KD
3.1 MEMAHAMI RUANG LINGKUP KEHUMASAN
A.
Pengertian
Humas
Pada dasarnya humas merupakan bidang atau
fungsi tertentu yang diperlukan oleh setiap organisasi, baik itu organisasi
yang bersifat komersial maupun organisasi yang non komersial. Arti penting
humas sebagai sumber informasi terpercaya kian terasa pada era globalisasi.
Namun, penggunaan istilah humas yang semakin luas cenderung mengaburkan arti
humas yang sebenarnya bagi masyarakat pada umumnya disebabkan semakin
berkembangnya fungsi humas yang hakikatnya berbeda mengenai peranan didalam
masyarakat modern. Sebenarnya apa arti humas? Mari kita pelajari bersama dalam
pembahasan berikut ini.
1.
Pengertian Humas
Pengertian Humas secara umum
adalah salah satu bagian dari organisasi yang berfungsi untuk melakukan
interaksi, hubungan, dan kerjasama dengan masyarakat yang terkait dengan
organisasi tersebut. Humas merupakan singkatan dari Hubungan Masyarakat atau
dalam bahasa Inggris disebut dengan Public Relation (PR) yang bertanggungjawab
dalam membangun dan mempertahanan reputasi, citra, dan komunikasi yang baik dan
bermanfaat antara organisasi dan publik.
Dalam dunia bisnis, fungsi humas kerap
dikaitkan dengan marketing, padahal sangat berbeda. Sebagai profesi, bidang
Humas nantinya membantu mendidik, memberikan infomasi, membangkitkan
ketertarikan masyarakat, merencanakan strategi untuk meraih simpati hingga
membuat masyarakat mengerti dalam situasi tertentu.
Seperti ketika perusahaan diterpa kasus tidak
sedap yang mengancam citra baik, pihak humas nantinya akan memberikan edukasi
dan berbagai upaya pada khalayak supaya tidak memberikan citra buruk
tentang perusahaan mereka. Bidang ini akan menyusun berbagai strategi
supaya mendapatkan simpati dan agar brand yang dibangun dengan susah payah tidak
gelap begitu saja. Oleh karena itu pekerjaan humas nantinya akan berhubungan
dengan pers dan tidak pernah lepas dari ilmu komunikasi.
2. Pengertian
humas dari para ahli adalah sebagai berikut :
a.
Menurut J. C Sidel pengertian Humas adalah proses
berkesinambungan dari usaha-usaha manajemen agar bisa mendapatkan itikad baik
dan pengertian dari para pelanggan, karyawan, dan publik secara umum.
b.
Menurut Howard Bohham pengertian humas adalah suatu
seni untuk menciptakan pengertian publik yang lebih baik untuk meningkatkan
kepercayaan publik atau pemberdayaan lebih tinggi terhadap sebuah lembaga atau
organisasi.
c.
Menurut Cultip, Center, & Broom, pengertian Humas
adalah fungsi manajemen yang bertujuan membangun dan mempertahankan hubungan
baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang bisa memberikan dampak
positif terhadap keberhasilan atau kegagalan sebuah organisasi.
d.
Menurut Scott M. Cutlip & Allen H. Center,
Definisi humas adalah merupakan fungsi manajemen yang bertugas untuk:
1)
Memberikan penilaian terhadap sikap publik
2) Mengidentifikasi
kebijakan dan tata cara organisasi/ perorangan dalam melayani kepentingan
publik
3) Membuat rencana dan
melakukan program untuk mendapatkan pemahaman dan dukungan dari masyarakat
e.
Pengertian humas menurut International Public
Relations Association (IPRA), humas adalah fungsi manajemen yang terencana dan
berkalanjutan di dalam orgnisasi induk atau pun lembaga swasta yang bertujuan
mendapatkan simpati, pegertian serta dukungan dari pihak terkait. Kalau
disederhanakan lagi humas adalah manajemen yang membantu pencapaian tujuan
organisasi, memfasilitasi perubahan organisasional dan mendefinisikan filosofi.
f.
Menurut Efendy, pengertian humas dibagi 2 yaitu:
1)
Humas sebagai teknik komunikasi dimksudkan bahwa humas
dilakukan sendiri oleh pimpinan organisasai.
2)
Sedangkan Humas sebagai metode komunikasi dimkasudkan
bahwa dilakukan secara melembaga (Public relation of being), dimana wahana
Humas ditekankan dalah berupa biro, bagian, seksi, urusan bidang dan lain
sebagainya.
B.
Sejarah Humas
Dalam sejarahnya istilah
Public Relations sebagai sebuah teknik menguat dengan adanya aktivitas yang
dilakukan oleh pelopor Ivy Ledbetter Lee yang tahun 1906 berhasil menanggulangi
kelumpuhan industri batu bara di Amerika Serikat dengan sukes. Atas upayanya
ini ia diangkat menjadi The Father of Public Relations.
Perkembangan PR
sebenarnya bisa dikaitkan dengan keberadaan manusia. Unsur-unsur memberi
informasi kepada masyarakat, membujuk masyarakat, dan mengintegrasikan
masyarakat, adalah landasan bagi masyarakat.
Tujuan, teknik, alat dan
standar etika berubah-ubah sesuai dengan berlalunya waktu. Misalnya pada masa
suku primitif mereka menggunakan kekuatan, intimidasi atau persuasi ntuk
memelihara pengawasan terhadap pengikutnya. Atau menggunakan hal-hal yang
bersifat magis, totem (benda-benda keramat), taboo (hal-hal bersifat tabu), dan
kekuatan supranatural.
Penemuan tulisan akan membuat
metode persuasi berubah. Opini publik mulai berperan. Ketika era Mesir Kuno,
ulama merupakan pembentuk opini dan pengguna persuasi. Pada saat Yunani kuno
mulai dikembangkan Olympiade untuk bertukar pendapat dan meningkatkan hubungan
dengan rakyat. Evaluasi mengenai pendapat atau opini publik merupakan
perkembangan terakhir dalam sejarah kemanusiaan.
Dasar-dasar fungsi humas
ditemukan dalam revolusi Amerika. Ketika ada gerakan yang direncanakan dan
dilaksanakan. Pada dasarnya, masing-masing periode perkembangan memiliki
perbedaaan dalam startegi mempengaruhi publik, menciptakan opini publik demi
perkembangan organisasinya.
Berikut gambaran kronologis PR di
dunia:
Abad ke-19 : PR di Amerika dan Eropa
merupakan program studi yang mandiri didasarkan pada
perkembangan Ilmu pengetahuan dan
teknologi.
1865-1900 : Publik masih
dianggap bodoh
1900-1918 : Publik diberi
informasi dan dilayani
1918-1945 : Publik diberi
pendidikan dan dihargai
1925 : Di New
York, PR sebagai pendidikan tinggi resmi
1928 : Di Belanda memasuki pendidikan tinggi dan
minimal difakultas sebagai mata kuliah wajib.
Disamping itu banyak diadakan kursus-kursus yang bermutu
1945-1968 : Publik mulai
terbuka dan banyak mengetahui
1968 : Di Belanda mengalami
perkembangan pesat. Ke arah ilmiah karena penelitian yang rutin dan kontinyu. Di
Amerika perkembangannya lebih ke arah bisnis.
