MATERI
KD 3.1
MEMAHAMI
ADMINISTRASI
A.
Tujuan Pembelajaran
1.
Menerangkan pengertian administrasi
2.
Merinci unsur-unsur administrasi
3.
Menjabarkan fungsi administrasi
4.
Menguraikan jenis-jenis administrasi
5.
Mengidentifikasi pengelompokan
jenis-jenis administrasi
6.
Melakukan pengelompokan jenis
administrasi
B.
Uraian Materi
1.
Pengertian Administrasi
Kata
administrasi berasal dari bahasa Latin, yaitu Ad dan Ministrare. Ad artinya
intensif dan Ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhi. Dalam bahasa
Inggris, administrasi disebut “administration” yang berarti tata usaha.
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), administrasi adalah
usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan caracara
penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan
penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan; kegiatan yang berkaitan dengan
penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha.
Dalam
arti sempit, administrasi adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan
informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak
yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara
keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata
usaha. Sedangkan dalam arti luas, administrasi adalah kegiatan kerja sama yang
dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah
ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada
untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Berdasarkan beberapa
pengertian administrasi di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi merupakan
segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha yang dilakukan oleh dua
orang atau lebih dalam kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Ciri-Ciri Administrasi
a. Ada
kelompok manusia yang terdiri dari 2 individu atau lebih
b. Ada
kerja sama
c. Ada
proses atau usaha
d. Mempunyai
tujuan
2.
Unsur-Unsur Administrasi
Menurut
The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, administrasi
merupakan suatu kebulatan proses penyelenggaraan yang mengandung delapan unsur
administrasi, yaitu pengorganisasian, manajemen, tata hubungan, kepegawaian,
keuangan, perbekalan, tata usaha, dan perwakilan. Kedelapan unsur tersebut
saling berkaitan dan membentuk satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam
menunjang seluruh proses kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk
mencapai suatu tujuan tertentu. Untuk lebih jelasnya simak uraian dari unsur
administrasi berikut:
 |
| Gambar 1. Unsur-Unsur Administrasi https://www.smkdamosdiary.com/2017/01/unsur-unsur-administrasi.html |
a.
Pengorganisasian
Pengorganisasian merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan.
b. Manajemen
Manajemen
merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawankaryawan dan mengerahkan
segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan
benar-benar tercapai.
c. Tata Hubungan
Tata
hubungan merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu
pihak kepada pihak lain dalam usaha kerja sama.
d.
Kepegawaian
Kepegawaian
merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang
diperlukan dalam usaha kerja sama.
e.
Keuangan
Keuangan
merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha
kerja sama.
f.
Perbekalan
Perbekalan
merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar,
memelihara sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak
diperlukan dalam usaha kerja sama.
g.
Tata Usaha
Tata
usaha merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim, dan menyimpan keteranganketerangan yang diperlukan dalam
usaha kerja sama.
h.
Perwakilan
Perwakilan
merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh
dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.
3. Fungsi Administrasi
Berikut
ini adalah beberapa fungsi administrasi dalam organisasi:
a.
Planning (Perencanaan)
Planning
adalah kegiatan perencana yang membutuhkan sebuah aktivitas administrasi, mulai
dari pengumpulan data, pengolahan data, hingga penyusunan perencanaan.
b.
Organizing (Penyusunan)
Organizing
adalah kegiatan menyusun dan membangun komunikasi kerja antara anggota-anggota
dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai
tujuan organisasi tersebut
c.
Coordinating (Kordinasi)
Coordinating
merupakan sebagian dari fungsi manajemen yang melakukan sejumlah aktivitas agar
berjalan baik dengan menjauhi terjadinya suatu kekacauan, bentrok, kekosongan
aktivitas yang dilaksanakan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan
suatu pekerjaan bawahan yang sehingga terdapat kerjasama yang terencana dalam
suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan organisasi.
d.
Reporting (Laporan)
Reporting
adalah aktivitas penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan
membuat dan memberikan laporan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih
tinggi baik lisan ataupun tulisan untuk mendapatkan gambaran tentang
pelakasanaan tugas para anggota organisasi.
e.
Budgeting (Penyusunan Anggaran)
Budgeting
adalah aktivitas perencanaan dan pengelolaan keuangan atau anggaran dalam
organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan.
f.
Staffing (Penempatan)
Staffing
adalah kegiatan yang berhubuungan dengan sumber daya manusia dan sumber daya
lainnya dalam sebuah organisasi; mulai dari perkrutan tenaga kerja,
pengembangan, perlengkapan di dalam organisasi tersebut.
g.
Directing (Pengarahan atau Bimbingan)
Directing
adalah aktivitas berinteraksi dengan anggota organisasi dalam bentuk memberi
bimbingan, saran, perintah-perintah, agar tugas dijalankan dengan baik guna
mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Berikut
ini adalah beberapa fungsi administrasi perkantoran:
Menurut
Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran,
yaitu fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal, dan
fungsi manajerial.
Untuk
lebih jelasnya simak uraian berikut.
a. Fungsi
Rutin
Fungsi
rutin, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup
pengarsipan dan penggandaan.
b.
Fungsi Teknis
Fungsi
teknis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan
keterampilan perkantoran yang memadai.
c.
Fungsi Analisis
Fungsi
analisis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan
kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan
pembelian barang.
d.
Fungsi Interpersonal
Fungsi
interpersonal, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan
analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan
dengan orang lain, seperti mengoordinasikan tim.
e.
Fungsi Manajerial
Fungsi
manajerial, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian,
pengukuran, dan pemotivasian.
3.
Jenis Administrasi
Dalam
perkembangannya, sistem administrasi ini terbagi menjadi beberapa bagian yang
disesuaikan dengan materi yang dijadikan pokok kajian.
