyiapkan serta menata laporan keuangan berupa neraca, rugi laba dll beserta penjelasan dan lampiran.

A.      Uji Kompetensi :

I.       Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dari soal-soal dibawah ini!

1. Rangkaian kegiatan dan prosedur dalam mengelola uang disebut ....

A.    uang

B.     keuangan

C.     administrasi

D.    administrasi keuangan dalam arti luas

E.     administrasi keuangan dalam arti sempit

2. Nama lain dari administrasi keuangan dalam arti luas adalah ....

A.    pencatatan keuangan

B.     pengorganisasian keuangan

C.     pengelolaan keuangan

D.    tata usaha keuangan

E.     pengawasan keuangan

3. Berikut yang bukan komponen administrasi keuangan adalah ....

A.    perencanaan keuangan

B.     pencatatan keuangan

C.     penganggaran keuangan

D.    pengendalian keuangan

E.     pemeriksaan keuangan

4. Menggunakan dana perusahaan untuk memaksimalkan dana yang ada dengan berbagai cara adalah pengertian dari komponen administrasi keuangan ....

A.    perencanaan keuangan

B.     pengelolaan keuangan

C.     penganggaran keuangan

D.    pengendalian keuangan

E.     pemeriksaan keuangan

5. Kewajiban moral dan tanggungjawab individu untuk menjelaskan bagaimana dana telah digunakan disebut prinsip administrasi....

A.  konsistensi

B.  transparansi

C.  viability

D.  integrity

E.   akuntability

6. Berikut ini yang bukan merupakan tujuan administrasi keuangan adalah ....

A.    berkurangnya kekeliruan pembuatan laporan keuangan

B.     memperlancar proses keluar masuknya uang

C.     mempermudah transaksi keuangan

D.    adanya pencatatan transaksi keuangan

E.     mengetahui kondisi keuangan perusahaan

7. Membuat, memeriksa dan mengarsip faktur atau nota adalah salah satu ... administrasi keuangan.

A.    pelaporan

B.     tujuan

C.     manfaat

D.    tanggungjawab

E.     wewenang

8. Memilih sumber dana yang tepat untuk membiayai berbagai jenis kebutuhan perusahaan  disebut fungsi ....

A.    pembelanjaan

B.     penganggaran

C.     mencari dana

D.    investasi

E.     pembagian laba

9. Orang yang bertugas untuk membuat pembukuan dan mengatur keuangan dalam sebuah organisasi atau kepanitiaan.tugas pertama seorang bendahara adalah....

A.    bendahara

B.     kasir

C.     manajer

D.    sekretaris

E.     pimpinan

10. Berikut ini yang bukan merupakan dasar pengelolaan administrasi keuangan adalah ….

A.  menerima, menyiapkan uang dan melaksanakan administrasinya

B.      menyiapkan bukti transaksi

C.       membentuk dana kas kecil

D.      meneliti kelengkapan dan kebenaran bukti transaksi

E.       menata dan mengatur administrasi keuangan sesuai prosedur

II. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan benar!

1.      Jelaskan pengertian administrasi keuangan!

2.      Jelaskan fungsi pembagian laba dalam administrasi keuangan!

3.      Tuliskan pekerjaan dari petugas administrasi keuangan!

4.      Sebutkan tujuan dari administrasi keuangan!

5.      Sebutkan manfaat dari administrasi keuangan!