1968-1979 : Publik dikembangkan di berbagai bidang, pendekatan
tidak hanya satu aspek saja
1979-1990 :
Profesional/internasional memasuki globalisasi dalam perubahan
mental dan kualitas
1990-sekarang :
a. perubahan mental,
kualitas, pola pikir, pola pandang, sikap dan pola perilaku secara nasioal/internasional
b. membangun
kerjasama secara lokal, nasional,
internasional
c. saling
belajar di bidang politik, ekonomi, sosial, Iptek, sesuai dengan kebutuhan era
global/informasi
Sejarah perkembangan Public
Relations di Indonesia secara konsepsional terjadi pada tahun 1950-an. Kala itu
berdiri organisasi HUMAS pertama kali di perusahaan perminyakan negara (
Pertamina). Peranan divisi HUPMAS ( Hubungan Pemerintah dan Masyarakat )
Pertamina ini sangat penting dalam upaya menjalin hubungan komunikasi timbal
balik dengan pihak klien, relasi bisnis, perusahaan swasta/BUMN/Asing dan
masyarakat.
Bapak Rosady Ruslan, SH, MM membagi
perkembangan public relations di Indonesia dalam 4 periode yaitu, sebagai
berikut :
1. Periode 1 ( Tahun 1962 )
Secara resmi pembentukan
HUMAS di Indonesia lahir melalui Presidium Kabinet PM Juanda, yang
menginstruksikan agar setiap instansi pemerintah harus membentuk bagian/divisi
HUMAS. Dijelaskan pula garis besar tugas kehumasan dinas pemerintah adalah :
Tugas strategis yaitu ikut serta dalam proses pembuatan keputusan oleh pimpinan
hingga pelaksanaaannya. Dan tugas taktis yaitu memberikan informasi, motivasi,
pelaksanaaan komunikasi timbal balik dua arah supaya tercipta citra atas lembaga/institusi
yang diwakilinya.
2. Periode
2 ( Tahun 1967 – 1971 )
Pada periode ini
terbentuklah Badan Koordinasi Kehumasan (Bakohumas). Tata kerja badan ini
antara lain ikut serta dalam berbagai kegiatan pemerintah dalam pembangunan,
khususnya di bidang penerangan dan kehumasan, serta melakukan pembinaan dan pengembangan
profesi kehumasan.
Tahun 1967, berdiri Koordinasi
antar Humas Departemen/ Lembaga Negara yang disingkat “Bakor” yang secara ex
officio dipimpin oleh pimpinan pada setiap departemen.
Tahun 1970- 1971, Bakor diubah
menjadi Bako-humas (Badan Koordinasi Kehumasan Pemerintah ) yang diatur melalui
SK Menpen No. 31/Kep/Menpen/tahun 1971. Yang menjelaskan sebagai institusi
formal dalam lingkungan Departemen Penerangan RI. Bakohumas tersebut
beranggotakan Humas departemen, Lembaga Negara serta unit usaha negara/BUMN.
Kerjasama antara Humas departemen/institusi tersebut menitikberatkan pada
pemantapan koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi dalam operasi penerangan dan
kehumasan.
3. Periode 3 ( Tahun 1972 –
1993 )
Periode ini ditandai dengan
munculnya Public Relations kalangan profesional pada lembaga swasta umum.
Dengan indikator sebagai berikut:
a.
Tanggal 15 desember 1972
didirikannya Perhimpunan Hubungan Masyarakat Indonesia ( Perhumas ) sebagai
wadah profesi HUMAS oleh kalangan praktisi swasta dan pemerintah. Seperti
wardiman Djojonegoro ( mantan mendikbud), Marah Joenoes (mantan kahupmas
Pertamina), dll
b.
Pada konvensi Nasional
HUMAS di Bandung akhir tahun 1993 lahirlah Kode Etik Kehumasan Indonesia ( KEKI
). Perhumas juga tercatat sebagai anggota International Public Relations
Association ( IPRA) dan ASEAN Public Relations Organization (FAPRO).
c.
Tanggal 10 April 1987 di
jakarta, terbentuklan suatu wadah profesi HUMAS lainnya yang disebut dengan
Asosiasi Perusahaan Public Relations ( APPRI ). Tujuannya adalah sebuah wadah
profesi berbentuk organisasi perusahaan – perusahaaan public relations yang
independen (konsultan jasa kehumasan ).
4. Periode 4 ( Tahun 1995 –
sekarang )
Periode ini Public Relations
berkembang di kalangan swasta bidang profesional khusus ( spesialisasi PR/HUMAS
bidang industri pelayanan jasa). Dengan indikator sebagai berikut:
a.
Tanggal 27 November 1995
terbentuk Himpunan Humas Hotel Berbintang ( H-3). Himpunan ini diperuntukkan
sebagai wadah organisasi profesi HUMAS bidang jasa perhotelan, berkaitan erat
dengan organisasi PHRI ( Perhimpunan Hotel dan Restoran di Indonesia).
b.
Tanggal 13 september 1996
diresmikannya Forum Komunikasi Antar Humas Perbankan ( FORKAMAS) oleh Gubernur
BI Soedradjad Djiwandono. Forum ini resmi bagi para pejabat HUMAS ( Public
Relations Officer ), baik bank pemerintah ( HIMBARA), swasta ( PERBANAS), dan
asing yang beroperasi di bidang jasa perbankan di Indonesia.
c.
Keluarnya SK BAPEPAM
No.63/1996, tentang wajibnya pihak emiten (perusahaan yang go public) di Pasar
Bursa Efek Jakarta ( BEJ) dan Bursa Efek Surabaya memiliki lembaga Corporate
Secretary.
d.
Berdirinya PRSI ( Pulic
Relations Society of Indonesia ) pada tanggal 11 november 2003 di Jakarta. ini
menyerupai PRSA ( Public Relations Society of Amerika), sebuah organisasi
profesional yang bergengsi dan berpengaruh serta mampu memberikan sertifikasi
akreditasi PR Profesional (APR) di Amerika yang diakui secara internasional.
e.
PRSI atau Masyarakat PR
Indonesia (MAPRI) pertama kali dipimpin oleh August Parengkuan seorang wartawan
senior harian Kompas dan mantan ketua Perhumas-Indonesia. Tujuan organisasi ini
adalah meningkatkan kesadaran, kepedulian, kebersamaan, pemberdayaan serta
pastisipasi para anggotanya untuk berkiprah sebagai PR professional dalam
aktivitas secara nasional maupun internasional.
C.
Karakteristik Humas
Seorang humas harus memiliki 4
ciri utama karakteristik humas, yaitu
1.
Adanya upaya komunikasi
yang bersifat dua arah. Hakekat humas adalah komunikasi, namun tidak semua
komunikasi dikatakan humas. komunikasi yang menjadi ciri kehumasan analah
komunikasi dua arah yang memungkinkan terjadinya arus informasi timbal balik.
2.
Sifatnya yang terencana.
Sifat humas yang terencana mengandung pengertian bahwa kerja atau aktivitas
humas merupakan aktivitas yang berkesinambungan, memiliki metide integrasi
dengan bagian lain dan hasilnya nyata. Syarat sifat terencana dan
berkesinambungan ini merupakan salah satu syarat yang dinilai dalam kompetensi
tertinggi program PR internasional, yakni Golden World Award For Excellence in
PR (GWA)
3.