Beberapa
jenis administrasi tersebut antara lain:
a.
Administrasi Publik
Dalam
administrasi publik pokok kajian yang dibahas adalah tiga elemen utama dalam
sebuah negara. Ketiga elemen tersebut yaitu lembaga legislatif, eksekutif serta
yudikatif. Dalam kajiannya, administrasi publik mengaitkan ketiga elemen utama
negara tersebut dengan beberapa peraturan dan kebijakan yang berhubungan dengan
publik, tujuan negara serta etika yang menjadi acuan penyelenggara negara.
Awal
mula kemunculan konsep administrasi publik ini adalah gagasan dari essai yang
dibuat oleh Woodrow Wilson yang judulnya Intoduction To Study Administration.
Dalam pelaksanaannya, administrasi publik ini akan selalu berhubungan dengan
birokrasi, temasuk pada peraturan dan pelaksana peraturan tersebut.
b. Administrasi
Pembangunan
Merupakan
sistem administrasi yang dibuat untuk melakukan pengendalian usaha oleh
pemerintah. Tujuannya adalah untuk meralisasikan pertumbuhan yang sudah
direncanakan pada suatu kondisi yang lebih baik serta maju pada beberapa aspek.
c.
Administrasi Lingkungan
Merupakan
sebuah rangkaian kegiatan yang dilaksanakan pemerintah dan masyarakat yang
tujuannya untuk mewujudkan wawasan lingkungan serta tanpa mengesampingkan
kualitas manusia dan lingkungan.
Pembagian
administrasi menurut Prof. Dr. Prajudi Atmosudirjo dalam Farida (2009) membagi
administrasi menjadi 4 golongan :
a. Administrasi
Negara
Yakni administrasi dari negara
sebagai organisasi yang mengejar tercapainya tujuan yang bersifat kenegaraan.
b. Administrasi
Niaga
Administrasi dari organisasi niaga
yang mengejar tercapainya tujuan yang bersifat niaga.
c. Administrasi
Internasional
Yakni administrasi dari organisasi
yang bersifat internasional, yang mengejar tercapainya tujuan yang bersifat
internasional.
d. Administrasi
Sosial
Yakni administrasi yang bersifat
badan usaha sosial, yang mengejar tercapainya tujuan yang bersifat sosial.
SOAL LATIHAN KD. 3.1
MEMAHAMI ADMINISTRASI
Pilihlah salah satu
jawaban yang paling tepat pada soal-soal dibawah ini!
1. Kegiatan administrasi adalah hal yang
wajib ada dalam sebuah kantor atau perusahaan. Secara etimologi kata
administrasi berasal dari bahasa Belanda yaitu administratie yang berarti ....
A. tujuan
B. melayani
C. mengabdi
D. kegiatan tata usaha
E. usaha kerja sama
2. Administrasi adalah kegiatan yang memiliki
banyak unsur. Unsur administrasi yang kegiatannya mengelola sumber dana dan
penggunaan dana adalah ....
A. organisasi
B. perbekalan
C. keuangan
D. komunikasi
E. hubungan masyarakat
3. Selain mengelola sumber dana dan
penggunaan dana, unsur administrasi yang berfungsi untuk menyampaikan berita
dari kedua belah pihak dengan menggunakan media disebut ....
A. organisasi
B. perbekalan
C. keuangan
D. komunikasi
E. hubungan masyarakat
4. Rangkaian kegiatan meliputi mengadakan,
mendaftar mengatur, memakai memelihara sampai menghapus seluruh perlengkapan
yang tidak dibutuhkan adalah termasuk unsur administrasi ….
A. organisasi
B. perbekalan
C. keuangan
D. komunikasi
E. hubungan masyarakat
5. Kegiatan administrasi adalah kegiatan yang
penting dalam perusahan dan kantor karena memiliki banyak fungsi. Fungsi
administrasi yang kegiatannya mengembangkan hubungan kerja dan pembagiannya
dalam satu organisasi disebut ....
A. perencanaan
B. pengorganisasian
C. penggerakan
D. pengawasan
E. pengkondisian
6. Administrasi memiliki beberapa fungsi
utama. Fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal dalam
kegiatannya disebut....
A. fungsi rutin
B. fungsi teknis
C. fungsi analisis
D. fungsi interpersonal
E. fungsi manajerial
7. Selain mengembangkan hubungan kerja,
fungsi administrasi adalah salah satu upaya pengendalian yang dilakukan secara
terus menerus untuk memastikan bahwa pelaksanaan sesuai dengan rencana. Fungsi
administrasi ini disebut ….
A. perencanaan
B. pengorganisasian
C. penggerakan
D. pengawasan
E. pengkondisian
8. Kegiatan administrasi dibagi menjadi
beberapa jenis. Jenis administrasi yang mempelajari tiga aspek yaitu
legislatif, yudikatif dan eksekutif adalah ....
A. administrasi negara
B. administrasi publik
C. administrasi internasional
D. administrasi lingkungan hidup
E. administrasi pembangunan
9. Proses pengendalian usaha (administrasi)
oleh negara/pemerintah untuk merealisasikan pertumbuhan yang direncanakan ke
arah suatu keadaan yang dianggap lebih baik dan kemajuan di dalam berbagai
aspek kehidupan bangsa disebut administrasi ….
A. administrasi negara
B. administrasi publik
C. administrasi internasional
D. administrasi lingkungan hidup
E. administrasi pembangunan
10. Sebuah rangkaian kegiatan yang dilaksanakan
pemerintah dan masyarakat yang tujuannya untuk mewujudkan wawasan lingkungan
serta tanpa mengesampingkan kualitas manusia termasuk jenis administrasi ….
A. administrasi negara
B. administrasi public
C. administrasi internasional
D. administrasi lingkungan hidup
E. administrasi pembangunan