Berorientasi pada
Organisasi atau Lembaga. Syarat mutlak dalam kerja humas adalah pemahaman yang
tinggi terhadap visi, misi,dan budaya dalam organisasi tersebut. Visi, misi,
dan budaya organisasi atau lembaga inilah yang menjadi materi utama humas ,
sehingga dapat mencapai tujuan humas dan dan mendukung tujuan menejemen lainnya,
termasuk tujuan marketing .
4.
Sasarnnya adalah publik.
Suatu kelompok masyarakat yang memiliki karakteristik kepentingan yang sama.
Jadi sasaran humas bukanlah perorangan , hal ini perlu di sampaikan sebab ada
seorang yang masih mengistilahkan PR adalah Personal Relation.
D. Latar Belakang Konsep
Humas
Ada dua konsep besar yang menjadi latar belakang berkembangnya Public
Relations, yakni dalam tinjauan bisnis suatu perusahaan yang meliputi:
1.
Konsep tradisional dari suatu bisnis
2.
Konsep modern dari suatu bisnis
Kedua konsep tersebut, pada setiap konsepnya dapat
diklasifikasikan melalui bagan berikut ini:
KONSEP TRADISIONAL DARI SUATU BISNIS
|
KONSEP MODERN DARI SUATU BISNIS
|
·
TERTUTUP
·
TERBATAS
·
EKSTERNAL
|
·
TERBUKA
·
TERSEBAR LUAS
·
INTERNAL/EKSTERNAL
|
a.
Konsep Tradisional Tertutup
Dalam konsep tradisonal dari suatu bisnis yang sifatnya tertutup,
seseorang/perusahaan/lembaga/organisasi selalu menutupi peristiwa yang
menimpanya, jika peristiwa tersebut dianggap sebagai peristiwa yang buruk atau
yang bersifat negative. Pada masa itu tidak terpikirkan bahwa hal yang
ditutup-tutpi cepat atau lambat akan terbongkar juga dan akan diketahui oleh
masyarakat luas. Orang/perusahaan/lembaga kurang memperhitungkan proses
komunikasi yang timbul dalam masyarakat.
b.
Konsep Tradisional Terbatas
Dalam konsep tradisonal dari suatu bisnis yang sifatnya terbatas, ditandai
dengan keterbatasan dalam hal memasarkan produk atau jasa. Dalam hal ini
orang/perusahaan/lembaga jika membuka perusahaan, walaupun diperhitungkan
dengan pasarannya, tetapi hasil produksinya hanya disesuaikan dengan kebutuhan
daerahnya saja.
c.
Konsep Tradisional Eksternal
Public relations di masa ini konsepnya mengarah pada kegiatan yang sifatnya
ekstenal, atau dengan kata lain orientasi kegiatan public relations adalah
hanya untuk masyarakat di luar organisasi/perusahaan saja.
d.
Konsep Modern Terbuka
Dalam konsep modern dari suatu bisnis, orang/perusahaan/lembaga pada
umumnya sudah menyadari pentingnya informasi yang diberikan kepada masyarakat
secara benar, jelas, terbuka, jujur dalam arti sesuai dengan faktanya. Hal ini
dimaksudkan agar public dapat mengetahui secara jelas tentang kegiatan dan
kejadian yang menimpa seseorang/perusahaan/lembaga secara apa adanya.
e.
Konsep Modern Tersebar Luas
Dalam konsep modern, orang/perusahaan/lembaga membuka perusahaan diusahakan
agar barang-barang yang diproduksinya dipasarkan dengan memperhitungkan segala
sesuatu yang tidak saja dipasarkan di daerahnya saja tetapi juga melakukan
penyebaran pemasaran ke luar daerah. Jadi diperhitungkan bagaimana agar barang
dan jasa sebagai sumber usahanya tersebut dapat tersebar luas sehingga
masyarakat yang tadinya tidak menganal akan mengenal.
f.
Konsep Modern Internal dan Eksternal
Pada konsep modern, aplikasi public relations
diarahkan pada dua sasaran public yakni public internal dan eksternal. Oleh
karena itu, jika ada permasalahan yang berkaitan dengan bawahan dimana semua
ini menyangkut masalah public internal, maka tugas PRO adalah harus dapat
mempertemukan kedua keinginan/motivasi/kebutuhan dari setiap kelompok dimana
kedua macam public tersebut tentu saja mempunyai keinginan yang satu sama lain
belum tentu sama. Dengan kata lain, pada konsep ini, PR harus bisa menjadi
penghubung dari public internal dan eksternal.
E.
Tujuan
Humas
Humas pada hakikatnya adalah
aktivitas, maka sebenarnya tujuan humas dapat dianalogikan dengan tujuan
komunikasi, yaitu adanya penguatan dan perubahan kognisi, afeksi dan perilaku
komunikannya. Dengan demikian, rumusan yang paling tepat mengenai tujuan humas
adalah sebagai berikut:
1.
Terpelihara dan
Terbentuknya Saling Pengertian (Aspek Kognisi)
Yaitu membuat public dan
organisasi/lembaga saling mengenal. Baik mengenal kebutuhan, kepentingan,
harapan, maupun budaya masing-masing. Dengan demikian aktivitas kehumasan
harusnya menunjukkan adanya usaha komunikasi untuk mencapai saling kenal dan
mengerti tersebut. Sifat komunikasinya cenderung informative saja.
2.
Menjaga dan Membentuk
Saling Percaya (Aspek Afektif)
Artinya lebih pada tujuan emosi,
yakni pada sikap (afeksi) saling percaya (mutual confidence). Untuk mencapai
tujuan saling percaya ini, prinsip-prisip komunikasi persuasif dapat
diterapkan. Sikap saling percaya keberadaannya masih bersifat laten
(tersembunyi), yakni ada pada keyakinan seseorang (publik) akan
“kebaikan/ketulusan” orang lain (organisasi/lembaga akan “kebaikan/ketulusan
publiknya.
3.
Memelihara dan
menciptakan kerja sama (Aspek Psikomotoris)
Yaitu dengan komunikasi
diharapkan akan terbentuknya bantuan dan kerja sama nyata. Artinya, bantuan dan
kerja sama ini sudah dalam bentuk perilaku atau termanifestasikan dalam bentuk
tindakan tertentu.
Mengacu dari ketiga tujuan di
atas, dapat diambil kesimpulan bahwa setelah pengetahuan/pikiran dibuka, emosi
atau kepercayaan disentuh maka selanjutnya perilaku positif dapat diraih. Pada
akhirnya, semua itu kembali pada tujuan yang lebih besar yakni, terbentuknya
citra/ image yang fafourable tehadap organisasi/lembaga dimana humas berada.
F.
Tugas
Dan Fungsi Humas
Ada tiga tugas humas dalam
organisasi/lembaga yang berhubungan erat dengan tujuan dan fingsi humas. Ketiga
tugas tersebut adalah sebagai berikut:
1.
Menginterpretasikan,
menganalisis dan mengevaluasi kecenderungan perilaku publik, kemudian
direkomendasikan kepada manajemen untuk merumuskan kebijakan
organisasi/lembaga.
2.
Mempertemukan kepentingan
organisasi/lembaga dengan kepentingan publik. Kepentingan organisasi/lembaga
dapat jadi jauh berbeda dengan kepentinga publik dan sebaliknya, namun dapat
juga kepentingan ini jauh berbeda bahkan dapat juga kepentingannya sama.
3.
Mengevaluasi
program-program organisasi/lembaga, khususnya yang berkaitan dengan publik.
Tugas mengevaluasi program manajemen ini mensyaratkan kedudukan dan wewenang
humas yang tinngi dan luas. Karena tugas ini dapat berarti humas memiliki
wawanang untuk memberi nasehat apakah suatu program sebaiknya di teruskan
ataukah ditunda/dihentikah.
Sementara Astrid S. Susanto mengutip
pendapat Cutlip & Center menyatakan tugas PR perusahaan adalah sebagi
berikut:
1.
Mendidik melalui kegiatan
nonprofit suatu publik untuk menggunakan barang/jas instansinya.
2.
Mengadakan usaha untuk
mengatasi salah paham antara instansi dengan publik.
3.
Meningkatkan penjualan
barang/jasa.
4.
Meningkatkan kegiatan
perusahaan yang berkaitan dengan kegiatan masyarakat sehari-hari.
5.
Mendidik dan meningkatkan
tuntutan serta kebutuhan masyarakat akan kebutuhan barang dan jasa yang
dihasilkan perusahaan.
6.
Mencegah penggeseran
penggunaan barang attau jasa yang sejenis dari pesaing perusahaan oleh
konsumen.
Berbicara fungsi berarti
berbicara masalah kegunaan humas dalam mencapai tujuan organisasi/lembaga.
Dibawah ini terdapat beberapa fungsi-fungsi humas:
1.
Fungsi utama humas
Fungsi-fungsi utama yang
dilakukan oleh seorang humas dalam organisasinya meliputi berbagai bidang dan
segi, dibawah ini terdapat beberapa fungsi humas yang paling utama, yaitu:
a.
Menumbuhkan dan
mengembangkan hubungan baik antara lembaga/organisasi engan publiknya, baik
publik intern maupun extern dalam rangka menanamkan pengertian
b.
Menilai dan menentukan
pendapat umum yang berkaitan dengan organisasinya
c.
Memberi saran kepada
pemimpin tentang cara-cara mengendalikan pendapat umum sebagaimana mestinya
d.
Menumbuhkan motivasi dan
partisipasi publik dalam rangka menciptakan iklim pendapat publik
yangmenguntungkan organisasi/lembaga
e.
Menggunakan komunikasi
untuk mempengaruhi pendapat umum
2.
Fungsi humas menurut
Djanalis Djanaid
Dalam buku Publi Relations: Teori
dan Praktek yang ditulis oleh Djanalis Djanaid (1993) disebutkan dua fungsi PR
yaitu:
a.
Fungsi konstruktif. Fungsi
ini mendorong humas membuat aktivitas ataupun kegiatan-kegiatan yang terencana,
berkesinambungan yang cenderung bersifat proaktif. Termasuk disini humas
bertindak secara preventif (mencegah).
b.
Fungsi korektif. Artinya,
apabila sebuah organisasi/lembaga terjadi masalah-masalah (krisis) dengan
public, maka humas harus berperan dalam mengatasi terselesainya masalah
tersebut. Fungsi ini sama halnya dengan suatu penyakit, ketika orang sudah
dalam keadaan sakit, maka upaya salanjutnya adalah upaya mengobati menuju
kesembuhan. Karena mengobati adalah salah satu upaya penyembuhan, maka dapat
jadi upaya ini gagal totol sehingga menyebabkan kematian. Pepatah mengatakan,
“mencegah lebih baik daripada mengobati.”
3. Fungsi humas menurut IPRA
Penelitian yang diadakan oleh
International Public Relations Association (IPRA) pada tahun 1981 menyimpulkan
bahwa pada umumnya fungsi PR/humas masa kini meliputi 15 pokok yaitu:
a.
Memberi konseling yang
didasari pemahaman masalah prilaku manusia.
b.
Membuat analisis
"trend" masa depan dan ramalan akan akibat-akibatnya bagi institusi.
c.
Melakukan riset pendapat,
sikap dan harapan masyarakat terhadap institusi serta memberi saran
tindakan-tindakan yang diperlukan institusi untuk mengatasinya.
d.
Menciptakan dan membina
komunikasi dua-arah berlandaskan kebenaran dan informasi yang utuh
e.
Mencegah konflik dan
salah pengertian
f.
Meningkatkan rasa saling
hormat dan rasa tanggung jawab sosial.
g.
Meningkatkan rasa saling
hormat dan rasa tanggung jawab sosial.
h.
Meningkatkan itikat baik
institusi terhadap anggota, pemasok dan konsumen
i.
Memperbaiki hubungan
industrial
j.
Melakukan penyerasian
kepentingan institusi terhadap kepentingan umum
k.
Menarik calon tenaga yang
baik agar menjadi anggota serta mengurangi keinginan anggota untuk keluar dari
institusi.· Memasyarakatkan produk atau layanan
l.
Mengusahakan perolehan
laba yang maksimal
m.
Menciptakan jadi diri
institusi
n.
Memupuk minat mengenai
masalah-masalah nasional maupun ternasional
o.
Meningkatkan pengertian
mengenai demokrasi
4.
Fungsi Humas menurut Canfield
Bertrand R. Canfield dalam
bukunya Public Relations, Principles and Problems mengemukakan tiga fungsi
humas , yaitu:
a.
Mengabdi kepada
kepentingan umum (it should serve the public’s interest)
b.
Memelihara komunikasi
yang baik (Maintain good communication)
c.
Menitik beratkan moral
dan tingkah laku yang baik (And stress good morals and manners)
5.
Fungsi humas menurut
Edward L. Bernaus
Mengenai fungi humas Edward L.
Bernaus seorang pelopor humas di Amerika Serikat dalam bukunya Public Relations
(1952) terdapat tiga fungsi humas, yaitu:
a.
Memberikan informasi
kepada masyarakat
b.
Mengajak masyarakat untuk
mengubah sikap dan perilaku mereka
c.
Melakukan usaha-usaha
untuk menyatukan sikap dan tindakan suatu lembaga atau organisasinya dengan
publiknya atau sebaliknya.
6.
Fungsi Humas sebagai
fungsi Manajemen
a.
Fungsi Intern (ke luar)
1)
PR harus mampu
mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran/citra masyarakat yang positif
terhadap segala tindakan atau kebijaksanaan organisasi/lembaga. Oleh karena
itu, setiap anggota organisasi harus mampu memberikan image positif yang
mewakili organisasinya.
2)
Penghubung antara
menejemen dan publiknya
b.
Fungsi Ekstern (ke dalam)
1)
PR harus mampu
mengenali/mengidentifikasikan hal-hal yang dapat menimbulkan sikap/gambaran
yang negatif dalam masyarakat sebelum sesuatu tindakan/kebijakan dijalankan
2)
Memberi nasehat pada
menejemen mengenai semua perkembangan luar atau dalam, yang menyangkut pengeruh
hubungan perusahaan dengan publiknya.
3)
Membuat penelitian dan
penafsiran bagi kepentingan menejemen mengenai sikap-sikap yang ada sekarang
atau diperkirakan sebelumnya pada public utama atas urusan perusahaan.
4)
Bertindak untuk
kepentingan menejemen dalam merencanakan dan meleksanakan fungsi-fungsi umum
7.
Fungsi humas menurut
Philip Kesly
Fungsi humas menurut Philip Kesly
seorang petugas humas terkemuka dalam tulisannya “Managing the human Climate”,
bahwa setiap bidang atau kegiatan humas
mempunyai kaitan dengan bidang lainnya dan petugas humas itu harus
mengetahui bidang atau kegiatan mana yang sesuai dengan program organisasinya.
Berdasarkan bidang-bidang yang
dicakup kegiatan humas diatas Philip Kesly menyimpulkan fungsi
humas, sebagai berikut:
a.
Humas adalah fungsi
menejemen yang dibentuk untuk mencapai tujuan organisasi
b.
Membantu pelaksanaan
program organisasi
c.
Memberi nasehat, petunjuk
dan konsultasi dalam pelaksanakan kegiatan organisasi
d.
Melaksanakan hal-hal yang
berhubungan dengan keuangan dan kepegawaian
e.
Menumbuhkan kesadaran
akan perlunya komunikasi dalam menejemen
f.
Memberikan informasi
secara terbuka dan akurat, untuk menghilangkan keraguan terhadap sesuatu hal
g.
Menyampaikan informasi
secara jujur tanpa menambah atau mengurangi hakekat yang sesunggunya
h.
Berusaha untuk menarik
perhatian publik Terhadap organisasi maupun terhadap keluarnya.
G.
Peranan
Humas
Peranan humas dapat digolongkan
menjadi 4 (empat) peran, diantanya yaitu:
1.
Expert Preciber
Communication
Petugas PR dianggap sebagai orang
yang ahli. Dia menasehati pimpinan perusahaan/ organisasi. Hubungan mereka
diibaratkan seperti hubungan dokter dan pasien.
2.
Problem Solving Process
Facilitator
Yakni peranan sebagai fasilitator
dalam proses pemecahan masalah. Pada peranan ini petugas humas melibatkan diri
atau dilibatkan dalam setiap manajemen (krisis). Dia menjadi anggota tim,
bahkan bila memungkinkan menjadi leder dalam penanganan krisis manajemen.
3.
Communication Facilitator
Peranan petugas humas sebagai
fasilitator komunikasi antara perusahaan/organisasi dengan publik. Baik dengan
publik exsternal maupun internal. Istilah yang paling umum adalah sebagai
jembatan komunikasi antara publik dengan perusahaan. Sebagai media atau
penengah bila terjadi miscommunication.
4.
Tehnician Comunication
Di sini petugas humas dianggap
sebagai pelaksana teknis komunikasi. Dia melayani layanan di bidang teknis,
sementara kebijakan dan keputusan teknik komunikasi mana yang akan digunakan
bukan merupakan keputusan petugas humas, melainkan keputusan manajemen dan
petugas humas yang melaksanakan.
Peranan yang paling sering
dilakukan petugas humas sangat tergantung dari beberapa hal, antara lain:
system budaya organisasi/perusahaannya, tersedianya sumber daya manusia yang
berkualitas, struktur organisasi/perusahaan yang menentukan wewenang dan
kebijakan humas, serta ciri khas kehumasan sebuah organisasi/perusahaan.
Sementara peranan ideal menginginkan humas dapat terlibat hingga di tingkat
messo/manajerial.
H.
Macam-Macam
Humas
1.
Humas Pemerintah
Humas pemerintah pada
dasarnya tidak bersifat politis. Bagian humas di institusi pemerintahan
dibentuk untuk mempublikasikan atau mempromosikan kebijakan-kebijakan mereka.
Tugas pemerintah memang sangat berat, sebab masyarakat yang dihadapi terdiri
dari berbagai publik dengan kepentingan yang sangat komplek pula. Hal ini
memang tidak lepas dari “karakteristik” yang meletak dalam setiap
program/kegiatan pemerintah, antara lain sebagai berikut:
a.
Program pemerintah
ditunjuk untuk masyarakat luas. Dengan berbagai latar belakang, karakter,
ekonomi, pendidikan (intelejensi) yang beragam.
b.
Sering kali hasilnya
abstrak, yang sulit dilihat dalam waktu dekat, bahkan dalam jangka yang panjang
sekalipun, karena sifatnya yang integral dan berkesinambungan.
c.
Program pemerintah selalu
mendapat controlling/pengawasan dari berbagai kalangan terutama pers, Lembaga
Swadaya Masyarakat, dan sebagainya.
Kebanyakan humas
pemerintah diarahkan untuk hubungan dengan media, masalah umum, dokumentasi dan
publikasi. Sementara itu, kegiatan-kegiatan yang biasanya ditangani oleh humas
antara lain adalah konferensi pers, membuat pers release, press clipping,
pameran-pameran, penerbitan media interen, mengorganisir pertemuan dengan
masyarakat, penerangan melalui berbagai media komunikasi bagi masyarakat,
mendokumentasi berbagai kegiatan instansi, mengorganisir kunjungan-kunjungan
para pejabat, menerima keluhan masyarakat/publik.
2.
Humas Industri dan Bisnis
Humas industri dan bisnis
telah diterima oleh perusahaan-perusahaan besar. Humas disana merupakan fungsi
menejemen yang turut menentukan suksesnya operasi suatu perusahaan. Humas dalam
industri dan bisnis berkembang sering dengan masyarakat terhadapp
keputusan-keputusan yang dibuat oleh manajement terutana didalam industri dan
bisnis.Kesadaran masyarakat tentang pengaruh keputusan industri dan bisnis
terhadap hal-hal diatas dan masyarakat sebagai sasaranmarket industri dan
bisnis di sisi yang lain, menimbulkan kesadaran kalangan industri dan bisnis
untuk ikut memperhatikan danmelibatkan peranan masyarakat terhadap keputusan
mereka.
Masyarakat dapat
digunakan oleh industri untuk mempengaruhi legislative, pengesahan
undang-undang uatau peraturan, usaha-usaha lobi masyarakat, liputan pers,
komentar editorial, surat pembaca ataupun dalam usaha pemberitahuan kepada cabang-cabang
perusahaan. Beberapa penerapan humas dalam industri dan bisnis meliputi ;
hubungan dengan pelanggan dan peran humas terhadap marketing yang pada akhirnya
melahirkan peraturan marketing PR (MPR), hubungan pemegang saham, hubungan
dengan karyawan, hubungan dengan pers, bantuan untuk merekrut pegawai baru,
hubungan dengan komunitas, hubungan antar perusahaan/organisasi lain, hubungan
dengan pemerintahan (legeslatif dan eksekutif).
3.
Humas Sosial
Banyak aktivitas humas
yang menyangkut kesejahteraan umum terpisah dari implikasi-implikasi komersial
yang biasa. Berikut ini beberapa praktik humas dalam organisasi-orgganisasi
sosial, latar belakang, dan penerapan-penerapannya.
a.
Humas Penegak Hukum
Termasuk dalam hal ini humas yang
berada dalam kepolisian. Penegak hukum perlu mendengarkan dan tanggap terhadap
kepentingan umum supaya mereka dapat membantu masyarakat dengan baik.
b.
Humas Organisasi
Keagamaan
Organisasi-organisasi keagamaan
sekarang mulai menyadari pentingnya media masa untuk mencapai para jamaah dari
mempropagandakan doktrin-doktrin mereka.
c.
Humas Profesi
Profesi kedokteran, profesi
pengacara, profesi wartawan, profesi artis dan sebagainya, juga tidak kalah
dalam menggunakan pendekatan humas untuk berkomunikasi dengan masyarakat.
d.
Humas Organisasi Sukarela
Ada banyak organisasi sukarela,
puluhan, ratusan, bahkan mungkin ribuan, dan kebanyakan mereka membutuhkan dana
terus menerus. Sehingga dapat dikatakan pencarian dana merupakan tujuan pokok
dari organisasi ini, dana ini nantinya untuk membiayai kerja sosial,
kesejahteraan masyarakat, dan hal-hal lainnya. Menerbitkan majalah internal,
surat edaran, selebaran-selebaran, publikasi, kop surat, dan sebagainya. Citra
organisasi sosial sangat penting bagi kesuksesan baik dalam menarik dana
bantuan ataupun menjamin kerjasama dari para pekerja sukarela. Disitulah
perlunya organisasi sukarela memerlukan nasehat ahli humas dan menggunakan
pendekatan kehumasan.
4.
Humas Organisasi
Internasional
Lahirnya humas internasional
disebabkan oleh adanya perubahan sangat cepat di dalam segala bidang, misalnya
perkembangan bidang pariwisata, bidang komunikasi, transportasi, tukar menukar
dibidang pendidikan seperti pertukaran dosen dan mahasiswa, timbulnya masalah
internasional, dalam bidang ekonomi, politik dan sebagainya. Petugas humas akan
di rekrut dari berbagai negara untuk menghindari bias. Media yang biasa
digunakan adalah pers, film, konferensi,study group, dan sebagainya. Jelas
bahwa aktivitas humas tidak dapat dibatasi oleh batasan-batasan Negara.
I.
Aspek
Humas
1. Aspek layanan
Aspek layanan untuk mengatur,
mengotomatisasi, dan sinkronisasi proses-prinsipnya bisnis penjualan kegiatan,
tetapi juga orang untuk pemasaran, layanan pelanggan, dan dukungan teknis.
Tujuan keseluruhan adalah untuk menemukan, menarik dan menang klien baru,
memelihara dan mempertahankan orang-orang perusahaan sudah memiliki, menarik
mantan klien kembali ke flip,dan mengurangi biaya pemasaran dan pelayanan
klien. Contoh: Pada sebuah perusahaan dibutuhkan layanan yang baik agar klien
tertarik dan bertahan pada perusahaan tersebut
2. Aspek komunikasi
Perubahan dengan memasukan aspek
komunikasi atau hubungan dua arah (two-way communications). Definisi mengenai
humas kemudian memasukkan kata-kata seperti reciprocal (timbal balik), mutual
(saling) dan between (antara). Dengan demikian pengertian humas sudah
mengandung pengertian aksi timbal balik (interaktif). Contoh: Sebelum para
karyawan perusahaan melakukan unjuk rasa kenaikan gaji, public relations harus
melibatkan semua staff perusahaan yang bersangkutan untuk mencegah aksi dan
umpan balik. Public relations menggunakan informasi untuk mengembangkan sebuah
rencana aksi dirancang untuk meminimalkan resiko unjuk rasa dan kemudian
melaksanakan rencana terbaik sebelum terjadi unjuk rasa oleh karyawan
perusahaan.
3. Aspek kesetiaan
Mempengaruhi perilaku orang secara
individu maupun kelompok saat saling berhubungan, melalui dialog dengan semua
golongan, dimana persepsi ,sikap dan opini untuk mencapai suatu kesuksesan
sebuah perusahaan dimana dia berada. Contoh: menjaga suatu rahasia perusahaan
oleh pegawai dan karyawan demi kelancaran jalannya perusahaan
4. Aspek produktivitas
Filosofi dan spirit tentang produktivitas
sudah ada sejak awal peradaban manusia karena
makna produktivitas adalah keinginan (the will) dan upaya (effort) untuk
selalu meningkatkan kualitas kehidupan dan penghidupan disegala bidang
(Sedermayanti,1996:142). Pandangan yang lebih mengandung arti filosofi itu
memberi arti filosofi dan spirit yang cukup mendalam dan memungkinkan setiap
orang yang memahaminya memandang kerja,baik secara individual atau kelompok
dalam suatu organisasi sebagai suatu keutamaan dalam hal mengutamakan bekerja dengan
mengacu kepada unsur efisiensi dan efektivitas yang merupakan penjabaran secara
teknis dari konsep produktivitas. Menurut dewan produktivitas Nasional
Indonesia 1983,dikatakan bahwa produktivitas mengandung pengertian sikap mental
(attitude of mind) yang selalu mempunyai pandangan :'Mutu kehidupan hari ini
harus lebih baik dari kemarin,dan esok lebih baik dari hari ini'. Secara umum
produktivitas mengandung pengertian perbandingan terbalik antara hasil yang
dicapai (output) dengan keseluruhan sumber daya yang digunakan (input).
(Sedermayanti,2009:197). Dapat dikatakan bahwa kinerja sebagai suatu hasil yang
atau output dari suatu proses pelaksanaan tugas akan berpengaruh terhadap
produktivitas/kerja.Semakin baik kinerja seorang pegawai ,berarti pegawai tersebut
juga semakin produktif atau produktivitanya semakin meningkat. Contoh:
Merancang iklan yang menarik dan berbeda dengan yang lain sehingga menarik
klien untuk bergabung sehingga dapat meningkatkan produktivitas di perusahaan.
5. Aspek etika moral
Public relation adalah merupakan salah
satu profesi yang memiliki kode etik .Dalam public relation kode etik disebut
sebagai kode etik publik relation atau kode etik kehumasan atau etika profesi
humas. Professional Humas ( Public relation Officer by professional) berfungsi
untuk menghadapi dan mengantisipasi tantangan kedepan,yaitu pergeseran sistem
pemerintah otokratik menuju sistem reformasi yang lebih demokratik dalam era
globalisasi yang ditandai dengan munculnya kebebasan pers ,mengeluarkan pendapat
,opini dan berekspresi yang terbuka ,serta kemampuan untuk berkompetitif dalam
persaingan pasar bebas ,khususnya di bidang jasa teknologi informasi dan bisnis
lainnya yang mampu menerobos batas-batas wilayah suatu negara ,sehingga
dampaknya sulit dibendung oleh negara lain sebagai target sasarannya. Contoh:
tidak menggunakan cara atau sistem yang menyinggung klien dalam proses
berjalannya perusahaan.
J.
Manfaat
Humas
Menurut
Frank Jeffkins dalam bukunya Public Relations, manfaat khusus keberadaan Public
Relations meliputi kegunaan PR dalam pengelolaan atau pelaksanaan, antara lain
:
1. Manajemen
krisis
Tidak ada satu pun perusahaan yang bebas
krisis. Minimal mereka mempunyai resiko mengalami krisis. Maka tim PR yang ada
di dalam struktur perusahaan bertugas untuk menyelesaikan krisis yang terjadi
dengan serangkaian persiapan dan kesiapan tersendiri.
2. Penerbitan
Desk-top
PR bertanggung jawab atas jurnal
internal komputer perusahaan. Oleh karena itu, biasanya perusahaan memiliki
bagian internal relations untuk mengurusi hal tersebut.
3. Identitas
perusahaan
Identitas perusahaan merupakan sebuah
wahana komunikasi bagi segenap karyawan perusahaan, para pemilik saham, para
agen atau dealer, konsumen, lembaga-lembaga keuangan dan berbagai pihak lainnya
yang punya kepentingan dan kaitan dengan organisasi. Tim PR adalah bagian yang
bertanggung jawab untuk menciptakan dan memelihara identitas sebuah perusahaan.
4. Hubungan
parlementer
PR wajib menjalin hubungan parlementer
yang baik. Hubungan parlementer dalam konteks ini adalah hubungan-hubungan
antara berbagai organisasi dengan pihak pemerintah, para anggota parlemen,
serta para birokrat dari berbagai departemen dan instansi pemerintah.
Legistator atau regulator adalah publik yang sangat penting dalam keberlangsungan
usaha suatu perusahaan.
5. PR
financial
Sebagai sebuah perusahaan yang telah go
public, maka perusahaan memerlukan tim PR yang melakukan kegiatan-kegiatan PR
di seputar peristiwa keuangan atau bisnis dalam rangka mendukung rencana perusahaan
kliennya untuk memasuki bursa saham atau dalam rangka mendukung peluncuran
laporan keuangan tahunan.
K.
Prosedur
Kerja Humas
Public
Relations (PR) bukanlah kegiatan yang sembarangan, justru kegiatan ini
membutuhkan perencanaan yang berkelanjutan untuk menguntungkan pertumbuhan
perusahaan. Hal ini didasari oleh keyakinan bahwa kehidupan perusahaan akan
bergantung pada opini publik. Oleh karena itu, kegiatan PR harus dilakukan
untuk membentuk respon positif dari opini publik tersebut.
PR
adalah seni dan ilmu dalam menganalisis suatu isu, memprediksi konsekuensi,
mengorganisasi permasalahan, dan mengimplementasikan program rencana untuk
melayani organisasi dan publik.
Hubungan
PR merupakan hubungan dua arah. Di satu sisi, fungsinya adalah untuk
menafsirkan sebuah organisasi untuk masyarakat. Sementara di sisi lainnya,
kegiatan PR mampu melahirkan informasi mengenai apa yang diharapkan oleh
publik.
Untuk
melaksanakan kegiatan PR dengan baik, maka diperlukan proses. Mengingat,
kegiatan PR tidak hanya mementingkan hasil akhir, namun juga cara yang ditempuh
untuk memperoleh hasil akhir tersebut.
Dalam
memahami dan menyelesaikan permasalahan yang ada dalam lingkungan, seorang
praktisi PR harus memiliki tahap-tahap dalam melakukan kegiatannya. Menurut
Cutlip dan Center, ada empat proses public relations. Proses tersebut bersifat
dinamis, sehingga setiap unsur yang ada pun berkesinambungan. Keempat proses
tersebut adalah:
1. Research
(penelitian)
Seorang praktisi PR harus mengenal
gejala dan penyebab permasalahan. Oleh sebab itu, praktisi PR perlu melibatkan
dirinya dalam penelitian dalam pe-ngumpulan fakta. Ia perlu memantau dan
membaca tentang pengertian, opini, sikap, dan perilaku orang-orang yang
berkepentingan dan terpengaruhi oleh tindakan perusahaan. “What’s happening
now?” merupakan kata-kata yang menjelaskan tahap ini. Seorang praktisi PR harus
jeli dalam melihat data dan fakta yang erat sangkut pautnya dengan pekerjaan
yang akan digarap. Segala keterangan harus diperoleh selengkap mungkin. Dalam
tahap mendefinisikan penilitian, seorang praktisi PR harus meng-olah data
faktual yang telah ada, mengadakan perbandingan, melakukan pertimbangan, dan
menghasilkan penilaian, sehingga dapat diperoleh kesimpulan dan ketelitian dari
data faktual yang telah didapat. Proses PR tidak sesederhana pengumpulan data
dan fakta, namun juga harus mengedepankan pengolahan, penelitian,
pengklasifikasian, dan penyusun-an data sedemikian rupa sehingga memudahkan
pemecahan masalah nantinya. Penelitian dalam pencarian data ini dapat dilakukan
dengan cara-cara: survei dan poling, wawancara, focus group discussion,
wawancara mendalam, dan walking around research.
2. Planning
(perencanaan)
Setelah tahap penelitian dan pencarian
data, praktisi PR melanjutkan ke tahap perencanaan. Dalam tahap ini, praktisi
PR melakukan penyusunan masalah. Ia melakukan pemikiran untuk mengatasi masalah
dan menentukan orang-orang yang akan menggarap masalah nantinya. Perencanaan
ini tidak boleh diabaikan, namun harus dipikirkan secara matang karena turut
menentukan suksesnya pekerjaan PR secara keseluruhan. Perencanaan disusun atas
data dan fakta yang telah diperoleh, bukan berdasarkan keinginan PR.
Berdasarkan pada rumusan masalah, dibuat strategi perencanaan dan pengambilan
keputusan untuk membuat program kerja berdasarkan kebijakan lembaga yang juga
disesuaikan dengan kepentingan publik. Kata kunci dari tahap ini adalah, “What should
we do and why?”
3. Action
and Communication (aksi dan komunikasi)
Komunikasi sering kali dilakukan
berdasarkan asumsi pribadi oleh seorang praktisi PR. Akibatnya, tindakan
tersebut terkadang membawa hasil yang buruk dan tidak disarankan karena akan
berisiko pada citra perusahaan. Tahap ini dilewati untuk mendapatkan jawaban
pertanyaan, “How do we do it and say it”. Tujuan dan objektivitas yang spesifik
harus dikaitkan untuk mencapai aksi dan komunikasi yang akan dilakukan oleh
praktisi PR. Ia harus mampu mengkomunikasikan pelaksanaan program sehingga
dapat mempengaruhi sikap publiknya yang kemudian mendorong mereka untuk
mendukung pelaksanaan program tersebut. Selain itu, ia juga harus melakukan
aksi dan melakukan kegiatan PR sebaik-baiknya. Kegiatan aksi ini merupakan
kegiatan komunikasi, selayaknya komunikasi kelompok, komunikasi massa, dan
komunikasi organisasional.
4. Evaluation
(evaluasi)
Cara untuk mengetahui apakah prosesnya
sudah selesai atau belum adalah dengan mengadakan evaluasi atas langkah-langkah
yang telah diambil. Tujuan utama dari evaluasi adalah untuk mengukur
keefektifitasan proses secara keseluruhan. Pada tahap ini, ia pun dituntut
untuk teliti dan seksama demi keakuratan data dan fakta yang telah ada. Akan
tetapi, perlu diingat bahwa nama tengah seorang praktisi PR adalah ‘krisis’.
Oleh karena itu, setelah selesai satu permasalahan, tidak menutup kemungkinan
untuk mendapatkan masalah baru lagi. Dengan demikian, tahap ini juga sebagai
acuan perencanaan di masa mendatang. Singkat kata, “How did we do?” menjadi
acuan dalam tahap ini.
L. Tugas Humas dalam Organisasi
Organisasi
merupakan sebuah kesatuan yang utuh dan kompleks. Didalamnya terdapat berbagai
elemen yang saling berkaitan. Antara elemen memerlukan interaksi agar organisasi
sebagai sistem dapat mencapai tujuannya. Humas adalah salah satu aspek dari
elemen organisasi untuk ikut serta membantu mengelola interaksi organisasi
dengan komponen-komponennya.
Menurut
Grunig dan Hun, sebuah sistem terdiri dari aspek-aspek; lingkungan
(Enveronment), pembatas (Boundary), masukan (Input),keluaran (Output), proses
(troughtput), dan umpan balik (feedback). Selain itu, bentuk sistem organisasi
terbagi menjadi tertutup dan terbuka. Organisasi tertutup adalah sistem
organisasi yang tidak berinteraksi dengan lingkungannya, dalam artian semua
elemen dan kebutuhan organsiasi dapat dipenuhi oleh internal organisasi.
Sedangkan organisasi terbuka adalah sebaliknya, membutuhkan elemen dan
interaksi dengan lingkungan luar.
Bagaimana
keberadaan dan peran humas di dalam struktur organisasi ? ada beberapa faktor
yang mempengaruhi keberadaan humas dalam struktur organisasi; (1) besar
kecilnya organisasi, dan (2) kemauan pemimpinnya. Dalam organisasi Humas
terdapat dua peran besar bagi humas, yaitu sebagai teknisi dan manajer. Sebagai
manajer humas berperan sebagai:
1. Expert
preciber (ahli atau penasehat manajemen)
Praktisi humas dianggap sebagai seorang
ahli yang bisa memberi solusi bagi permasalahan humas sebuah organisasi dan
manajemen.
2. Communications
facilitator
Praktisi humas bertindak sebagai
perantara, penghubung, penerjemah serta mediator, menjaga terwujudnya
komunikasi dua arah antara organisasi dan publiknya.
3. Problem
solving process facilitator
Humas dilibatkan dalam memecahkan
masalah organisasi, meskipun peranannya masih dalam koridor komunikasi.
Sedangkan
Dozier mengidentifikasi dua peran tingkat menengah, yaitu:
1. Media relations
role. Tugas praktisi humas memastikan media selalu mendapat informasi dari
organisasi apa saja yang dibutuhkan dan dikhawatirkan media.
2. Communication and
laison role. Humas bertugas sebagai perwakilan dari organisai dalam
kegiatan-kegiatan untuk menciptakan peluang berkomunikasi antara organisasi dan
publiknya.
M. Media Humas
Media
yang dapat digunakan oleh humas untuk mencapai tujuan–tujuan humas:
1. Iklan
Rhenald Kasali dalam Manajemen Public
Relation (1994) menyebutkan iklan korporat. Iklan korporat dapat dikatakan
sebagai iklan yang tidak secara langsung menampilkan produk, melainkan lebih
menampilkan “sosok” produsen. Iklan jenis ini lahir dari adanya hasil riset
yang menunjukkan bahwa perilaku konsumen sebagian didorong oleh citra atu
reputasi produsen. Masih menurut Rhenald (1994:151), setidaknya ada empat jenis
iklan korporat, yakni public relation advertising, institutional advertising,
corporate identify advertising, dan recruitment advertising.
a. Public
Relation Advertising
Adalah iklan yang ditujukan kepada
masyarakat dengan tujuan menjelaskan tentang suatu hala menyangkut
pelayanannya. Sifat pesanannya adalah informative atau sekedar pemberitahuan
melalui media massa. Keuntungan iklan jenis ini adalah mengurangi kesalahan
petugas humas dalam menyampaikan hal-hal yang mungkin belum dikuasai.
b. Institutional
Advertising
Iklan jenis ini bertujuan untuk
memperkuat image dan awareness. Pesan-pesan yang disampaikan cenderung lebih
filosofi. Keuntungan jenis iklan ini adalah menjadikan perusahaan tampil lebih
“berwibawa” dan mengesankan “kebesarannya”
c. Corporate Identity Advertising
Adalah jenis iklan yang menampilkan
beberapa identitas perusahaan yang terdiri dari grafik, logo, warna identitas,
nama perusahaan, dan desain fisik lainnya. Jenis iklan ini bisanya digunakan
bila perusahaan ingin menyampaikan adanya perubahan identitas. Keuntungan iklan
ini adalah dapat mempermudah masyarakat mengenal dan mengingat perusahaan.
d.
Recruitmen Advertising
Bentuk, ukuran, desain, penggunaan
kata,, dan kejujuran dalam iklan lowongan pekerjaan menjadi pertimbangan
tersendiri bagi masyarakat untuk menilai reputasi perusahaan. Praktisi humas
yang care terhadap terbentuknya image perusahaan seharusnya dilibatkan dalam
proses pembuatan iklan. Begitu pula perusahaan dapatmembuat dan merancang iklan
yang membawa pesan image tertentu tentang perusahaannya secara elegan.
2. Pameran
Selain iklan, pameran juga digunakan
sebagai alat untuk mencapai tujuan humas. Kegiatan pameran, baik yang diadakan
sendiri mupun organisasi lein, merupakan ajang publikasi yang baik. Pembukaan
pameran yang biasanya dengan upacara dan mengundang beberapa pejabat atau tokoh
masyarakat akan mengundang kedatangan pers. Bagian humas dapat juga
memanfaatkan pameran untuk menyebarkan sebanyak mungkin publikasi melalui
kartu, display, booklet, leaflet tentang perusahaan. Stand pameran mencerminkan perusahaan,
penjaga stand hars mencerminkan budaya organisasi, bahan-bahan pameran yang
mencerminkan kualitas produk, dan sebagainya.
3. Media
Internal
Media internal atau dikenal dengan
istilah majalah Ing-griya, merupakan suatu terbitan yang ditujukan untuk publik
internal (karyawan dan keluarga karyawan), berisi tentang beberapa informasi
perusahaan, sifatnya top down maupun bottom up, tujuannya untuk menciptakan
kondisi yang well informed dan membina loyalitas antara karyawan dengan
perusahaan. Terbitan Ing-griya dapat juga sebagai media publikasi tersendiri
bagi perusahaan di kalangan eksternal publik.
4. Fotografi
Kekuatan gambar (foto) melebihi
kata-kata. Selalu member dampak otentik. Dalam humas sangat diperlukan sebagai
bahan publikasi, laporan, berita, iklan, maupun untuk kepentingan
arsip/dokumentasi. Foto yang digunakan untuk keperluan publikasi maupun yang
lain mestinya tidak boleh bertentangan dengan terjaganya image perusahaan.
5. Film
Film bagi humas merupakan media
komunikasi, instruksi, riset dan sebaginya. Tidak hanya film dokumenter, film
ceritapun merupakan media yang efektif. Dewasa ini melalui media televisi,
film-film profesi bermunculan dan membawa misi mengangkat citra profesi
tertentu. Tujuan film-film adalah membentuk image positif.
6. Pers
Termasuk dalam kelompok media massa
adalah radio, televisi, surat kabar, majalah, dan buku. Media massa
yangmempunyai sifat serempak, dapat menjangkau khalayak luas dan priodik menjadi
perhatian yang “agak berlebihan” bagi praktik humas. Banyak perusahaan yang
khusus membentuk bagian humas atau mengangkat petugas humas untuk keperluan
hubungan media massa ini. Beberapa kegiatan yang dilakukan huumas dalam
hubungan ini adalah jumpa pers, perss tour, press clipping. Humas juga dapat
memposisikan pers sebagai sumber informasi dan evaluasi.
